Bai giang Excel

Monday, December 14, 2009
1
Giáo trình
Microsoft EXCEL 2003
Biên soạn: Phạm Bá Cường
Email: [email protected]
Phone: 0903.112.754
Monday, December 14, 2009
2
Giới thiệu về Ms Excel 2003
Ms Excel là một trong 4 phần mềm của bộ Ms Office 2003: Word, PowerPoint, Excel và Access
Là phần mềm chuyên dùng xử lý dữ liệu trên bảng tính: bảng lương, dự toán . . .
Monday, December 14, 2009
3
Cách khởi động
Tại màn hình Destop:
-Click trái chuột vào nút lệnh Start
-Chọn Programs
-Chọn Microsoft Office
-Chọn Microsoft Excel 2003
Monday, December 14, 2009
4
Cửa sổ làm việc của Excel
Thanh tiêu đề
Thanh tiêu công cụ
Vị trí hàng
Vị trí cột
Ô dữ liệu
Tên Sheet
Thanh drawing
Vị trí cột
Thanh cuộn ngang - dọc
Monday, December 14, 2009
5
Giới thiệu cửa sổ làm việc
Thanh Menu: Chứa các lệnh liệt kê theo từng nhóm
Thanh Toolbar: Là các lệnh được thể hiện ở dạng biểu tượng
Các thanh công cụ thường dùng là Standard và Formatting
Monday, December 14, 2009
6
Các khái niệm cơn bản
Workbook: Là một File của Excel, khi lưu vào đĩa sẽ có dạng .XLS (BANG LUONG.XLS)
Sheet: Mỗi Workbook cho phép tạo ra tối đa là 255 Sheet. Tuy nhiên mặc định của Wordbook khi tạo mới là 3 Sheet
Monday, December 14, 2009
7
Thao tác với Workbook
Tạo mới Workbook: Click chuột tại biểu tượng trên thanh công cụ
Lưu Workbook:
Nếu là lưu với tên mới: File - Save as - Chọn nơi lưu - Gõ tên mới - Save
Nếu lưu với tên cũ: File - Save
Monday, December 14, 2009
8
Thao tác với Sheet
Sheet được tạo nên từ các hàng và các cột. Các hàng được ký hiệu là: 1,2,3,. Các cột được ký hiệu là: A,B,C,. Giao của các hàng và cột gọi là ô. Mỗi ô chứa một dữ liệu khác nhau và có một địa chỉ nhất định
Đổi tên Sheet: Click phải chuột tại tên Sheet - Chọn Rename - Gõ tên mới - Enter
Monday, December 14, 2009
9
Thao tác với Sheet
Thêm Sheet mới: Click phải chuột tại tên Sheet - Chọn Insert
Xóa Sheet: Click phải chuột tại tên Sheet - Chọn Delete
Di chuyển Sheet: Click trái chuột tại tên Sheet - Di chuyển đến nơi đã định
Khái niệm vùng: Vùng là tập hợp của nhiều ô liên tiếp nhau (A1:D15)
Monday, December 14, 2009
10
Cách chọn 1 ô hay nhiều ô
Chọn 1 ô: Click chuột hay di chuyển phím mũi tên đến ô cần chọn
Chọn khối ô: Kéo chuột từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng của vùng cần chọn
Chọn ô không kề nhau: Vừa click chuột chọn ô vừa ấn giữa phím Ctrl
Chọn cả hàng hay cột: Click chuột tại tiêu đề đầu của hàng hay cột (A hay 1)
Monday, December 14, 2009
11
Nhập dữ liệu
Chọn ô cần nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu
Kết thúc nhập bằng phím Enter hoặc phím Tab
Hiệu chỉnh dữ liệu bằng cách click chuột hay di chuyển vào ô dữ liệu đó - A�n phím F2 - Hiệu chỉnh - Kết thúc hiệu chỉnh
Monday, December 14, 2009
12
Các kiểu dữ liệu trong Excel
Nhãn: Là 1 hay nhiều ký tự chữ hoặc số. Ví dụ: Họ & tên, Hệ số, USA12, 6%, .
