BAI GIANG EXCEL 2003
Chia sẻ bởi Trịnh Văn Chung |
Ngày 24/10/2018 |
43
Chia sẻ tài liệu: BAI GIANG EXCEL 2003 thuộc Excel
Nội dung tài liệu:
BÀI GIẢNG
MICROSOFT EXCEL 2003
Biên soạn: Trịnh Văn Chung
CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 2003
GIỚI THIỆU
KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT EXCEL
GIỚI THIỆU CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA SỔ
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
ĐÓNG, MỞ, LƯU TRỮ BẢNG TÍNH
MỘT SỐ THAO TÁC TRONG EXCEL
CÁC KIỂU DỮ LIỆU
SAO CHÉP CÔNG THỨC
CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ
CÁC TOÁN TỬ
GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel 2003 là một chương trình ứng dụng thuộc bộ chương trình Microsoft Office
Nó là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp.
Excel được ứng dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng bằng các công thức tính toán đơn giản, không cần phải xây dựng các chương trình.
KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT EXCEL
1. Để khởi động MS Excel có hai cách đơn giản nhất là:
Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng MS Excel trên Desktop
Cách 2: Chọn Start/ Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Office Excel
KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT EXCEL
2. Để thoát khỏi MS Excel
Chọn menu File-> Chọn Exit
Nhắp chuột vào biểu tượng trên góc cao bên phải của cửa sổ làm việc
Nhắp chuột vào biểu tượng của Ms Excel trên góc cao bên trái để mở hộp điều khiển (Control Box), chọn menu Close.
Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA SỔ EXCEL
Thanh tiêu đề (Title Bar)
Thanh menu (Menu Bar)
Thanh Standard
Thanh Formatting
Thanh công thức (Formular Bar)
CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA SỔ EXCEL
Thanh thứ tự cột (Row heading)
Thanh thứ tự hàng (Column Heading )
Bảng tính (WookSheet)
Thanh chọn bảng (Sheet Tabs)
Thanh trạng thái (Status bar)
Thanh cuốn (Scroll bar)
ẨN HIỆN THANH CÁC CÔNG CỤ
Vào menu View --> chọn các thành phần thích hợp:
Chọn Formula Bar: cho ẩn/hiện thanh công thức.
Chọn Status Bar: cho ẩn /hiện thanh trạng thái.
Vào Toolbar --> chọn các thanh công cụ khác.
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Workbook là một tập tin tư liệu của Excel, mỗi Workbook có 255 sheets, các sheet thường dùng là worksheet và chart sheet (Ta có thể coi một Workbook như một quyển sách và mỗi sheet như một trang giấy của quyển sách đó).
Worksheet là một bảng có 256 cột (column) và 65536 dòng (Row).
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Dòng (Row) : Bảng tính có 65.536 dòng. Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading.
Cột (column) : Bảng tính có 256 cột, được xác định bằng các ký tự, lần lượt là A, B, C ..., Z, AA, AB, ..., IV. Dòng chứa các tên cột gọi là Column Heading.
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Ô (Cell) : Là giao của dòng và cột và được xác định bởi địa chỉ ô. Địa chỉ ô được xác định theo tên cột, rồi mới đến tên dòng. Ví dụ : A4, N3, …
Ô hiện hành : là ô đang chứa con trỏ ô. Khi thao tác (nhập dữ liệu hoặc gọi một lệnh) mà không chọn cùng trước thì thao tác đó sẽ chỉ tác động đến ô hiện hành.
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Vùng (Range) : Là tập hợp các ô được chọn và có dạng hình chữ nhật. Địa chỉ của một vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trái trên và ô góc phải dưới. Ví dụ : vùng A2 : B8. Trên màn hình, vùng đã chọn là phần bảng tính được đổi màu. Ô hiện hành của vùng hiện hành sẽ có màu khác với các ô còn lại trong vùng.
ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH
Mở một bảng tính mới:
Vào menu File chọn mục New
Trong bảng General chọn làm việc với Workbook -> Chọn OK.
Hoặc chọn biểu tượng New trên Toolbars.
Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N.
ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH
Mở bảng tính đã có:
Để mở bảng tính đã có trên ổ đĩa, người sử dụng có thể thực hiện một trong các cách sau:
Vào menu File chọn mục Open.
Hoặc có thể mở biểu tượng Open trên thanh Toolbar.
Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+O.
ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH
Màn hình sẽ xuất hiện hộp hội thoại chọn:
Lựa chọn thư mục chứa tập tin cần mở trong mục “Look in”.
Chọn tập tin cần mở trong màn hình trình bày.
Nhấp chọn nút Open hoặc nhấp đúp vào tập tin cần mở để mở tập tin.
ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH
Lưu trữ bảng tính :
Vào menu File chọn mục Save.
Chọn biểu tượng Save
Bấm tổ hợp phím Ctrl+S
Trường hợp người sử dụng đang làm việc với bảng tính mới, MS Excel tự động gán tên ngầm định là Book1.xls. Khi lưu bảng tính lần đầu, MS Excel 2003 sẽ bật hộp hội thoại “Save As” để người sử dụng đặt tên cho bảng tính.
ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH
Lưu trữ bảng tính :
Người sử dụng chọn thư mục để lưu trữ trong mục Save in.
Gõ tên cần đặt vào mục file name.
Lựa chọn kiểu định dạng cho bảng tính cần lưu trong mục Save as type:
Nhấp chọn nút save để thực hiện lưu trữ
CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO
CÁC PHÍM SOẠN THẢO
Tại một thời điểm con trỏ luôn luôn tồn tại con trỏ trong 1 ô của bảng tính
,:Lên, xuống 1 dòng
,: Qua phải, trái 1 ô
PgUp, PgDown: Lên, xuống 1 trang
Ctrl + Pgup , Ctrl + PgDown : Dịch sang Sheet bên phải (trái) Sheet hiện hành
CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO
CÁC PHÍM SOẠN THẢO
Ctrl + : Về cột đầu tiên trong Sheet
Ctrl + : Về cột cuối cùng trong Sheet
Home: Về đầu dòng
Ctrl + Home: Về ô đầu tiên trong Sheet
Ctrl + End: Về ô cuối cùng trong vùng dữ liệu của Sheet
Ngoài ra ta có thể di chuyển đến ô khác bằng cách nhắp chuột đến ô đó
CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO
Nhập dữ liệu và chỉnh sửa dữ liệu
Nhập dữ liệu:Nhập dữ liệu vào ô nào thì nhắp chuột vào ô đó để nhập
Chỉnh sửa dữ liệu: Chọn ô muốn chỉnh sửa nhấn F2.
Sao chép, dịch chuyển dữ liệu
Thao tác chọn
Chọn dòng: Click chuột tại đường biên bên trái của bảng tính
Chọn cột: Click chuột tại đường biên bên trên của bảng tính
Chọn cả bảng tính: Click tại ô giao nhau giữa tiêu đề hàng và cột hoặc dùng Ctrl +A
Sao chép, dịch chuyển dữ liệu
Thao tác chọn
Chọn một ô: Nhắp chuột tại ô cần chọn.
Chọn vùng: Có 2 cách
Dùng Mouse : Kéo lê chuột từ ô góc trái trên đến ô góc phải dưới hay ngược lại.Dùng bàn phím :
Chọn ô đầu vùng, giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên để mở rộng vùng chọn.
Sao chép, dịch chuyển dữ liệu
Sao chép
Chọn vùng nguồn
Edit / Copy (Ctrl + C)
Chọn vùng đích
Edit / Paste (Ctrl +V)
Sao chép, dịch chuyển dữ liệu
Di chuyển
Chọn vùng nguồn
Edit / Cut (Ctrl + X)
Chọn vùng đích
Edit / Paste (Ctrl +V)
Sao chép, dịch chuyển dữ liệu
Xóa dữ liệu
Chọn vùng nguồn
Nhấn phím Delete hoặc Edit / Clear / Contents
CÁC KIỂU DỮ LIỆU
Kiểu số (number):
Gồm các số hợp lệ từ 0 đến 9 và có thể bao gồm các ký tự đặc biệt như :+- ( ) $ % ...
Dữ liệu kiểu số được nhập vào mặc nhiên là dạng General, được canh phải trong ô.
Dấu #### xuất hiện khi độ rộng của cột không đủ hiển thị số trong ô. Để hiển thị số bình thường thì chỉ việc tăng độ rộng của cột.
