Bai giang Excel

Bài 6: Bảng tính excel(tiếp)
5-6: Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

I/ Cơ sở dữ liệu (Database)
Cơ sở dữ liệu (danh sách) là tập hợp các mẫu tin được tổ chức các cột và các dòng, mỗi cột được gọi là 1 trường, mỗi dòng được gọi là 1 bản ghi. Trên cơ sở dữ liệu dạng bảng của Excel ta có thể trích lọc, sắp xếp, xoá ..
Vd: Bảng kết quả học tập của học sinh

1. Khái niệm:
Bài 6: Bảng tính excel(tiếp)
5-6: Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

I/ Cơ sở dữ liệu (Database)
Cơ sở dữ liệu(danh sách) là tập hợp các mẫu tin được tổ chức các cột và các dòng, mỗi dòng được gọi là 1 bản ghi. Trên cơ sở dữ liệu dạng bảng của Excel ta có thể trích lọc, sắp xếp, xoá ..

1. Khái niệm:
Vd: Mức tiêu thụ điện
Trường (field): là cột trong cơ sở dữ liệu để tổ chức những thông tin theo 1 kiểu nhất định ở các cột riêng biệt, dòng trên cùng của cột bắt buộc phải là tên trường.

Chú ý; Nên tránh trường hợp gồm cả số và ký tự trong 1 trường
a. Thiết lập cơ sở dữ liệu
VD: Ta có trường họ tên ; trường điểm
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính (tiếp)

- Sắp xếp dữ liệu là một trong những công việc phổ biến nhất khi làm việc với CSDL. Việc sắp xếp dữ liệu phải xác định được điều kiện sắp xếp căn cứ theo từng dòng hoặc cột, tăng dần hay giảm dần.

Bản ghi (Record): Là các dòng trong CSDL, tập hợp của những vùng tin có liên quan với nhau được ghi trên cùng 1 dòng.
VD:
2. Sắp xếp dữ liệu
+ Trong quá trình sắp xếp nếu có dữ liệu trùng nhau thì Excel
mới tính đến điều kiện tiếp theo.
Có 2 cách sắp xếp:
* Sắp xếp theo vùng đơn
* Sắp xếp theo nhiều vùng

Cơ sở dữ liệu trên bảng tính (tiếp)
Sắp xếp theo 1 vùng đơn gồm các bước
b1: Chọn 1 ô bất kỳ trong vùng CSDL
b2: Từ thực đơn Data/ Sort xuất hiện hộp thoại
b3: Chọn trường Khu vực muốn sắp xếp từ hộp Sort by
b4: Dùng lựa chọn Ascending (tăng dần) hoặc Descending(giảm dần)
b5: Tuỳ vùng My list has để sắp xếp cả tiêu đề hay không( chọn Header row sắp xếp cả tiêu đề, No Hearder row không sắp xếp tiêu đề)
b6: Chọn OK để thực hiện. Chọn Cancel không thực hiện
VD: Mức tiêu thụ điện:
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính (tiếp)
b1: Chọn 1 ô bất kỳ trong vùng CSDL
b2: Nháy vào thực đơn Data/ Sort xuất hiện hộp thoại Sort
b3: Chọn trường Khu vực
từ hộp Sort by
b4: Nháy chuột chọn Ascending (tăng dần)
b5: Vùng My list has chọn Hearder row sắp xếp cả tiêu đề b6: Chọn OK để thực hiện.
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính (tiếp)
Vd: Mức tiêu thụ điện
Sắp xếp trường Khu vực tăng dần
Dữ liệu được sắp xếp :
Dữ liệu ban đầu
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính (tiếp)
b. Sắp xếp nhiều vùng
Từ VD mức tiêu thụ điện ta sắp xếp
trường Khu vực sau đó đến trường
Km tiêu thụ tăng dần
b1: Nháy chuột vào ô bất kỳ
trong vùng CSDL
b2: Thực đơn Data/ Sort
xuất hiện hộp thoại Sort
B3: Nháy chuột vào
hộp Sort by chọn trường Khu vực
Trong hộp Then by chọn trường Km tiêu thụ và lựa chọn tăng dần.Trong hộp My list has tuỳ chọn
B4: Chọn OK để sắp xếp
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính (tiếp)
Cơ sở dữ liệu đã sắp xếp

3. Lọc (trích lọc) cơ sở dữ liệu (filter)
Dùng để lựa chọn ra một số mẫu tin trong vùng cơ sở dữ liệu thoả mãn điều kiện yêu cầu nào đó .
Lọc cơ sở dữ liệu trải qua 3 bước.
B1: Xác định vùng cơ sở dữ liệu cần lọc (gồm cả tiêu đề)
B2: Xác định điều kiện lọc
B3: Xác định vị trí xuất dữ liệu đã lọc (theo điều kiện bước 2)
Có 2 phương thức trích lọc
+ Auto filters: Dùng cho việc lọc đơn giản
+ Advanced filter : Dùng cho lọc phức tạp.

Cơ sở dữ liệu trên bảng tính (tiếp)
Auto filters: Lọc dữ liệu
b1: Chọn 1 ô bất kỳ trong vùng cơ sở dữ liệu
b2: Từ thực đơn Data/Autofilter xuất hiện các nút trải xuống được đặt trên đầu các trường
b3: Nháy chuột vào nút trải xuống để áp dụng lọc vào các trường
b4: Chọn OK để thực hiện lệnh

Cơ sở dữ liệu trên bảng tính (tiếp)
VD: Cho bảng dữ liệu cần lọc những
học sinh nữ có điểm TB từ 6.0 trở lên
B1: Chọn 1 ô bất kỳ
trong bảng CSDL
B2: Nháy chọn
Data/filter/ Autofilter
xuất hiện các nút trải xuống
của vùng CSDL
B3: Nháy chuột vào nút trải xuống của trường giới tính chọn Giới tính Nữ .
-Sau đó nháy chuột vào nút trải xuống của trường ĐTB chọn Custom xuất hiện hội thoại Custom /Autofilter
Trong hộp Show rows where có các hộp nhỏ chứa các dấu hiệu để so sánh như >,<, =,?,?..
B4: Chọn OK để thực hiện
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính (tiếp)
Chú ý: Muốn huỷ bỏ thao tác lọc tự động Data filter/Autofilter
Bài tập Excel:
Bài số 1: Tạo 1 danh sách có 15 học sinh gồm có các trường (như bảng dưới) và điền đầy đủ thông tin vào các trường.
Ví dụ:
a. Sắp xếp trường họ và tên theo vần từ A->Z.
b. Lọc ra các học sinh có hạnh kiểm khá và điểm TBM từ 7.0 trở lên.
GV Gợi ý: - Sử dụng trường sắp xếp (Sort) và rút trích (Filter)
Yêu cầu: - Học sinh thực thực hiện làm bài tập trên máy