Bai giang excel

Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
1
Khởi động Excel
C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Destop).
C2:Menu Start/Programs/Microsoft Excel
C3:MenuStart/Run/Browse/æ(C)/Program File/MS Office/Office 11/ MS Excel.
C4:Mycomputer/æ(C)/ProgramFile/
MS Office/Office 11/ MS Excel.
Bài 1
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
2
1.Cửa sổ làm việc của Excel
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
3
2.Tạo một File mới (New)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
C3: Vào menu File/New…/Workbook
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
4
3.Mở một File đã ghi trên ổ đĩa (Open)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File/Open…

1. Chọn nơi chứa tệp
2. Chọn tệp cần mở
3. Bấm nút Open để mở tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
5
4.Ghi File vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
C3: Vào menu File/Save.
Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
6
5.Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
Vào menu File/Save As...
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút Save để ghi tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp

Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
7
6.Thoát khỏi Excel (Exit)
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Microsoft Excel
C3: Vào menu File/Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
8
1.Địa chỉ ô
Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng.
Địa chỉ ô bao gồm:
Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng. Ví dụ: A15, C43.
Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó. Ví dụ: $A3, B$4, $C$5.
Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không.
Bài 2: Địa chỉ ô và miền
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
9
2.Địa chỉ miền
Miền là một nhóm ô liền kề nhau.
Địa chỉ miền được khai báo theo cách:
Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải
Ví dụ: A3:A6 B2:D5
$C$5:$D$8
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
10
3.Các phím dịch chuyển con trỏ ô:
+ , , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên
+ Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.
+ Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.
+ Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại
+ Ctrl +  tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.
+ Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.
+ Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.
+ Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.
+ Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1).
+ Ctrl +  +  tới ô phải trên cùng (ô IV1).
+ Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536).
+ Ctrl +  +  tới ô phải dưới cùng (ô IV65536).
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
11
4.Nhập dữ liệu vào ô
Cách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter.
Dữ liệu chữ nhập bình thường
Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân.
Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu nháy đơn ’ trước dữ liệu đó.
Ví dụ: ’04.8766318
Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy.
VD: 11/25/1980
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
12
5.Chọn miền, cột, hàng, bảng
Chọn để định dạng, để copy dữ liệu sang nơi khác
Chọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ và di tới ô thấp phải, nhả chuột.
Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng.
Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột.
Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột.
Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó.
Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
13
Bài 3: Công thức và hàm số
1.Công thức:
được nhập vào ô bất kỳ, bắt đầu bởi dấu bằng =
sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán.
Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)
Ví dụ: = B3*B4 + B5/5 + 10
= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4)
= SIN(A2)
Máy sẽ lấy dữ liệu trong địa chỉ ô (miền) để tính toán và hiển thị kết quả trong ô có công thức.
Dùng địa chỉ ô trong công thức để có thể copy công thức sang các ô lân cận.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
14
2.Hàm số
Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …
Hàm số được dùng trong công thức.
Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ”
Các hàm số có thể lồng nhau. VD: =IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”))
Có thể nhập hàm số bằng cách ấn nút Paste Function fx trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn ở từng bước.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
15
3.Một số hàm số quan trọng
AND (đối 1, đối 2,…, đối n): phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng.
Các đối số là các hằng, biểu thức logic.
VD: = AND (B3>=23,B3<25)


OR (đối 1, đối 2, …, đối n): phép HOẶC, là hàm logic, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai.
VD: = OR (D3>=25,D3<23)
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
16
Một số hàm số quan trọng (2)
SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng của các đối số
Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.

AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị TBC của các đối số

Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
17
Một số hàm số quan trọng (3)
MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn nhất.




MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ nhất.

Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
18
Một số hàm số quan trọng (4)
IF (bt logic, trị đúng, trị sai):
Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True
Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False
VD: =IF(A3>=5, “Đỗ”, “Trượt”)
- Hàm IF có thể viết lồng nhau.
VD: = IF(C6<=300, 1, IF(C6>400,3,2))
- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:
nếu [dữ liệu trong ô C6]  300
nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6]  400
nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
19
Một số hàm số quan trọng (4)
IF (bt logic, trị đúng, trị sai):
Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True
Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False
VD: =IF(A3>=5, “Đỗ”, “Trượt”)
- Hàm IF có thể viết lồng nhau.
VD: = IF(C6<=300, 1, IF(C6>400,3,2))
- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:
nếu [dữ liệu trong ô C6]  300
nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6]  400
nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
20
Một số hàm số quan trọng (5)
SUMIF (miền_đ/k, “đ/k”, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện
Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28)
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
21
Một số hàm số quan trọng (6)
VLOOKUP (g/t_tra_cứu, bảng_tra_cứu, stt_cột_lấy_dữ_liệu, [True/False]): tra cứu g/t ở đối số thứ nhất với các g/t trong cột đầu tiên của bảng ở đối số thứ 2 và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng tra cứu nằm trên cột ở đối số 3.
VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True)
- Nếu g/t tra cứu nhỏ hơn g/t nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng thì trả về lỗi #N/A.
- Nếu đối số thứ 4 là True (hoặc 1, đây cũng là g/t mặc định):
+ Các g/t trong cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp tăng dần.
+ Nếu g/t tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì hàm sẽ tra cứu g/t trong bảng  g/t tra cứu.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
22
Ví dụ hàm VLOOKUP
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
23
Một số hàm số quan trọng (7)
HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP
Hàm xếp thứ hạng:
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)
- đối số 1: là giá trị cần xếp thứ (VD: điểm 1 HS)
- đối số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm)
- đối số 3: = 0 thì g/t nhỏ nhất xếp cuối cùng (VD khi xếp thứ hạng các HS trong lớp theo điểm)
= 1 thì g/t nhỏ nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ hạng cho các VĐV đua xe theo thời gian)
VD: =RANK(A3,$A$3:$A$10,1)
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
24
Ví dụ hàm RANK
Khi thứ thự xếp bằng 1
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)
Khi thứ thự xếp bằng 0
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
25
Một số hàm số quan trọng (8)
COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong các đối số.
Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
26
Một số hàm số quan trọng (9)
COUNTIF(miền_đếm, “điều_kiện”): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện.
Ví dụ 1
Ví dụ 2
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
27
Một số hàm số quan trọng (10)
LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi.
VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)
cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”
RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi.
VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)
cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”
MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi.
VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2)
cho kết quả là chuỗi “Hà”
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
28
Một số hàm số quan trọng (11)
NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.
TODAY(): Cho ngày hiện tại.
DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.
VD: =DAY(“11/25/80”)
cho kết quả là 25
MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.
VD: =MONTH(“11/25/80”)
cho kết quả là 11
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
29
Một số hàm số quan trọng (12)
YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.
VD: =YEAR(“11/25/80”)
cho kết quả là 1980
Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh:
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
30
Bài 4:Các thao tác soạn thảo trong Excel
1. Các Thao Tác:
a, Sao chép (Copy-Paste, Paste Special…):
Chọn miền
Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)
Dịch tới ô trái trên của miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
Nếu sao chép công thức sang các ô lân cận:
Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột (Drag & Drop). Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
31
Các thao tác soạn thảo (2)
b,Dịch chuyển (Move-Paste):
Chọn miền
Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)
Dịch tới ô trái trên của miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
C2: di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình mũi tên, Drag rời dữ liệu tới vị trí mới, thay thế dữ liệu cũ. Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thì giữ phím Shift trong khi Drag.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
32
Các thao tác soạn thảo (3)
c, Sửa:
Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường.
d, Xoá: Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete.
e,Undo và Redo:
Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót.
Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
33
2.Một số thao tác hữu dụng
a, Thêm/xoá hàng, cột, bảng tính:
Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: menu Insert/Rows
Thêm một cột vào bên trái cột hiện tại: menu Insert/Columns
Thêm một bảng tính (sheet): menu Insert/Worksheet
Xoá hàng hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Row
Xoá cột hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Column
Xoá bảng tính: menu Edit/Delete Sheet
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
34
Một số thao tác hữu dụng (2)
b,Các thao thác giúp nhập dữ liệu:
Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4
VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4.
Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00
chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút Currency Style $ trên thanh định dạng.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
35
Một số thao tác hữu dụng (3)
Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm…:
Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứng
Bôi đen 2 ô vừa nhập
Thực hiện Drag như khi sao chép công thức
c, Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
36
3.Định dạng
a, Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính:
C1: Di chuột vào mép tên hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột.
C2: Di chuột vào mép tên hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít.
Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào menu Format/Row/Height… và Format/Column/Width…