Kiểu chuỗi (Text):
Kí tự đầu tiên của dữ liệu có thể là chuỗi hay số. Để nhập một số dưới dạng một chuỗi, phải gõ kí tự định vị chuỗi (‘) vào trước số đó.
Ví dụ: nhập ‘123 sẽ cho ra con số 123 ở dạng chuỗi.
Mặc nhiên dữ liệu chuỗi được canh trái trong ô.
Trong các công thức, dữ liệu kiểu chuỗi phải được đặt giữa cặp nháy đôi (“ “)
Ví dụ: =If(C3>=5;”Đậu”;”Rớt”)
Kiểu ngày tháng :
Dữ liệu kiểu ngày tháng là một dạng của dữ liệu kiểu số.
Kiểu ngày tháng được chia thành 2 loại: viết tắt (Short Date) hoặc viết đầy dủ (Long Date) gồm các dạng sau:
DD/MM/YYYY : Ngày/Tháng/Năm 21/04/2006
DD/MM/YY : Ngày/Tháng/Năm 21/04/06
MM/DD/YY : Tháng/ Ngày/Năm 04/21/06
DD/MMM/YY: Ngày/Tháng/Năm 21/Apr/06
MMM/YY : Tháng/Năm Apr/05
DD/MMM : Ngày/Tháng 01/Apr
Kiểu logic:
Chỉ nhận giá trị TRUE(đúng) hoặc FALSE (sai)
Thường dùng các phép so sánh để nhận kết quả logic
Ví dụ: 7>3 ->True
Kiểu công thức:
Dữ liệu kiểu công thức có thể là các phép toán hoặc các hàm.
Muốn nhập dữ liệu kiểu công thức, thì kí tự đầu tiên phải là dấu bằng (=), dấu cộng (+).
Ví dụ: =A3+B3
SAO CHÉP CÔNG THỨC
Bước 1: Nhập công thức cho ô cần tính, nhập xong gõ phím Enter để máy tính toán kết quả. Sau đó đưa con trỏ ô về ô vừa gõ công thức.
Bước 2: Di chuyển chuột về góc phải dưới của con trỏ ô đến khi xuất hiện dấu +,nhấn và kéo chuột sang trái, sang phải trong cùng một hàng; lên trên, xuống dưới trong cùng một cột của ô đó để copy công thức đến các ô mà con chuột đi qua.
CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ
Địa chỉ tương đối
Là địa chỉ sẽ thay đổi (theo phương, chiều, khoảng cách giữa vùng nguồn và đích) khi sao chép công thức chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính.
Được viết dưới dạng:
VD: A4, B10
CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ
Địa chỉ tương đối
Là địa chỉ sẽ thay đổi (theo phương, chiều, khoảng cách giữa vùng nguồn và đích) khi sao chép công thức chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính.
Được viết dưới dạng:
VD: A4, B10
CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ
Địa chỉ tuyệt đối
Là địa chỉ sẽ không thay đổi khi sao chép công thức chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính.
được viết dưới dạng: $$
VD: $A$4, $B$10
CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ
Địa chỉ hỗn hợp
Là địa chỉ sẽ theo đổi theo phương (hoặc chiều) và khoảng cách khi sao chép dữ liệu từ vùng nguồn đến vùng đích
Được viết dưới dạng:
<$Cột>(cố định cột, thay đổi theo hàng)
hoặc<$Dòng>(cố định hàng, thay đổi theo cột)
VD: $A6, B$8
CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ
Chú ý:
Để chuyển đổi giữa các kiểu địa chỉ, nhấn phím F4 để chuyển đổi
CÁC TOÁN TỬ
Toán tử số học
Các toán tử số học bao gồm (được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên):
%: Toán tử phần trăm.
^ : Toán tử mũ hay còn gọi là lũy thừa.
*, / : Toán tử nhân, chia.
+, - : Toán tử cộng, trừ.
CÁC TOÁN TỬ
Toán tử nối chuỗi
Toán tử nối chuỗi dùng để nối các chuỗi thành 1 chuỗi duy nhất
Toán tử có dạng: &
Ví dụ: “Đại”&“Học” ĐạiHọc
“Đại”&” “&“Học” Đại Học
CÁC TOÁN TỬ
Toán tử so sánh
Các toán tử so sánh gồm:
> lớn hơn
< nhỏ hơn
= bằng
<> khác nhau
>= lớn hơn hoặc bằng
<= nhỏ hơn hoặc bằng
Chương 2: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
ĐỊNH DẠNG VÙNG DỮ LIỆU
CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH
THAO TÁC TRÊN CÁC SHEET
ĐỊNH DẠNG VÙNG DỮ LIỆU
Định dạng kiểu số :
Cùng 1 giá trị, nhưng kiểu số có nhiều kiểu hiển thị khác nhau.
Dữ liệu loại số được định dạng trong ô phụ thuộc vào 2 thành phần: dạng số (Category) và kiểu định dạng (Format Code).
Định dạng kiểu số
Cách 1: sử dụng lệnh
Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.
Vào menu Format chọn mục Cells...
Định dạng kiểu số
Trong cửa sổ Format Cells, tiến hành chọn dạng số trong khung Category.
Số chưa định dạng (Gerneral).
Số đã được định dạng theo kiêu số (Number).
Số ở dạng tiền tệ (Currency).
Số ở dạng kế toán (Accounting).
Số ở dạng ngày (Date).
Số ở dạng giờ(Time).
Định dạng kiểu số
Trong cửa sổ Format Cells, tiến hành chọn dạng số trong khung Category.
Số phần trăm % (Percentage).
Số ở dạng chuỗi (Text).
Số ở dạng phân số (Fraction).
Số ở dạng khoa học (Scientific).
Số ở dạng đặc biệt (Special) như mã điện thoại, mã vùng…
Một số được khai báo khác (Custom).
Định dạng kiểu số
Trong cửa sổ Format Cells, tiến hành chọn:
Chọn dạng số trong khung Category.
Chọn số lẻ thập phân trong hộp Decimal Places.
Chọn kiểu số âm trong khung Negative Number.
Chọn ô kiểm tra Use 1000 separator (.) để xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn.
Xem mẫu trong khung Sample.
Chọn OK hoặc nhấn Enter
Định dạng kiểu số
Muốn tạo thêm 1 kiểu định dạng mới ngoài những kiểu có sẵn. Chọn Custom trong khung Category và gõ kiểu định dạng vào trong khung Type.
Ví dụ: để định dạng kiểu ngày tháng năm theo kiểu ngày/tháng/năm.
Bước 1: Chỉnh kiểu định dạng ngày trong Control Panel của Windows là dd/mm/yyyy
Bước 2: Trong mục Type trong thẻ Number của cửa sổ Format cells, nhập dd/MM/yyyy
Định dạng kiểu số
Cách 2: sử dụng biểu tượng.
Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.
Click chuột tại biểu tượng Comma Style để nhóm 3 số thành 1 nhóm (xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn).
Click biểu tượng Ascending để tăng số lẻ thập phân.
Click biểu tượng Descending để giảm số lẻ thập phân.
Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ
Trong cửa sổ Format Cells, tiến hành chọn:
Trong khung Category, chọn Curency
Chọn số lẻ thập phân trong hộp Decimal Places.
Chọn ký hiệu tiền tệ trong khung Symbol
Chọn kiểu số âm trong khung Negative Number.
Xem mẫu trong khung Sample.
Định dạng kiểu số
Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ
Có thể click chuột tại biểu tượng Curency trên thanh công cụ Formatting để áp dụng kiểu định dạng tiền tệ mặc định.
Lưu ý: ký hiệu tiền tệ mặc định và vị trí của nó do Windows qui định trong mục Regional and Language Options của trình ứng dụng Control Panel.
Định dạng Font chữ
Trong cửa sổ Format Cells, chọn tab Font:
Chọn Font chữ trong hộp Font.
Chọn kiểu trình bày trong hộp Font Style.
Chọn kích thước chữ trong mục size.
Chọn kiểu gạch chân trong mục Underline.
Chọn màu trong mục Color.
Định dạng Font chữ
Trong mục Efects, có 3 lựa chọn:
Strikethrough: Gạch ngang chữ
Superscript: đánh số mũ (X2).
Subscript: Đánh chỉ số dưới (H2O)
Chọn Font chữ mặc định trong Excel:
Vào menu Tool chọn Options
Trong cửa sổ option, chọn làm việc trên tab General.
Chọn font chữ trên mục Standard font
Chọn kích thước chữ trong mục size.
Chọn OK xuất hiện hộp thông báo, chọn OK.
