Bài giảng excel

Bài giảng Microsoft Excel

TIN HỌC ỨNG DỤNG
Giáo viên: Hoàng Anh Sơn
Khoa Công nghệ thông tin
Trường Trung học BCVT & CNTT II
Email: [email protected]
Điện thoại: 0914044643
Chương I: Tổng quan về
Microsoft Excel
MICROSOFT EXCEL 2003
I. Giới thiệu chung
- Excel là phần mềm bảng tính điện tử cao cấp của Microsoft, được sử dụng rất rộng rãi trong các nghiệp vụ quản lý và xử lý số liệu, nhất trong công tác kế toán, tài chính, thương mại và cả trong các hoạt động khoa học công nghệ.

- Excel cho phép tổ chức thông tin cần lưu trữ và xử lý dưới dạng bảng, tự động thực hiện tính toán theo biểu thức được xây dựng.

1. Khái niệm
2. Khởi động, thoát khỏi Excel
+ Start – Program – Microsoft Office – MS Excel
+ Nhấp đôi (double Click) vào biểu tượng shortcut Excel trên Desktop
+ Khởi động theo đường dẫn:
C:Program filesMicrosoft Officeoffice11Excel.exe
a. Khởi động Excel
b. Thoát khỏi Excel
+ File – Exit
+ Click vào biểu tượng Close
+ Dùng tổ hợp phím Alt + F4.
3. Màn hình Excel
Tên địa chỉ ô
(name box)
Thứ tự dòng(Row)
Tên cột (column)
Thanh công cụ (toolbox)
Con trỏ ô
Bảng tính hiện tại
Thẻ tên bảng tính(sheet)
Thanh công thức
(Formular bar)
Nút chọn bảng tính
+ Bảng tính (Book) của Microsoft Excel có tối đa 255 tờ bảng tính (SHEETS).

+ Mỗi Sheet gồm 256 cột (Colunms) và 65536 hàng (Rows), giao nhau giữa một hàng và một cột gọi là ô (Cell).
3. Màn hình Excel
+ Mỗi cell được đánh địa chỉ và được xác định bằng giao của cột và hàng được qui định như sau: địa chỉ của cột được đánh trước sau đó đến địa chỉ của hàng
Ví dụ: A12 là được xác định bằng giao của cột A và hàng 12 của bảng tính
+ Trong Cell chứa số liệu và Cell là đơn vị cơ sở để xử lý bảng tính, mỗi Cell có thể chứa được một chuỗi dài 255 ký tự.
3. Màn hình Excel
+ Các cột được đặt từ trái sang phải, bắt đầu là cột A tiếp theo là các cột B,C,…Z, sau cột Z là các cột AA,AB, …AZ, …. cho đến IV là cột thứ 256.
+ Các hàng được đánh số liên tục từ trên xuống dưới từ 1 đến 65536
+ Các bảng tính (SHEET) được đặt tên từ trên xuống dưới, bắt đầu là SHEET1 đến SHEET2, SHEET3,…vv. Người dùng có thể đặt lại tên cho các SHEET nếu muốn.

3. Màn hình Excel
+ , , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên
+ Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.
+ Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.
+ Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại
+ Ctrl +  tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.
+ Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.
+ Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.
+ Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.
+ Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1).
+ Ctrl +  +  tới ô phải trên cùng (ô IV1).
+ Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536).
+ Ctrl +  +  tới ô phải dưới cùng (ô IV65536)
II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
1. Di chuyển và chọn
Vùng được xác định bởi tọa độ vùng gồm địa chỉ của đầu vùng và địa chỉ của cuối vùng, có dạng <đầu>:< cuối >
Địa chỉ vùng: B2:G9
II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
1. Di chuyển và chọn
Con trỏ ô (Cell poiter) là hình chữ nhật trùm quanh đường viền ô.
Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home.
Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên.
Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau)
Kích chuột vào ô nào đó

II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
1. Di chuyển và chọn
Chọn miền (range):Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên phải của vùng (hoặc theo các chiều khác).
Chọn cả dòng/cột :Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột).
Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời nhau.
Chọn cả bảng tính: Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng

II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
1. Di chuyển và chọn
Cách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter.
Dữ liệu chữ nhập bình thường
Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân.
Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó.
Ví dụ: ’04.8766318
Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy.
VD: 11/25/1980
II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
1. Di chuyển và chọn
1. Nhập dữ liệu
- Khi nhập dữ liệu, dữ liệu cũng sẽ hiển thị trên thanh công thức (Formular bar)
- Nhấn Enter để kết thúc nhập, nhấn ESC để hủy việc nhập.
- Nhấn Alt + Enter: Để xuống dòng
2. Sửa dữ liệu
- Nhấp đôi chuột vào ô muốn sửa dữ liệu
- Chọn ô muốn sửa và nhấn F2
II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
3. Sao chép và di chuyển dữ liệu
Cách 1
B1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép.
B2: Đánh dấu sao chép bằng lệnh Copy
B3: Chọn vùng đích.
B4: Thực hiện dán bằng lệnh Paste
Cách 2: Trong trường hợp vùng nguồn và vùng
đích kề nhau ta có thể thực hiện bằng cách sau
B1: Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép.
B2: Đặt con trỏ chuột tại góc phải phía dưới của vùng được chọn, con trỏ chuột đổi dạng thành dấu
+ Rê chuột để sao chép.
II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
4. Địa chỉ
a. Địa chỉ tương đối (Relative Address ):
- Địa chỉ tương đối có dạng . Khi chép đến vùng đích, địa chỉ của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa : phương, chiều và khoảng cách
Ví dụ : Ta có dữ liệu như bảng sau :
Công thức tại ô C1 =A1*B1 thì kết quả tại C1 là 8
Khi sao chép công thức C1 xuống C2 thì tại C2 sẽ có công thức là = A2*B2 và cho ta kết quả 24.
II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
Địa chỉ tuyệt đối có dạng $$. khi sao chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn.
b. Địa chỉ tuyệt đối ( Absolute Address )
Ví dụ : ta có bảng lương như sau :
Công thức ô D3 =B3-C3+$D$1, kết quả 750000
Khi Copy đến D4 công thức D4 =B4-C4+$D$1
4. Địa chỉ
II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
VI. Các thao tác với tệp
1. Tạo mới tập tin excel

Tập tin Excel có phần mở rộng là Xls
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
C3: Vào menu File – New – Blank Workbook
2. Mở Tập tin đã tồn tại

C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File - Open…
VI. Các thao tác với tệp
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
C3: Vào menu File/Save.
Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
3. Lưu tập tin
VI. Các thao tác với tệp
Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
Vào menu File/Save As...
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút Save để ghi tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp

4. Các thao tác với bảng tính
- Chèn thêm sheet
- Xóa sheet đang chọn
- Đổi tên Sheet đang chọn
- Di chuyển vị trí Sheet
- Chọn tất cả các Sheet
- Đổi màu của Tab Sheet

VI. Các thao tác với tệp