Số: Là các ký tự số: 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 nếu số nhập vào quá lớn thì Excel sẽ biểu diễn ở dạng số mũ
Ngày, tháng, năm: 12/12/1978
Phép tính: +, -, *, /, %
Monday, December 14, 2009
13
Phép tính trong Excel
Cộng: +
Trừ: -
Nhân: *
Chia: /
Phần trăm: %
Lớn hơn: >
Bé hơn: <
Bằng: =
Lớn hơn hoặc bằng: >=
Bé hơn hoặc bằng: <=
Monday, December 14, 2009
14
Địa chỉ tương đối và tuyệt đối
Địa chỉ tương đối là những ô hay vùng nào đó sẽ thay đổi trong quá trình tính toán, xử lý. Còn địa chỉ tuyệt đối là những ô hay vùng nào đó sẽ không thay đổi trong quá trình tính toán hay xử lý
Cách cố định ô hay vùng: Chọn ô hay vùng - Rồi ấn phím F4
Monday, December 14, 2009
15
Xử lý dữ liệu
Xóa dữ liệu: Chọn ô/vùng cần xóa - A�n phím Delete
Sao chép dữ liệu: Chọn ô/vùng cần sao chép - Copy - Chọn nơi chép đến - Paste
Di chuyển dữ liệu: Chọn ô/vùng cần di chuyển - Cut - Chọn nơi đến - Paste
Monday, December 14, 2009
16
Định dạng bảng tính
Thay đổi độ rộng cột: Trỏ chuột đến đường biên phải của cột khi trỏ chuột xuất hiện hình mũi tên 2 đầu thì click chuột và thực hiện thay đổi
Thay đổi độ rộng dòng: Trỏ chuột đến đường biên dưới của dòng khi trỏ chuột xuất hiện hình mũi tên 2 đầu thì click chuột và thực hiện thay đổi
Monday, December 14, 2009
17
Định dạng bảng tính
Định dạng số: Sữ dụng các biểu tượng trên thanh công cụ:
Biểu tượng là định dạng tiền tệ
Biểu tượng là định dạng phần trăm
Biểu tượng là định dạng tài chính
Biểu tượng là định dạng tăng số lẻ
Biểu tượng là định dạng giảm số lẻ
Monday, December 14, 2009
18
Định dạng bảng tính
Trộn ô hay vùng: Chọn ô/vùng rồi Click vào biểu tượng
Bỏ chọn trộn ô hay vùng: Chọn ô đã trộn rồi Click vào biểu tượng
Xuống hàng trong ô: A�n giữ phím Alt rồi gõ phím Enter
Quay chữ trong ô: Chọn ô - Format - Cells - Chọn lớp Alignment - Hiệu chỉnh trong khung Orlentation - Xong thì Click OK
Monday, December 14, 2009
19
Định dạng bảng tính
Kẻ đường viền cho bảng tính: Chọn bảng tính - Format - Cells - Chọn lớp Border - Chọn định dạng đường viền và kẻ - Xong thì Click OK.
Tô màu nền: Chọn ô/vùng - Format - Cells - Chọn lớp Patterns - Chọn màu và tô - Xong thi Click OK
Monday, December 14, 2009
20
Một số hàm Excel cơ bản
Một số lưu ý:
Hàm Excel được bắt đầu bằng dấu "=" trước tên hàm
Các đối số trong hàm được bắt đầu bằng dấu "(" và kết thúc bằng dấu ")"
Giữa các đối số được ngăn cách nhau bởi dấu "," hay dấu ";" tuỳ theo định dạng của hệ thống máy tính
Các đối số có thể là ký tự, biểu thức, hàm,.