Thoát khỏi MS Excel, sau đó khởi động lại để cập nhật kiểu định dạng
Định dạng vị trí dữ liệu trong ô
Dữ liệu trong ô được định dạng mặc định theo kiểu dữ liệu được nhập vào.
Dữ liệu hiển thị trong ô có thể được canh theo chiều ngang của ô (Horizontal), được canh theo chiều cao của ô (Vertical) và trải dữ liệu theo chiều ngang hay chiều dọc (Orientation).
Định dạng vị trí dữ liệu trong ô:
Trong của sổ Format Cells, chọn làm việc trên tab Alignment.
Chọn kiểu canh dữ liệu theo chiều ngang của ô trong hộp thoại Horizontal với:
Generral: Canh theo mặc định của dữ liệu.
Left: Canh trái
Right: Canh phải
Center: Canh giữa
Fill: làm đầy ô
Justify: Canh đều 2 bên
Center across selection: canh giữa các ô đã chọn. Dữ liệu muốn canh giữa của vùng đã chọn phải nằm ở ô đầu tiên của vùng.
Định dạng vị trí dữ liệu trong ô:
Chọn kiểu canh dữ liệu theo chiều ngang của ô trong hộp thoại Vertical với:
Top: nằm sát đỉnh.
Bottom : nằm sát đáy.
Center : canh giữa.
Justify: canh đều dữ liệu theo chiều cao.
Chọn hình thức trải dữ liệu trong Orientation. Thay đổi trị số trong hộp Degrees để thay đổi chiều hướng trải dữ liệu trong ô.
Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng
Mục Text Control gồm:
Chọn Wrap Text: tự động tăng chiều cao của ô cho vừa đủ chứa dữ liệu (không thay đổi chiều rộng của ô). Nhấn Alt + Enter để xuống dòng trong ô
Chọn shrink to fit: tự động thu nhỏ cỡ chữ sao cho dữ liệu chứa vừa đủ trong ô mà không thay đổi kích thước của ô.
Chọn Merge cells: Trộn các ô đã chọn thành 1 ô.
Sử dụng các biểu tượng trên thanh Toolbar
Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.
Click chuột tại các biểu tượng định dạng.
Align Left: Canh trái
Align Right: Canh phải
Center: Canh giữa
Merge and Center: Trộn các ô đã chọn thành một ô và canh giữa theo chiều ngang. Nếu muốn bỏ trộn ô: Chọn ô đã trộn và kích vào biểu tượng Merge and Center
Kẻ khung và tạo màu nền
Kẻ khung
Trong hộp thoại Format Cells chọn làm việc trên tab Border.
Kẻ khung
Thực hiện chọn:
Kiểu đường kẻ trong mục style
Màu đường kẻ trong hộp Color
Thực hiện kẻ khung cho bảng tính bằng cách chọn các đường trong mục Presets hoặc Border.
Có thể sử dụng biểu tượng Borders trên thanh công cụ để kẻ khung
Tô màu nền
Trong hộp thoại Format Cells chọn làm việc trên tab Patterns.
Chọn vùng cần tô màu nền.
Chọn màu nền trong mục Color
Chọn kiểu nền trong mục Pattern
Chọn OK để cập nhật
Có thể sử dụng biểu tượng Fill Color trên thanh công cụ để tô màu nền
Sao chép định dạng
Chọn đối tượng đã được định dạng.
Nhắp chuột vào biểu tượng Format Paiter trên thanh công cụ Standard.
Rê chuột và quét lên các đối tượng cần sao chép định dạng.
CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH
Chèn cột, dòng, ô
Chèn cột:
Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn chèn. Các cột được chọn sẽ đổi màu. Số lượng cột được chèn vào sẽ bằng số lượng cột đã chọn.
Vào menu Insert chọn lệnh Columns.
Hoặc kích phải chuột trong cột đã chọn, sau đó chọn mục Insert.
Chèn dòng
Chọn dòng (hoặc nhiều dòng) muốn chèn. Các dòng được chọn sẽ đổi màu. Số lượng dòng được chèn vào sẽ bằng số lượng dòng đã chọn.
Vào menu Insert chọn lệnh Row.
Hoặc kích phải chuột trong dòng đã chọn, sau đó chọn mục Insert.
Chèn ô:
Chọn vị trí muốn chèn các ô, các ô được chọn sẽ đổi màu. Số lượng các ô được chọn sẽ là số lượng các ô sẽ được chèn vào bảng tính.
Vào menu Insert chọn mục Cells...
Hoặc kích phải chuột lên vùng đã chọn, sau đó chọn mục Insert.
Chèn ô:
Trong cửa sổ Insert chọn:
+ Shift Cell Right: chuyển dữ liệu vùng hiện hành sang phải
+ Shift Cell Down: chuyển dữ liệu vùng hiện hành xuống dưới
+ Entire Row: Chèn nguyên dòng
+ Entire Column: Chèn nguyên cột
Chọn OK để thực hiện chèn.
Xóa cột, dòng, ô
Xóa cột
Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn xóa.
Vào menu Edit chọn Delete.
Hoặc kích phải chuột trong vùng đã chọn, chọn Delete
Xóa cột, dòng, ô
Xóa dòng:
Chọn dòng (hoặc nhiều dòng) muốn xóa.
Vào menu Edit chọn Delete.
Hoặc kích phải chuột trong vùng đã chọn, chọn Delete
Xóa cột, dòng, ô
Xóa ô:
Chọn ô (hoặc nhiều ô) muốn xóa.
Vào menu Edit chọn Delete.
Hoặc kích phải chuột trong vùng đã chọn, chọn Delete.
Xóa ô:
Trong cửa sổ Delete chọn:
+ Shift Cell Right: chuyển dữ liệu vùng bên phải vào vùng bị xóa
+ Shift Cell Down: chuyển dữ liệu vùng bên dưới vào vùng bị xóa
+ Entire Row: Xóa nguyên dòng
+ Entire Column: xóa nguyên cột
Chọn OK để thực hiện xóa.
Thay đổi kích thước cột, dòng
Thay đổi kích thước cột:
Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng.
Đưa chuột về dòng chứa tên cột. Con trỏ sẽ có dạng mũi tên hai đầu
Người sử dụng drag chuột để thay đổi độ rộng các cột. Các cột đã được chọn sẽ có độ rộng bằng nhau.
Thay đổi kích thước cột:
Sử dụng lệnh:
Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi
Vào menu Format chọn mục Column chọn Width hoặc kích phải chuột vào vùng cột chọn chọn mục Column Width trên menu tắt.
Trong cửa sổ Column Width, gõ vào độ rộng của cột trong hộp Column Width.
Chọn OK.
Thay đổi kích thước dòng
Chọn dòng (hoặc các dòng) cần thay đổi độ rộng.
Đưa chuột về dòng chứa tên dòng. Con trỏ sẽ có dạng mũi tên hai đầu
Người sử dụng drag chuột để thay đổi độ rộng các dòng. Các dòng đã được chọn sẽ có độ rộng bằng nhau.
Thay đổi kích thước dòng
Có thể sử dụng lệnh
Chọn dòng (hoặc các dòng) cần thay đổi độ rộng.
Vào menu Format chọn mục Row chọn Height
Hoặc kích phải chuột vào vùng dòng chọn chọn mục Row Height.
Trong cửa sổ Row Height, gõ vào độ rộng của dòng trong hộp Row Height.
4. Ẩn, hiển thị cột dòng
Ẩn cột, dòng
Chọn cột dòng cần ẩn
Format/ Column (hoặc Row)/ Hide
Hiện cột, dòng
Chọn cột dòng cần hiện
Format/ Column (hoặc Row)/ Unhide
THAO TÁC TRÊN CÁC SHEET
Thêm 1 Sheet vào bảng tính
Đổi tên 1 Sheet
Sao chép (Copy)Sheet
Di chuyển (Move)Sheet
Xóa bỏ Sheet
Nhóm các Sheet
Ẩn hiện các Sheet
Chương 3: CÁC HÀM TRONG EXCEL
CÁCH SỬ DỤNG HÀM
HÀM TOÁN HỌC
HÀM LOGIC (LOGICAL)
HÀM THỐNG KÊ (STATISTICAL)
HÀM XỬ LÝ CHUỖI (TEXT)
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU (LOOKUP & REFERENCE)
HÀM NGÀY VÀ GIỜ (Date & Time)
MỘT SỐ THÔNG BÁO LỖI
CÁCH SỬ DỤNG HÀM
Khái niệm
Cú pháp hàm
Lưu ý
Tra cứu hàm
KHÁI NIỆM
Hàm (Funtion) là những công thức định sẵn nhằm thực hiện một yêu cầu tính toán nào đó. Kết quả trả về của một hàm có thể là một giá trị cụ thể tùy thuộc vào chức năng của hàm hoặc một thông báo lỗi.
