Bài giang EXel

Bài giảng Microsoft Excel
Phần II Excel
1 Khái quát về Excel
Là phần mềm công cụ trong bộ Microsoft office
Thích hợp với công tác kế toán, văn phòng
Tính tương thích cao, làm cơ sở trung gian cho nhiều cơ sở dữ liệu
Tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng biểu như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, dự toán.
Nhiều công cụ toán học mạnh xử lý bảng biểu thống kê, tính toán tài chính, giải các bài toán logic và tối ưu
Có nhiều công cụ mạnh như vẽ biểu đồ, hình minh họa
Có nhiều công cụ hỗ trợ tự động hóa nhiều quá trình
Có thể lập trình trong Excel
Khởi động Excel:
- Start  Programs  Microsoft office  Microsoft Excel
- Nháy vào biểu tượng Excel trong Microsoft office shortcut bar
2 Màn hình làm việc của Excel
2 Màn hình làm việc của Excel
Namebox
Formula
Title
Task Pane
Menu
column
Row
Forrmatting
Scroll bar
Border
Trang tính
Status bar
Drawing
Standard
Workbook: cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên mặc định là Book#. Phần mở rộng định sẵn là XLS.
Row border, Row column
Row: hàng, đánh số thứ tự. Max – 65536 dòng
Column: cột, đánh số A, B, ..,Z, AA, AB,.., IV. Max 256 cột. trị mặc định của cột: 9 ký tự.
Ô (Cell): giao của dòng và cột. địa chỉ của ô: vd C6. Độ cao (Height) mặc định:12.75 Pt.
Sheet: một trang tính. Workbook có mặc định 3 sheet, tối đa 255 Sheet. Điều chỉnh số Sheet trong Workbook bằng lệnh Tools/Options/General, chọn số lượng Sheet.
Có thể điều khiển kiểu, cỡ Font ngầm định
Scroll bar: thanh cuộn dọc và ngang
Status bar: tình trạng hiện hành của hệ thống.
2 Màn hình làm việc của Excel
3. Một số hàm toán học trong Excel
Excel có một số hàm mẫu dùng tiện lợi và đơn giản VD: = A3+A4+A5 thay bằng Sum(A3:A5)
Các hàm số học:
- ABS(N): cho giá trị tuyệt đối của biểu thức
- SQRT(N): căn bậc 2 của số N
- INT(N): cho phần nguyên của biểu thức
- PI(): cho giá trị của số Pi
- Các hàm: MODE, ROUND, AVERAGE, MAX, MIN, COUNTA(số ô chứa trị trong DS)…
3. Một số hàm toán học trong Excel
Các hàm ngày tháng:
DAY, MONTH, YEAR
Các hàm Logic:
IF (biểu thức Logic, biểu thức 1, biểu thức 2)
AND (ĐK1, ĐK2,…)
OR (ĐK1, ĐK2,…)
NOT (Điều kiện)


4. Định dạng dữ liệu
4.1 Thay đổi kích thước dòng và cột
Đặt chuột vào đường ngăn cột (hàng) và rê chuột
Đổi độ rộng nhiều cột (hàng): Lệnh Format/Column /Width hộp thoại Column xuất hiện. cho tham số cột (đối với hàng cũng tương tự)
Định dạng dữ liệu số
Định dạng dữ liệu số
Một số khi nhập vào ô được tự động canh lề phải
Hiển thị phụ thuộc: Lớp (Category) và dạng. Các lớp gồm: Number, date, Time, Percent,…Trong lớp lại có nhiều dạng như: M/D/YY, D-MMM-YY,…
Cách thực hiện định dạng: Lệnh Format  cell, chọn Number, chọn số chữ số sau dấu phảy, dấu ngăn cách 1000, kiểu biểu hiện số âm.
Có thể dùng các nút Currency Style, Percentage Style, Comma Style, Increase/Decrease Decimal trên thanh Formatting để định dạng lại dữ liệu số
4.4 Hiệu chỉnh vị trí của dữ liệu trong ô
4.4 Hiệu chỉnh vị trí của dữ liệu trong ô
Khung Horizontal: điều chỉnh dữ liệu theo chiều ngang: Center, Right, Fill (điền toàn bộ ô bởi ký tự có trong ô), Justify, Center Across Select.