Monday, December 14, 2009
21
Hàm về thơi gian
Tên hàm: DATE
Cú pháp: DATE(Year,Month,Day)
Trong đó:
Year: năm; Month: tháng; Day: ngày
Công dụng: Trả về số thứ tự của ngày theo năm, tháng, ngày quy định tính từ ngày 01.01.1900
Ví dụ: DATE(1978,12,12) = 28836
Monday, December 14, 2009
22
Hàm về thơi gian
Tên hàm: TODAY
Cú pháp: TODAY()
Công dụng: Trả về ngày hiện tại
Ví dụ:Nếu hôm nay ngày máy tính hiểu là ngày 12.12.1978 thì:
TODAY() = 12.12.1978
Monday, December 14, 2009
23
Hàm về thơi gian
Tên hàm: DAY
Cú pháp: DAY(N)
Trong đó: N là số thứ tự của ngày
Công dụng: Trả về ngày tương ứng
Ví dụ: DAY(28836) = 12
Monday, December 14, 2009
24
Hàm về thơi gian
Tên hàm: MONTH
Cú pháp: MONTH(N)
Trong đó: N là số thứ tự của tháng
Công dụng: Trả về tháng tương ứng
Ví dụ: MONTH(28836) = 12
Monday, December 14, 2009
25
Hàm về thơi gian
Tên hàm: YEAR
Cú pháp: YEAR(N)
Trong đó: N là số thứ tự của năm
Công dụng: Trả về năm tương ứng
Ví dụ: YEAR(28836) = 1978
Monday, December 14, 2009
26
Hàm về thơi gian
Tên hàm: NOW
Cú pháp: NOW()
Công dụng: Trả về ngày tháng năm và giờ hiện tại của máy tính
Ví dụ: Bây giờ là 7h37` ngày 12.12.1978 thì: NOW() = 12.12.1978 7:37
Monday, December 14, 2009
27
Hàm về thơi gian
Tên hàm: HOUR
Cú pháp: HOUR(N)
Trong đó: N là số thứ tự của giờ
Công dụng: Trả về giờ
Ví dụ: HOUR(NOW()) = 7
Monday, December 14, 2009
28
Hàm về thơi gian
Tên hàm: MINUTE
Cú pháp: MINUTE(N)
Trong đó: N là số thứ tự
Công dụng: Trả về số phút
Ví dụ: MINUTE(NOW()) = 37
Monday, December 14, 2009
29
Hàm về thơi gian
Tên hàm: SECOND
Cú pháp: SECOND(N)
Trong đó: N là số thứ tự
Công dụng: Trả về số giây
Ví dụ: SECOND(NOW()) = 47
Monday, December 14, 2009
30
Hàm về chuỗi
Tên hàm: LEFT
Cú pháp: LEFT(T,N)
Trong đó: T: Chuỗi, N là số ký tự sẽ lấy
Công dụng: Trả về N ký tự của chuỗi T tính từ bên trái chuỗi
Ví dụ: LEFT("PHBACG",4) = "PHBA"
Monday, December 14, 2009
31
Hàm về chuỗi
Tên hàm: RIGHT
Cú pháp: RIGHT(T,N)
Trong đó: T: Chuỗi, N là số ký tự sẽ lấy
Công dụng: Trả về N ký tự của chuỗi T tính từ bên phải chuỗi
Ví dụ: RIGHT("PHBACG",4) = "BACG"
Monday, December 14, 2009
32
Hàm về chuỗi
Tên hàm: MID
Cú pháp: MID(T,N,M)
Trong đó: T: Chuỗi, N: là vị trí lấy, M: là số ký tự sẽ lấy
Công dụng: Trả về M ký tự của chuỗi T từ vị trí N và lấy từ trái qua phải
Ví dụ: MID("PHBACG",4,2) = "AC"
Monday, December 14, 2009
33
Hàm về chuỗi
Tên hàm: LEN
Cú pháp: LEN(T)
Trong đó: T: Chuỗi
Công dụng: Trả về chiều dài của chuỗi
Ví dụ: LEN("PHBACG") = 6
Monday, December 14, 2009
34
Hàm về chuỗi
Tên hàm: VALUE
Cú pháp: VALUE(T)
Trong đó: T: Chuỗi
Công dụng: Đổi chuổi thành số
Ví dụ: VALUE("121278") = 121278
Monday, December 14, 2009
35
Hàm thống kê
Tên hàm: SUM
Cú pháp: SUM(N1,N2,.)