Excel có khoảng 300 hàm và phân theo từng nhóm.
CÚ PHÁP HÀM
Tên hàm(Danh sách đối số)
Tên hàm: Sử dụng theo quy ước của Excel
Danh sách đối số: là những giá trị truyền vào cho hàm để thực hiện một công việc nào đó. Đối số của hàm có thể là hằng số, chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, những hàm khác
VD: Hàm Now(), Int(B3)….
LƯU Ý
Tên hàm không phân biệt chữ hoa hoặc chữ thường, phải viết đúng theo cú pháp
Nếu hàm có nhiều đối số thì các đối số phải đặt cách nhau bởi dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy
Hàm không có đối số cũng phải có dấu “( )”. VD: hàm Now()
Các hàm có thể lồng nhau nhưng phải đảm bảo cú pháp của hàm
TRA CỨU HÀM
Chọn ô cần nhập hàm
Click nút Insert Function (hay chọn lệnh Insert / Function)
Trong hộp thoại Insert Function
Nhập tên hàm cần tìm vào mục search for a function, nhấn nút Go
chọn All ở hộp danh sách Or select a Category
TRA CỨU HÀM
Click sang hộp Select a Function, nhấn ký tự đầu tiên của tên hàm để di chuyển nhanh trong hộp. Chọn hàm cần dùng. Chọn OK
Nhập các đối số vào các hộp Text Box.
Nếu một đối số lại là một Function mới, click vào nút mũi tên ở vị trí của hộp Name Box, nếu chưa xuất hiện tên hàm thì chọn More Funtion, hộp thoại Insert Funtion xuất hiện, lặp lại thao tác nhập hàm. Để trở về hàm trước đấy, click vào vị trí cần thiết trên thanh Formula (Không chọn nút OK khi chưa hoàn tất công việc nhập hàm)
Nhập các đối số còn lại của hàm.
Chọn OK để kết thúc
HÀM TOÁN HỌC
Hàm ABS
Cú pháp:
=ABS(Number)
Công dụng: trả về trị tuyệt đối của số Number.
Ví dụ:
=ABS(-5) ->5
HÀM TOÁN HỌC
Hàm INT
Cú pháp:
=INT(Number)
Công dụng: trả về phần nguyên của số Number.
Ví dụ:
=INT(5,9) ->5
HÀM TOÁN HỌC
Hàm MOD
Cú pháp:
=MOD(Number1;Number 2)
Công dụng: trả về giá trị phần dư của phép chia Number1 chia cho Number2
Ví dụ:
=MOD(10;3) ->1
HÀM TOÁN HỌC
Hàm ROUND
Cú pháp:
=ROUND(Number;n)
Công dụng: dùng để làm tròn số theo nguyên tắc: lớn hơn hoặc bằng 5 thì được nâng lên và ngược lại. Kết quả của hàm phụ thuộc vào giá trị n.
HÀM TOÁN HỌC
Hàm ROUND
Ví dụ:
Nếu n >=0: trả về giá trị đã được làm tròn của số Number và lấy n số lẻ thập phân.
=ROUND(234,66 ; 1) ->234,7
=ROUND(4,364; 2) -> 4,36
=ROUND(5678,7 ; 0) -> 5679
HÀM TOÁN HỌC
Hàm ROUND
Ví dụ:
Nếu n <0: làm tròn phần nguyên của số number tại vị trí thứ n (kể từ dấu thập phân sang trái).
=ROUND(12345;-3) -> 12000
=ROUND(5467;-2) -> 5500
HÀM TOÁN HỌC
Hàm ROUND
Hàm ROUNDUP
Tương tự hàm Round nhưng làm tròn lên
VD: =roundup(9,23,1) = 9.3
Hàm ROUNDDOWN
Tương tự hàm Round nhưng làm tròn xuống
VD: =rounddown(9,27,1) = 9.2
HÀM TOÁN HỌC
Hàm SQRT
Cú pháp:
=SQRT(Number)
Công dụng: trả về căn bậc hai của Number.
Ví dụ:
=SQRT(9) ->3
HÀM TOÁN HỌC
Hàm SUM
Cú pháp:
=SUM(Number1; Number2; ...)
hoặc =SUM(vùng)
Công dụng: Hàm tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện.
Ví dụ:
Số liệu trong các ô G2=4; G3=7; G4=6 thì
=SUM(G2:G4) ->17
HÀM TOÁN HỌC
Hàm SUM
Có thể sử dụng biểu tượng AutoSum trên thanh công cụ để tính tổng
HÀM TOÁN HỌC
Hàm SUMIF
Cú pháp:
=SUMIF (range;criteria;[sum_range])
Công dụng: trả về tổng của danh sách các đối số hoặc của vùng.
range: Vùng điều kiện
criteria: Điều kiện tính tổng, có thể là số, chữ hoặc biểu thức
sum_range: Vùng tính tổng
Hàm SUMIF chỉ tính tổng theo 1 điều kiện.
HÀM TOÁN HỌC
Hàm SUMIF
Ví dụ: Tính số lượng của sản phẩm bánh
=Sumif(D2:D5;”bánh”;E2:E5)
HÀM LOGIC
Hàm AND
Cú pháp:
=AND(logical1; logical2,...)
Công dụng: Dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra đồng bộ, trong đó: logical1, logical1, ... là những biểu thức logic. Kết quả của hàm là True (đúng) nếu tất cả các đối số là True, các trường hợp còn lại cho giá trị False (sai)
Ví dụ:
=AND(3<6; 4>5) cho giá trị False
=AND(3>2; 5<8) cho giá trị True.
HÀM LOGIC
Hàm OR
Cú pháp:
=OR(logical1; logical2;...)
Công dụng: Dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra đồng bộ, trong đó: logical1, logical1, ... là những biểu thức logic. Kết quả của hàm là False (sai) nếu tất cả các đối số là False, các trường hợp còn lại cho giá trị True (đúng)
Ví dụ:
=OR(3>6; 4>5) cho giá trị False.
=OR(3>2; 5>8) cho giá trị True.
HÀM LOGIC
Hàm NOT
Cú pháp:
=NOT(logical)
Công dụng: Trả về trị phủ định của biểu thức logic
Ví dụ:
=NOT(3<6) cho giá trị False
HÀM LOGIC
Hàm IF
Cú pháp:
=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])
Công dụng:
Trả lại giá trị ghi trong value_if_true (giá trị khi đúng) nếu logical_test (biểu thức logic) là TRUE
Ngược trả về giá trị ghi trong value_if_false (giá trị khi sai) nếu logical_test (biểu thức logic) là FALSE
Hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp.
Ví dụ:
HÀM THỐNG KÊ
Hàm AVERAGE
Cú pháp:
= AVERAGE(Number1; Number2, ...)
hoặc =AVERAGE (vùng)
Công dụng: trả về giá trị trung bình cộng của danh sách đối số hoặc của vùng.
Ví dụ:
=AVERAGE(4;2;6) -> 4
HÀM THỐNG KÊ
Hàm MAX
Cú pháp:
=MAX(Number1; Number2, ...)
hoặc =MAX(vùng)
Công dụng: trả về giá trị lớn nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng.
Ví dụ:
=MAX(4;2;16;0) -> 16
HÀM THỐNG KÊ
Hàm MIN
Cú pháp:
=MIN(Number1; Number2; ...)
hoặc =MIN(vùng)
Công dụng: trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng.
Ví dụ:
=MIN(4;7;-3) -> -3
HÀM THỐNG KÊ
Hàm COUNT
Cú pháp:
= COUNT(value1, value2…)
hoặc =COUNT(vùng)
Công dụng: đếm số lượng ô có chứa dữ liệu kiểu số trong vùng hoặc được liệt kê trong ngoặc (không đếm ô chứa dữ liệu kiểu chuỗi và ô rỗng).
Ví dụ:
= COUNT(2,ab,5,4) trả về giá trị là 3
HÀM THỐNG KÊ
Hàm COUNTA
Cú pháp:
= COUNTA(value1, value2…)
hoặc =COUNTA(vùng)
Công dụng: đếm số lượng ô có chứa dữ liệu trong vùng hoặc được liệt kê trong ngoặc (không đếm ô rỗng).