Khung Vertical: Điều chỉnh dữ liệu theo chiều dọc: Top, Bottom, Center, Justify
Ô kiểm Wrap text: cố dịnh độ rộng cột, dàn dữ liệu ra nhiều dòng
Ô Shrink to fit: cố lèn dữ liệu vào ô
Merge Cells: hợp các ô thành 1 ô.
Orientation: quay dữ liệu
4.5 Định dạng Font
Font Type
Font Style
Font Size
Underline
Color
Ô Preview để xem qua hiển thị
4.6 Tạo các đường kẻ ô
các đường viền: None, Outline, Inside
Các kiểu nét vẽ
các nét Border
Màu đường kẻ
4.6 Tạo các đường kẻ ô
Chọn vùng ô, lệnh Format/cells/trong hộp thoại Format cells chọn Border
Nút outline: vẽ đường viền bao, Inside: vẽ các đường kẻ trong ô, none: hủy bỏ các đường kẻ
Tám nút trong khung Border kẻ các đường ngang dọc, chéo trong vùng ô, ở giữa các nút là mẫu tác dụng của các nút
Khung Style: chọn 1 trong 13 mẫu nét kẻ.
Bật tắt lưới ô của bảng tính: Tools/Options/View dùng dấu kiểm để bật tắt Gridline.
4.7. Định dạng nền dữ liệu
Có thể tô nền các ô theo mẫu tô và màu tô. Chọn vùng > Format/cells > chọn Patterns > xử lý hộp màu
4.8 Sắp xếp dữ liệu
Sắp xếp dữ liệu trong khối ô đã chọn
Thực hiện theo hàng ngang hoặc dọc
Sắp xếp tối đa theo 3 khóa
Data/Sort > chọn khóa thư nhất/kiểu khóa (tăng giảm) >chọn khóa thứ 2/kiểu khóa
Nếu chỉ sắp xếp theo hàng hay cột thì chỉ cần vào Dât/Sort/Options > chọn Sort Top to Bottom (cho hàng) hay Sort Left to right (cho cột)
5. Vẽ biểu đồ
Xét vd về thu nhập của 1 đơn vị NN
(đơn vị tính ngàn đồng)
5.1 Các bước tạo biểu đồ
Chọn vùng, VD chọn A1:B8
Nháy vào biểu tượng Wizard trên thanh công cụ
Nhận hộp thoại Chart Wizarrd – step 1 of 4 Chart Type
Thực hiện theo từng bước để chọn: kiểu biểu đồ, các nhãn tiêu đề, thuyết minh, trục X và trục Y, Legend, chọn các màu và hướng quay cho trục X, Y
Chọn nơi sẽ đặt biểu đồ và có thể di chuyển biểu đồ trong 1 Sheet.
Sau đây là minh họa thực hiện các bước.
5.1 Các bước tạo biểu đồ
Chọn vùng (A1:B8)
Nháy vào biểu tượng Wizard trên thanh công cụ
Xuất hiện trang Chart Wizard – Step 1 of 4 – chart Type
Next
Bước 1
Bước 2
Cho nguồn dữ liệu và cách sắp xếp
Bước 3
Tên biểu đồ
Tên trục x
Tên trục Y
Bước 4
Chọn nơi đặt biểu đồ: tại Sheet hiện hành hoặc Sheet mới. Sau có thể dùng Kéo-thả chuột để di chuyển đến nơi cần thiết và chỉnh sửa
6. In bảng tính ra giấy
Định dạng trang bằng lệnh File/ Page setup
- Mục Page để định chế độ in ngang hoặc dọc
- Mục Margine để định lề trang in
- Header/Footer: định tiêu đề đầu trang cuối tr.
- Mục Sheet: Lựa chọn in lưới (gridlines), vùng in (Print Area), Thứ tự trang in (Page Order) - không nên thay đổi
Trước khi in nên xem qua bằng Print Preview
Kính Chào Tạm Biệt