Trong đó: N1,N2: là các số cần tính tổng
Công dụng: Trả về tổng của các số N1,N2,.
Ví dụ: SUM(2,4,3,5,1) = 15
Monday, December 14, 2009
36
Hàm thống kê
Tên hàm: SUMIF
Cú pháp: SUMIF(Vùng,ĐK,Vùng tính tổng)
Công dụng: Tính tổng các ô trong vùng tính tổng đã thỏa điều kiện ĐK trong vùng
Ví dụ: Nếu trong vùng A1:A5 có 1 số 1 và giá trị cần tính tương ứng của số 1 đó ở trong vùng B1:B5 là 30 thì: SUMIF(A1:A5,1,B1:B5) = 30
Monday, December 14, 2009
37
Hàm thống kê
Tên hàm: MAX
Cú pháp: MAX(N1,N2,.)
Trong đó: N1,N2: là các số cần tính
Công dụng: Trả về giá trị lớn nhất trong các số N1,N2,.
Ví dụ: MAX(2,4,3,5,1) = 5
Monday, December 14, 2009
38
Hàm thống kê
Tên hàm: MIN
Cú pháp: MIN(N1,N2,.)
Trong đó: N1,N2: là các số cần tính
Công dụng: Trả về giá trị nhỏ nhất trong các số N1,N2,.
Ví dụ: MIN(2,4,3,5,1) = 1
Monday, December 14, 2009
39
Hàm thống kê
Tên hàm: AVERAGE
Cú pháp: AVERAGE(N1,N2,.)
Trong đó: N1,N2: là các số cần tính
Công dụng: Trả về giá trị trung bình của các số N1,N2,.
Ví dụ: AVERAGE(2,4,3,5,1) = 3
Monday, December 14, 2009
40
Hàm thống kê
Tên hàm: COUNT
Cú pháp: COUNT(Gt1,Gt2,.)
Trong đó: Gt1,Gt2: là các giá trị
Công dụng: Điếm coi có bao nhiêu số trong danh sách các đối số Gt1,Gt2,.
Ví dụ: COUNT(2,4,"A","B",3,5,1) = 5
Monday, December 14, 2009
41
Hàm thống kê
Tên hàm: COUNTA
Cú pháp: COUNTA(Gt1,Gt2,.)
Trong đó: Gt1,Gt2: là các giá trị
Công dụng: Điếm số lượng giá trị trong danh sách các đối số Gt1,Gt2,.
Ví dụ: COUNTA(2,4,"A","B",3,5,1) = 7
Monday, December 14, 2009
42
Hàm thống kê
Tên hàm: COUNTIF
Cú pháp: COUNTIF(Vùng,ĐK)
Công dụng: Điếm số ô trong Vùng đã thỏa điều kiện đã cho trong ĐK
Ví dụ: Nếu trong vùng A1:A5 có chứa 3 số 1 thì: COUNTIF(A1:A5,1) = 3
Monday, December 14, 2009
43
Hàm làm tròn số
Tên hàm: ROUND
Cú pháp: ROUND(N,M)
Trong đó: N là số cần làm tròn, M là số thập phân ở sau dấu phẩy thập phân
Công dụng: Làm tròn số N với M số thập phân
Ví dụ:
ROUND(2.25,0) = 2 - ROUND(2.25,1) = 2.3
ROUND(2.25,2) = 2.25 - ROUND(2.95,0) = 3
Monday, December 14, 2009
44
Hàm xếp hạng
Tên hàm: RANK
Cú pháp: RANK(N,Vùng tham chiếu,M)
Công dụng: Trả về hạng của số N so với Vùng tham chiếu. Nếu M = 0 thì số lớn sẽ xếp hạng trước, ngược lại M # 0 thì số nhỏ sẽ xếp hạng trước
Ví dụ: Trong vùng A1:A9 chứa các số từ 1-9. Vậy:
RANK(1,A1:A9,0) = 9 - RANK(1,A1:A9,1) = 1
Monday, December 14, 2009
45
Hàm logic
Tên hàm: AND
Cú pháp: AND(Biểu thức1,Biểu thức2,.)