Ví dụ:
HÀM THỐNG KÊ
Hàm COUNTBLANK
Cú pháp:
=COUNTBLANK (vùng)
Công dụng: đếm số lượng ô rỗng trong vùng.
Ví dụ:
HÀM THỐNG KÊ
Hàm COUNTIF
Cú pháp:
= COUNTIF(range; criteria)
Range: Vùng đếm
Criteria: Điều kiện đếm
Công dụng: đếm số lượng ô trong vùng range thỏa mãn điều kiện criteria.
HÀM THỐNG KÊ
Hàm COUNTIF
Ví dụ: Cho bảng tính như sau, yêu cầu đếm số mặt hàng có số lượng >=15
HÀM THỐNG KÊ
Hàm RANK
Cú pháp:
=RANK(Number; ref; order)
Công dụng: Sắp xếp vị thứ của số number trong vùng vùng so sánh ref, dựa vào cách sắp xếp order.
Nếu order =0, hoặc bỏ trống, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự giảm dần (giá trị lớn nhất sẽ ở vị trí 1)
Nếu order khác 0, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự tăng dần (giá trị lớn nhỏ sẽ ở vị trí 1)
Ví dụ:
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm LEFT
Cú pháp:
=LEFT(Text; [num_chars])
Công dụng: trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên trái của chuỗi text.
Ví dụ:
=LEFT(“INDEC”;3) -> “IND”
Chú ý: Trong công thức chuỗi ký tự phải được đặt trong dấu nháy kép “”
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm RIGHT
Cú pháp:
=RIGHT(Text; [num_chars])
Công dụng: trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên phải của text.
Ví dụ:
=RIGHT(“INDEC”;2) -> “EC”
Hàm MID
Cú pháp:
=MID(Text; start_num; num_chars)
Công dụng: trả về num_char ký tự của text bắt đầu từ vị trí numstart tính từ trái sang phải.
Ví dụ:
=MID(“INDEC”;3;2) -> “DE”
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm UPPER
Cú pháp:
=UPPER(Text)
Công dụng: trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ hoa.
Ví dụ:
=UPPER (“indec”) trả về chuỗi “INDEC”
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm LOWER
Cú pháp:
=LOWER(Text)
Công dụng: trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ thường .
Ví dụ:
=Lower(“INDEC”) trả về chuỗi “indec”
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm PROPER
Cú pháp:
=PROPER (Text)
Công dụng: trả về chuỗi Text, trong đó kí tự đầu tiên của mỗi từ được đổi sang dạng chữ hoa.
Ví dụ:
=Proper(“NGUYỄN văn AN”) -> “Nguyễn Văn An”
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm TRIM
Cú pháp:
=TRIM(Text)
Công dụng: trả về chuỗi sau khi loại bỏ các kí tự trắng thừa trong chuỗi Text.
Ví dụ:
=Trim(“ HỒ CHÍ MINH ”)-> “HỒ CHÍ MINH”
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm LEN
Cú pháp:
= LEN(Text)
Công dụng: Trả về độ dài của chuỗi Text .
Ví dụ:
=LEN(“INDEC”) ->5
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm VALUE
Cú pháp:
=VALUE(Số ở kiểu chuỗi)
Công dụng: dùng để chuyển đổi một số ở kiểu chuỗi sang kiểu số.
Ví dụ:
=value(“2007”) ->2007
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm VLOOKUP
Cú pháp:
=VLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup])
=VLOOKUP(Trị dò; Bảng dò; Cột N; [Cách dò])
range_lookup: giá trị logic true(1) hoặc false(0) để xác định Cách dò.
Nếu giá trị này là 0 hoặc false thì dò tìm chính xác.
Nếu là 1 hoặc True hoặc bỏ trống thì dò theo khoảng và yêu cầu cột đầu tiên của bảng dò phải được sắp xếp theo chiều tăng dần.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm VLOOKUP
Công dụng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào “trị dò” và “bảng dò”. Excel đem “trị dò” dò vào cột đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở cột N tham chiếu trên bảng dò và phụ thuộc vào cách dò.
Lưu ý:
Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối.
Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup.
Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị
Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm HLOOKUP
Cú pháp:
=HLOOKUP(Trị dò; Bảng dò; Hàng N; [Cách dò])
=HLOOKUP(lookup_value; table_array; row_index_num; [range_lookup])
Công dụng: Tương tự như hàm VLOOKUP, hàm HLOOKUP dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào “trị dò” và “bảng dò”. Excel đem “trị dò” dò vào hàng đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở hàng N tham chiếu trên bảng dò và phụ thuộc vào cách dò.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm MATCH
Cú pháp:
MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])
MATCH(Trị dò, bảng dò, [Cách tìm])
Trong đó:
Bảng dò lookup_array phải là mảng 1 chiều.
match_type: cách dò
Nếu cách dò là 0: dò chính xác,
Nếu dò đúng khớp thì trả về vị trí tìm thấy trị dò trong bảng dò.
Nếu không trả về #N/A.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm MATCH
match_type:cách dò
Nếu cách dò là 1 hoặc bỏ trống: dò trong khoảng (tương đối). Trường hợp này mảng giá trị phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Nếu trị dò nhỏ hơn phần tử đầu tiên của bảng dò thì trả về giá trị là #N/A (Not Available: bất khả thi).
Nếu dò đúng khớp thì trả về đúng giá trị ở hàng tham chiếu,
Nếu dò không đúng thì trả về giá trị của phép dò nhỏ hơn gần nó nhất.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm MATCH
match_type:cách dò
Nếu cách dò là -1 hoặc bỏ trống: dò trong khoảng (tương đối). Trường hợp này mảng giá trị phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
Nếu trị dò lớn hơn phần tử đầu tiên của bảng dò thì trả về giá trị là #N/A (Not Available: bất khả thi).
Nếu dò đúng khớp thì trả về đúng giá trị ở hàng tham chiếu,
Nếu dò không đúng thì trả về giá trị của phép dò lớn hơn gần nó nhất.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm MATCH
Công dụng: Hàm trả về vị trí tìm thấy giá trị tìm kiếm lookup_value trong vùng tìm kiếm lookup_array dựa vào Cách tìm kiếm match_type..
Lưu ý:
Hàm Match không phân biệt chữ hoa và thường.
Nếu tìm kiếm không thành công trả về lỗi #N/A.
Trong trường hợp match_type (Cách tìm kiếm) là 0, và lookup_value là kiểu text, ta có thể sử dụng ký tự đại diện *,? để tìm kiếm, và sẽ trả về vị trí tìm thấy đầu tiên của giá trị đó.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm INDEX
Cú pháp:
=INDEX(array,row_num,[column_num])
=INDEX(Bảng; hàng X; cột Y)
Ý nghĩa: Hàm INDEX dùng để lấy dữ liệu của ô tại toạ độ (hàng X; cột Y) của Bảng.
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm DAY
Cú pháp:
=DAY(chuỗi ngày tháng)
Ý nghĩa: trả về giá trị là ngày trong chuỗi ngày tháng. Ngày được trả về là số nguyên từ 1->31.
Ví dụ:
=DAY(“01/04/2006”) --> 1
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm MONTH
Cú pháp:
=MONTH(chuỗi ngày tháng)
Ý nghĩa: trả về giá trị là tháng trong chuỗi. Tháng được trả về là số nguyên từ 1 đến 12
Ví dụ: :
=MONTH(“01/04/2006”) --> 4
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm YEAR
Cú pháp:
=YEAR(chuỗi ngày tháng)
Ý nghĩa: trả về giá trị là năm trong chuỗi. Năm được trả về là số nguyên
Ví dụ:
=YEAR(“01/04/2006”) --> 2006
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm WEEKDAY
Cú pháp:
= WEEKDAY(serial_number,[return_type])
= WEEKDAY(Chuỗi ngày tháng,[kiểu trả về])
Công dụng: Trả về số thứ tự của chuỗi ngày serial_number trong tuần phụ thuộc vào kiểu trả vể Return type.
Nếu Return_type là:
1 hoặc bỏ trống: Số 1(Chủ Nhật) cho đến số 7(Thứ 7).
2 : Số 1(Thứ 2) cho đến số 7(Chủ Nhật).
3 : Số 0 (Thứ 2) cho đến số 6(Chủ Nhật).