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
37
Định dạng (2)
b,Định dạng ô (Menu Format/Cells…)
- Chọn miền, vào menu Formar/Cells…
+ Tab Number: định cách hiển thị số
+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu
+ Tab Font: định font chữ
+ Tab Border: định đường kẻ viền các ô
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
38
Kiểu hiển thị số
Khung xem trước
Số chữ số thập phân
Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn
Cách hiển thị số âm
Chú giải
4.Menu Format/Cells… Tab Number
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
39
Căn dữ liệu chiều ngang ô
Xuống dòng vừa độ rộng ô
Định hướng văn bản
Thu nhỏ chữ vừa kích thước ô
Nhập các ô liền kề thành 1 ô
5.Menu Format/Cells… Tab Alignment
Căn dữ liệu chiều dọc ô
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
40
Chọn phông chữ
Chọn kích thước chữ
Chọn màu chữ
Gạch chân chữ
Xem trước
6.Menu Format/Cells… Tab Font
Chọn kiểu chữ
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
41
Không kẻ khung
Màu đường kẻ
Khung bao ngoài
7.Menu Format/Cells… Tab Border
Chọn kiểu đường kẻ
Khung bên trong
Chọn từng đường kẻ khung
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
42
8.Định dạng trang in: File/Page Setup…
a,Tab Page:
Trang dọc
Trang xoay ngang
Kích thước trang: chọn A4
Xem trước khi in
Chọn để in
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
43
Định dạng trang in (2)
b,Tab Margins:
Chọn kích thước các lề trang in
Căn giữa trang nội dung cần in
+ theo chiều ngang
+ theo chiều dọc
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
44
9.In ấn (Ctrl+P, File/Print)
Để tránh bản in không đẹp, không chính xác, nên xem kỹ trước khi in bằng cách bấm nút Preview
Chọn máy in
Chọn số bản cần in
Chọn thông số máy in
In tất cả
In từ trang #1 đến trang #2
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
45
Bài 5:Cơ sở dữ liệu (CSDL)
1) Khái niệm
CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record).
Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.
Bản ghi là một hàng dữ liệu.
Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
46
2) Sắp xếp - Menu Data/Sort
Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột, trừ cột STT (nếu có) để tránh mất chính xác dữ liệu.
DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.
Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng g/t ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3.
Cách làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/Sort…
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
47
Chọn khoá thứ nhất
[Chọn khoá thứ hai]
[Chọn khoá thứ ba]
Sắp xếp tăng dần
Sắp xếp giảm dần
Dòng đầu là tên trường (ko sắp xếp)
Ko có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu)
Xếp từ trên xuống dưới
Xếp từ trái sang phải
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
48
3) Tìm kiếm (Lọc dữ liệu)
Menu Data/Filter
Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định.
Có thể lọc theo 2 cách:
AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc
Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều kiện lọc.
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
49
a) Lọc dữ liệu dùng AutoFilter
Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường
Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách
Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:
All: để hiện lại mọi bản ghi
Top 10…: các giá trị lớn nhất (hoặc nhỏ nhất)
Custom…: tự định điều kiện lọc
Các giá trị của cột
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
50
Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)
Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
51
b) Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
B1: Định miền điều kiện:
Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.
Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR.
VD với miền CSDL như trên:
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
52
Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 =400
Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 >150
Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 150Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 >150 hoặc trong tháng 2 200
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
53
Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp)
B2: Thực hiện lọc
Vào menu Data/Filter/Advanced Filter…
Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu
Hiện KQ lọc ra nơi khác
Chọn miền CSDL
Chọn miền điều kiện
Chọn miền hiện KQ
Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
54
Bài 6: ĐỒ THỊ
Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie.
Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart…  Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:
Định kiểu đồ thị
Định dữ liệu
Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải …
Chọn nơi hiện đồ thị
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
55
Bước 1: Định kiểu đồ thị
Chọn kiểu đồ thị có sẵn:
+ Column: cột dọc
+ Line: đường so sánh
+ Pie: bánh tròn
+ XY: đường tương quan
Chọn một dạng của kiểu đã chọn
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
56
Bước 2: Định dữ liệu
Miền DL vẽ đồ thị
Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột
Tiêu đề hàng hiện tại đây
Tiêu đề cột làm chú giải
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
57
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles
Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục
Nhập tiêu đề đồ thị
Nhập tiêu đề trục X
Nhập tiêu đề trục Y
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
58
Bước 4: Các lựa chọn - Tab Legend
Chú giải
Hiện/ẩn chú giải
Vị trí đặt chú giải
Chú giải
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
59
Bước 5: Các lựa chọn - Tab Data Labels
Nhãn dữ liệu
Không hiện
Hiện nhãn và phần trăm
Nhãn dữ liệu
Hiện g/t
Hiện phần trăm
Hiện nhãn
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
60
Bước 6: Định nơi đặt đồ thị
Đồ thị hiện trên 1 sheet mới
Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
61
Khi đồ thị đã được tạo, có thể:
Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop.
Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột.
Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, …) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options… Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên.
Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,…) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format …
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
62
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi tỷ lệ trên trục
Giá trị nhỏ nhất
Giá trị lớn nhất
Khoảng cách các điểm chia
Nguyễn Đức Hà - THCS Trung Hưng
Bài giảng MS Excel
63
Chú ý: Với đồ thị dạng XY
Phải sắp xếp cột (hàng) đầu tiên tăng dần.
Khi chọn dữ liệu vẽ đồ thị: chỉ chọn số liệu, không chọn dữ liệu làm nhãn và chú giải.
Đồ thị dạng XY là một đường tương quan giữa 2 đại lượng, nếu nhiều hơn 1 đường là sai.
Đồ thị dạng XY không có chú giải, nếu khi vẽ xong mà có thì cần xoá đi. Tuy nhiên vẫn cần có đầy đủ nhãn trên các trục.