Công dụng: Trả về giá trị ĐÚNG khi tất cả các Biểu thức trong danh sách các đối số ĐÚNG. Chỉ một Biều thức trong danh sách đối số SAI thì hàm sẽ cho giá trị SAI
Ví dụ:
AND(N=1,M=2) -> ĐÚNG khi thật sự N=1, M=2
-> SAI khi N#1,M=2 hay N=1,M#2
Monday, December 14, 2009
46
Hàm logic
Tên hàm: OR
Cú pháp: OR(Biểu thức1,Biểu thức2,.)
Công dụng: Trả về giá trị SAI khi tất cả các Biểu thức trong danh sách các đối số SAI. Chỉ một Biều thức trong danh sách đối số ĐÚNG thì hàm sẽ cho giá trị ĐÚNG
Ví dụ:
OR(N=1,M=2) -> SAI khi thật sự N#1, M#2
-> ĐÚNG khi N#1,M=2 hay N=1,M#2
Monday, December 14, 2009
47
Hàm điều kiện
Tên hàm: IF
Cú pháp: IF(Điều kiện, Lệnh1, Lệnh2)
Công dụng:
Nếu Điều kiện đúng thì Lệnh1 thực hiện
Nếu Điều kiện sai thì Lệnh2 thực hiện
Ví dụ:
IF(A=3,5+A,5-A). Nếu thật sự A=3 thì kết quả sẽ là 8, ngược lại A=1 thì kết quả sẽ là 4
Monday, December 14, 2009
48
Hàm dò tìm theo cột
Tên hàm: VLOOKUP
Cú pháp:
VLOOKUP(Gt dò tìm,Vùng DL,n,m)
Công dụng: Hàm sẽ tìm kiếm 1 giá trị của cột bên trái của Vùng DL và trả về giá trị trên cột n với mức độ dò tìm chính xác (m=0) hay tương đối (m#0). Nếu dò tìm không thấy thì hàm sẽ trả về giá trị #N/A
Monday, December 14, 2009
49
Hàm dò tìm theo hàng
Tên hàm: HLOOKUP
Cú pháp:
HLOOKUP(Gt dò tìm,Vùng DL,n,m)
Công dụng: Hàm sẽ tìm kiếm 1 giá trị của hàng đầu tiên của Vùng DL và trả về giá trị ở hàng n với mức độ dò tìm chính xác (m=0) hay tương đối (m#0). Nếu dò tìm không thấy thì hàm sẽ trả về giá trị #N/A
Monday, December 14, 2009
50
Tạo biểu đồ
Chọn phạm vi chứa dữ liệu cần vẽ
Vào Menu Insert - Chọn Chart
Chọn kiểu biễu đồ cần vẽ
Kiểm tra lại dữ liệu cần vẽ
Thay đổi và chọn một số thành phần của biểu đồ
Xác định vị trí của biểu đồ
Monday, December 14, 2009
51
Thao tác với cơ sở dữ liệu
Khái niệm CSDL: Là một tập hợp các mẫu tin CSDL được tổ chức theo cấu trúc dòng/cột để có thể sắp xếp, tìm kiếm nhanh chống các thông tin mà người dùng yêu cầu