Ví dụ:
=WEEKDAY(“08/08/2008”) --> 6
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm TODAY
Cú pháp:
= TODAY()
Công dụng: Trả về ngày hiện hành của Hệ thống.
Ví dụ:
=TODAY() “01/08/2008”
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm HOUR
Cú pháp:
=HOUR(chuỗi giờ)
Ý nghĩa: trả về giá trị là giá trị giờ trong chuỗi.
Ví dụ:
=HOUR(“11:25:40”) -> 11
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm MINUTE
Cú pháp:
=MINUTE(chuỗi giờ)
Ý nghĩa: trả về giá trị là giá trị phút trong chuỗi
Ví dụ:
=MINUTE (“11:25:40”) -> 25
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm SECOND
Cú pháp:
=SECOND(chuỗi giờ)
Ý nghĩa: trả về giá trị là giá trị giây trong chuỗi
Ví dụ:
=SECOND(“11:25:40”) -> 40
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm NOW
Cú pháp:
=NOW()
Ý nghĩa: trả về ngày giờ hiện tại của hệ thống.
Ví dụ:
=NOW() -> “1/8/2008 10:25”
MỘT SỐ THÔNG BÁO LỖI
Lỗi # DIV/0 ! (Devide by zero): Xảy ra khi trong công thức có phép tính chia cho ô chứa giá trị 0 hoặc ô trống.
Lỗi # N/A (Not available): Xảy ra khi dùng hàm tìm kiếm tìm một giá trị không có trong phạm vi.
Lỗi # NAME?: Xảy ra khi trong công thức có một tên mà Excel không hiểu được (Viết sai tên ô, tên vùng, tên hàm. Trong công thức có sử dụng chuỗi nhưng không viết trong cặp dấu nháy kép ””).
MỘT SỐ THÔNG BÁO LỖI
Lỗi # NUM !:Xảy ra khi các dữ liệu số có sự sai sót như số vượt quá giới hạn cho phép (Căn, logarit của số âm ...).
Lỗi # REF !: Xảy ra khi trong công thức tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ. ví dụ những ô không tồn tại hoặc đã bị xóa.
Thông báo lỗi # VALUE !: Xảy ra khi trong công thức có các toán hạng và toán tử sai kiểu dữ liệu. Ví dụ: cộng trừ các chuỗi,..
CHƯƠNG 4:
CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL
CÁC KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
SẮP XẾP DỮ LIỆU
TRÍCH LỌC DỮ LIỆU (FILTER)
CÁC HÀM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
TẠO DÒNG TỔNG KẾT – CHỨC NĂNG SUBTOTALS
CHƯƠNG 4
CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL
Các khái niệm về Cơ sở dữ liệu (Database)
Cơ sở dữ liệu (CSDL): Là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể trích lọc, thao tác,... những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng.
Các khái niệm về Cơ sở dữ liệu(Database):
Vùng cơ sở dữ liệu (Database range):
Gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột gọi là tên trường (Field Name) của CSDL. Tên trường phải là dữ liệu kiểu chuỗi và không trùng lặp. Các dòng còn lại chứa dữ liệu (data). Mỗi dòng là một bản ghi (Record)
Nên phân cách cơ sở dữ liệu với các vùng làm việc khác bởi ít nhất một dòng trắng, một cột trắng.
Trong một cơ sở dữ liệu không được có dòng trống hay cột trống để Excel có thể tự động nhận diện phạm vi của cơ sở dữ liệu
Sắp xếp dữ liệu
Sử dụng biểu tượng
Nút công cụ chỉ cho phép sắp xếp theo một cột khóa. Cách thực hiện :
Chọn một cell bất kỳ trong cột khóa.
Click vào một trong hai biểu tượng sau:
Sắp xếp cơ sở dữ liệu tăng dần trên cột khóa
Sắp xếp cơ sở dữ liệu giảm dần trên cột khóa
Lưu ý : Nếu ta chọn một vùng rồi click vào một trong hai nút lệnh sắp xếp thì vùng được chọn sẽ được sắp xếp theo cột đầu tiên.
Sử dụng Menu
Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp. Lưu ý: nếu cột Số TT nếu có trong cơ sở dữ liệu thì không nên chọn cột này.
Chọn lệnh Data / Sort. Xuất hiện hộp thoại Sort
Sort by : Chọn tiêu đề của cột làm khóa chính
Then by : Chọn tiêu đề của cột làm khóa phụ. Then by thứ nhất dùng để chọn khóa phụ thứ nhất và Then by thứ hai dùng để chọn khóa phụ thứ hai. Các khóa phụ này chỉ được xét tới khi trùng dữ liệu ở khóa chính.
Ở mỗi khóa ta lại có thể chọn sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) hay sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Descending)
Nếu dòng đầu tiên của vùng chọn có chứa các tiêu đề cột thì trong mục My Has List ta chọn nút Header row để bỏ dòng tiêu đề này ra khỏi vùng sắp xếp. Còn nếu dòng đầu tiên của vùng chọn không chứa các tiêu đề cột thì ta chọn nút No header row.
Tạo dòng tổng kết - Chức năng Subtotals
Sau khi đã nhập đủ số liệu, ta có thể phân cấp dữ liệu, chia nhóm và tạo dòng tổng kết. Trình tự thực hiện như sau:
Sắp xếp bảng theo nhóm phân cấp
Chọn vùng cơ sở dữ liệu
Chọn lệnh Data/SubTotals
Tạo dòng tổng kết - Chức năng Subtotals
At each change in : Chọn tên tiêu đề cột cần tính thống kê, đây là cột chứa các nhóm đã được sắp xếp trước đấy.
Use Funtion : Chọn hàm dùng để tính toán thống kê theo từng nhóm. Ta có thể chọn một trong các hàm sau
Sum tính tổng cộng
Count Đếm số ô chứa dữ liệu
Average Tính trung bình
Tạo dòng tổng kết - Chức năng Subtotals
Max Tính giá trị lớn nhất
Min Tính giá trị nhỏ nhất
Product Tính tích
Count Nums Đếm số ô chứa dữ liệu số
Add Subtotals to : Chọn tên tiêu đề cột chứa dữ liệu cần tính toán theo nhóm.
Tạo dòng tổng kết - Chức năng Subt
MICROSOFT EXCEL 2003
Biên soạn: Trịnh Văn Chung
CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 2003
GIỚI THIỆU
KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT EXCEL
GIỚI THIỆU CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA SỔ
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
ĐÓNG, MỞ, LƯU TRỮ BẢNG TÍNH
MỘT SỐ THAO TÁC TRONG EXCEL
CÁC KIỂU DỮ LIỆU
SAO CHÉP CÔNG THỨC
CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ
CÁC TOÁN TỬ
GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel 2003 là một chương trình ứng dụng thuộc bộ chương trình Microsoft Office
Nó là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp.
Excel được ứng dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng bằng các công thức tính toán đơn giản, không cần phải xây dựng các chương trình.
KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT EXCEL
1. Để khởi động MS Excel có hai cách đơn giản nhất là:
Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng MS Excel trên Desktop
Cách 2: Chọn Start/ Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Office Excel
KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT EXCEL
2. Để thoát khỏi MS Excel
Chọn menu File-> Chọn Exit
Nhắp chuột vào biểu tượng trên góc cao bên phải của cửa sổ làm việc
Nhắp chuột vào biểu tượng của Ms Excel trên góc cao bên trái để mở hộp điều khiển (Control Box), chọn menu Close.
Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA SỔ EXCEL
Thanh tiêu đề (Title Bar)
Thanh menu (Menu Bar)
Thanh Standard
Thanh Formatting
Thanh công thức (Formular Bar)
CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA SỔ EXCEL
Thanh thứ tự cột (Row heading)
Thanh thứ tự hàng (Column Heading )
Bảng tính (WookSheet)
Thanh chọn bảng (Sheet Tabs)
Thanh trạng thái (Status bar)
Thanh cuốn (Scroll bar)
ẨN HIỆN THANH CÁC CÔNG CỤ
Vào menu View --> chọn các thành phần thích hợp:
Chọn Formula Bar: cho ẩn/hiện thanh công thức.
Chọn Status Bar: cho ẩn /hiện thanh trạng thái.
Vào Toolbar --> chọn các thanh công cụ khác.
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Workbook là một tập tin tư liệu của Excel, mỗi Workbook có 255 sheets, các sheet thường dùng là worksheet và chart sheet (Ta có thể coi một Workbook như một quyển sách và mỗi sheet như một trang giấy của quyển sách đó).
Worksheet là một bảng có 256 cột (column) và 65536 dòng (Row).
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Dòng (Row) : Bảng tính có 65.536 dòng. Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading.
Cột (column) : Bảng tính có 256 cột, được xác định bằng các ký tự, lần lượt là A, B, C ..., Z, AA, AB, ..., IV. Dòng chứa các tên cột gọi là Column Heading.
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Ô (Cell) : Là giao của dòng và cột và được xác định bởi địa chỉ ô. Địa chỉ ô được xác định theo tên cột, rồi mới đến tên dòng. Ví dụ : A4, N3, …
Ô hiện hành : là ô đang chứa con trỏ ô. Khi thao tác (nhập dữ liệu hoặc gọi một lệnh) mà không chọn cùng trước thì thao tác đó sẽ chỉ tác động đến ô hiện hành.
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Vùng (Range) : Là tập hợp các ô được chọn và có dạng hình chữ nhật. Địa chỉ của một vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trái trên và ô góc phải dưới. Ví dụ : vùng A2 : B8. Trên màn hình, vùng đã chọn là phần bảng tính được đổi màu. Ô hiện hành của vùng hiện hành sẽ có màu khác với các ô còn lại trong vùng.
ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH
Mở một bảng tính mới:
Vào menu File chọn mục New
Trong bảng General chọn làm việc với Workbook -> Chọn OK.
Hoặc chọn biểu tượng New trên Toolbars.
Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N.
ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH
Mở bảng tính đã có:
Để mở bảng tính đã có trên ổ đĩa, người sử dụng có thể thực hiện một trong các cách sau:
Vào menu File chọn mục Open.
Hoặc có thể mở biểu tượng Open trên thanh Toolbar.
Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+O.
ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH
Màn hình sẽ xuất hiện hộp hội thoại chọn:
Lựa chọn thư mục chứa tập tin cần mở trong mục “Look in”.
Chọn tập tin cần mở trong màn hình trình bày.
Nhấp chọn nút Open hoặc nhấp đúp vào tập tin cần mở để mở tập tin.
ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH
Lưu trữ bảng tính :
Vào menu File chọn mục Save.
Chọn biểu tượng Save
Bấm tổ hợp phím Ctrl+S
Trường hợp người sử dụng đang làm việc với bảng tính mới, MS Excel tự động gán tên ngầm định là Book1.xls. Khi lưu bảng tính lần đầu, MS Excel 2003 sẽ bật hộp hội thoại “Save As” để người sử dụng đặt tên cho bảng tính.
ĐÓNG, MỞ, LƯU BẢNG TÍNH
Lưu trữ bảng tính :
Người sử dụng chọn thư mục để lưu trữ trong mục Save in.
Gõ tên cần đặt vào mục file name.
Lựa chọn kiểu định dạng cho bảng tính cần lưu trong mục Save as type:
Nhấp chọn nút save để thực hiện lưu trữ
CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO
CÁC PHÍM SOẠN THẢO
Tại một thời điểm con trỏ luôn luôn tồn tại con trỏ trong 1 ô của bảng tính
,:Lên, xuống 1 dòng
,: Qua phải, trái 1 ô
PgUp, PgDown: Lên, xuống 1 trang
Ctrl + Pgup , Ctrl + PgDown : Dịch sang Sheet bên phải (trái) Sheet hiện hành
CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO
CÁC PHÍM SOẠN THẢO
Ctrl + : Về cột đầu tiên trong Sheet
Ctrl + : Về cột cuối cùng trong Sheet
Home: Về đầu dòng
Ctrl + Home: Về ô đầu tiên trong Sheet
Ctrl + End: Về ô cuối cùng trong vùng dữ liệu của Sheet
Ngoài ra ta có thể di chuyển đến ô khác bằng cách nhắp chuột đến ô đó
CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO
Nhập dữ liệu và chỉnh sửa dữ liệu
Nhập dữ liệu:Nhập dữ liệu vào ô nào thì nhắp chuột vào ô đó để nhập
Chỉnh sửa dữ liệu: Chọn ô muốn chỉnh sửa nhấn F2.
Sao chép, dịch chuyển dữ liệu
Thao tác chọn
Chọn dòng: Click chuột tại đường biên bên trái của bảng tính
Chọn cột: Click chuột tại đường biên bên trên của bảng tính
Chọn cả bảng tính: Click tại ô giao nhau giữa tiêu đề hàng và cột hoặc dùng Ctrl +A
Sao chép, dịch chuyển dữ liệu
Thao tác chọn
Chọn một ô: Nhắp chuột tại ô cần chọn.
Chọn vùng: Có 2 cách
Dùng Mouse : Kéo lê chuột từ ô góc trái trên đến ô góc phải dưới hay ngược lại.Dùng bàn phím :
Chọn ô đầu vùng, giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên để mở rộng vùng chọn.
Sao chép, dịch chuyển dữ liệu
Sao chép
Chọn vùng nguồn
Edit / Copy (Ctrl + C)
Chọn vùng đích
Edit / Paste (Ctrl +V)
Sao chép, dịch chuyển dữ liệu
Di chuyển
Chọn vùng nguồn
Edit / Cut (Ctrl + X)
Chọn vùng đích
Edit / Paste (Ctrl +V)
Sao chép, dịch chuyển dữ liệu
Xóa dữ liệu
Chọn vùng nguồn
Nhấn phím Delete hoặc Edit / Clear / Contents
CÁC KIỂU DỮ LIỆU
Kiểu số (number):
Gồm các số hợp lệ từ 0 đến 9 và có thể bao gồm các ký tự đặc biệt như :+- ( ) $ % ...
Dữ liệu kiểu số được nhập vào mặc nhiên là dạng General, được canh phải trong ô.
Dấu #### xuất hiện khi độ rộng của cột không đủ hiển thị số trong ô. Để hiển thị số bình thường thì chỉ việc tăng độ rộng của cột.
Kiểu chuỗi (Text):
Kí tự đầu tiên của dữ liệu có thể là chuỗi hay số. Để nhập một số dưới dạng một chuỗi, phải gõ kí tự định vị chuỗi (‘) vào trước số đó.
Ví dụ: nhập ‘123 sẽ cho ra con số 123 ở dạng chuỗi.
Mặc nhiên dữ liệu chuỗi được canh trái trong ô.
Trong các công thức, dữ liệu kiểu chuỗi phải được đặt giữa cặp nháy đôi (“ “)
Ví dụ: =If(C3>=5;”Đậu”;”Rớt”)
Kiểu ngày tháng :
Dữ liệu kiểu ngày tháng là một dạng của dữ liệu kiểu số.
Kiểu ngày tháng được chia thành 2 loại: viết tắt (Short Date) hoặc viết đầy dủ (Long Date) gồm các dạng sau:
DD/MM/YYYY : Ngày/Tháng/Năm 21/04/2006
DD/MM/YY : Ngày/Tháng/Năm 21/04/06
MM/DD/YY : Tháng/ Ngày/Năm 04/21/06
DD/MMM/YY: Ngày/Tháng/Năm 21/Apr/06
MMM/YY : Tháng/Năm Apr/05
DD/MMM : Ngày/Tháng 01/Apr
Kiểu logic:
Chỉ nhận giá trị TRUE(đúng) hoặc FALSE (sai)
Thường dùng các phép so sánh để nhận kết quả logic
Ví dụ: 7>3 ->True
Kiểu công thức:
Dữ liệu kiểu công thức có thể là các phép toán hoặc các hàm.
Muốn nhập dữ liệu kiểu công thức, thì kí tự đầu tiên phải là dấu bằng (=), dấu cộng (+).
Ví dụ: =A3+B3
SAO CHÉP CÔNG THỨC
Bước 1: Nhập công thức cho ô cần tính, nhập xong gõ phím Enter để máy tính toán kết quả. Sau đó đưa con trỏ ô về ô vừa gõ công thức.
Bước 2: Di chuyển chuột về góc phải dưới của con trỏ ô đến khi xuất hiện dấu +,nhấn và kéo chuột sang trái, sang phải trong cùng một hàng; lên trên, xuống dưới trong cùng một cột của ô đó để copy công thức đến các ô mà con chuột đi qua.
CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ
Địa chỉ tương đối
Là địa chỉ sẽ thay đổi (theo phương, chiều, khoảng cách giữa vùng nguồn và đích) khi sao chép công thức chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính.
Được viết dưới dạng:
VD: A4, B10
CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ
Địa chỉ tương đối
Là địa chỉ sẽ thay đổi (theo phương, chiều, khoảng cách giữa vùng nguồn và đích) khi sao chép công thức chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính.
Được viết dưới dạng:
VD: A4, B10
CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ
Địa chỉ tuyệt đối
Là địa chỉ sẽ không thay đổi khi sao chép công thức chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính.
được viết dưới dạng: $
VD: $A$4, $B$10
CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ
Địa chỉ hỗn hợp
Là địa chỉ sẽ theo đổi theo phương (hoặc chiều) và khoảng cách khi sao chép dữ liệu từ vùng nguồn đến vùng đích
Được viết dưới dạng:
<$Cột>
hoặc
VD: $A6, B$8
CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ
Chú ý:
Để chuyển đổi giữa các kiểu địa chỉ, nhấn phím F4 để chuyển đổi
CÁC TOÁN TỬ
Toán tử số học
Các toán tử số học bao gồm (được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên):
%: Toán tử phần trăm.
^ : Toán tử mũ hay còn gọi là lũy thừa.
*, / : Toán tử nhân, chia.
+, - : Toán tử cộng, trừ.
CÁC TOÁN TỬ
Toán tử nối chuỗi
Toán tử nối chuỗi dùng để nối các chuỗi thành 1 chuỗi duy nhất
Toán tử có dạng: &
Ví dụ: “Đại”&“Học” ĐạiHọc
“Đại”&” “&“Học” Đại Học
CÁC TOÁN TỬ
Toán tử so sánh
Các toán tử so sánh gồm:
> lớn hơn
< nhỏ hơn
= bằng
<> khác nhau
>= lớn hơn hoặc bằng
<= nhỏ hơn hoặc bằng
Chương 2: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
ĐỊNH DẠNG VÙNG DỮ LIỆU
CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH
THAO TÁC TRÊN CÁC SHEET
ĐỊNH DẠNG VÙNG DỮ LIỆU
Định dạng kiểu số :
Cùng 1 giá trị, nhưng kiểu số có nhiều kiểu hiển thị khác nhau.
Dữ liệu loại số được định dạng trong ô phụ thuộc vào 2 thành phần: dạng số (Category) và kiểu định dạng (Format Code).
Định dạng kiểu số
Cách 1: sử dụng lệnh
Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.
Vào menu Format chọn mục Cells...
Định dạng kiểu số
Trong cửa sổ Format Cells, tiến hành chọn dạng số trong khung Category.
Số chưa định dạng (Gerneral).
Số đã được định dạng theo kiêu số (Number).
Số ở dạng tiền tệ (Currency).
Số ở dạng kế toán (Accounting).
Số ở dạng ngày (Date).
Số ở dạng giờ(Time).
Định dạng kiểu số
Trong cửa sổ Format Cells, tiến hành chọn dạng số trong khung Category.
Số phần trăm % (Percentage).
Số ở dạng chuỗi (Text).
Số ở dạng phân số (Fraction).
Số ở dạng khoa học (Scientific).
Số ở dạng đặc biệt (Special) như mã điện thoại, mã vùng…
Một số được khai báo khác (Custom).
Định dạng kiểu số
Trong cửa sổ Format Cells, tiến hành chọn:
Chọn dạng số trong khung Category.
Chọn số lẻ thập phân trong hộp Decimal Places.
Chọn kiểu số âm trong khung Negative Number.
Chọn ô kiểm tra Use 1000 separator (.) để xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn.
Xem mẫu trong khung Sample.
Chọn OK hoặc nhấn Enter
Định dạng kiểu số
Muốn tạo thêm 1 kiểu định dạng mới ngoài những kiểu có sẵn. Chọn Custom trong khung Category và gõ kiểu định dạng vào trong khung Type.
Ví dụ: để định dạng kiểu ngày tháng năm theo kiểu ngày/tháng/năm.
Bước 1: Chỉnh kiểu định dạng ngày trong Control Panel của Windows là dd/mm/yyyy
Bước 2: Trong mục Type trong thẻ Number của cửa sổ Format cells, nhập dd/MM/yyyy
Định dạng kiểu số
Cách 2: sử dụng biểu tượng.
Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.
Click chuột tại biểu tượng Comma Style để nhóm 3 số thành 1 nhóm (xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn).
Click biểu tượng Ascending để tăng số lẻ thập phân.
Click biểu tượng Descending để giảm số lẻ thập phân.
Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ
Trong cửa sổ Format Cells, tiến hành chọn:
Trong khung Category, chọn Curency
Chọn số lẻ thập phân trong hộp Decimal Places.
Chọn ký hiệu tiền tệ trong khung Symbol
Chọn kiểu số âm trong khung Negative Number.
Xem mẫu trong khung Sample.
Định dạng kiểu số
Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ
Có thể click chuột tại biểu tượng Curency trên thanh công cụ Formatting để áp dụng kiểu định dạng tiền tệ mặc định.
Lưu ý: ký hiệu tiền tệ mặc định và vị trí của nó do Windows qui định trong mục Regional and Language Options của trình ứng dụng Control Panel.
Định dạng Font chữ
Trong cửa sổ Format Cells, chọn tab Font:
Chọn Font chữ trong hộp Font.
Chọn kiểu trình bày trong hộp Font Style.
Chọn kích thước chữ trong mục size.
Chọn kiểu gạch chân trong mục Underline.
Chọn màu trong mục Color.
Định dạng Font chữ
Trong mục Efects, có 3 lựa chọn:
Strikethrough: Gạch ngang chữ
Superscript: đánh số mũ (X2).
Subscript: Đánh chỉ số dưới (H2O)
Chọn Font chữ mặc định trong Excel:
Vào menu Tool chọn Options
Trong cửa sổ option, chọn làm việc trên tab General.
Chọn font chữ trên mục Standard font
Chọn kích thước chữ trong mục size.
Chọn OK xuất hiện hộp thông báo, chọn OK.
Thoát khỏi MS Excel, sau đó khởi động lại để cập nhật kiểu định dạng
Định dạng vị trí dữ liệu trong ô
Dữ liệu trong ô được định dạng mặc định theo kiểu dữ liệu được nhập vào.
Dữ liệu hiển thị trong ô có thể được canh theo chiều ngang của ô (Horizontal), được canh theo chiều cao của ô (Vertical) và trải dữ liệu theo chiều ngang hay chiều dọc (Orientation).
Định dạng vị trí dữ liệu trong ô:
Trong của sổ Format Cells, chọn làm việc trên tab Alignment.
Chọn kiểu canh dữ liệu theo chiều ngang của ô trong hộp thoại Horizontal với:
Generral: Canh theo mặc định của dữ liệu.
Left: Canh trái
Right: Canh phải
Center: Canh giữa
Fill: làm đầy ô
Justify: Canh đều 2 bên
Center across selection: canh giữa các ô đã chọn. Dữ liệu muốn canh giữa của vùng đã chọn phải nằm ở ô đầu tiên của vùng.
Định dạng vị trí dữ liệu trong ô:
Chọn kiểu canh dữ liệu theo chiều ngang của ô trong hộp thoại Vertical với:
Top: nằm sát đỉnh.
Bottom : nằm sát đáy.
Center : canh giữa.
Justify: canh đều dữ liệu theo chiều cao.
Chọn hình thức trải dữ liệu trong Orientation. Thay đổi trị số trong hộp Degrees để thay đổi chiều hướng trải dữ liệu trong ô.
Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng
Mục Text Control gồm:
Chọn Wrap Text: tự động tăng chiều cao của ô cho vừa đủ chứa dữ liệu (không thay đổi chiều rộng của ô). Nhấn Alt + Enter để xuống dòng trong ô
Chọn shrink to fit: tự động thu nhỏ cỡ chữ sao cho dữ liệu chứa vừa đủ trong ô mà không thay đổi kích thước của ô.
Chọn Merge cells: Trộn các ô đã chọn thành 1 ô.
Sử dụng các biểu tượng trên thanh Toolbar
Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.
Click chuột tại các biểu tượng định dạng.
Align Left: Canh trái
Align Right: Canh phải
Center: Canh giữa
Merge and Center: Trộn các ô đã chọn thành một ô và canh giữa theo chiều ngang. Nếu muốn bỏ trộn ô: Chọn ô đã trộn và kích vào biểu tượng Merge and Center
Kẻ khung và tạo màu nền
Kẻ khung
Trong hộp thoại Format Cells chọn làm việc trên tab Border.
Kẻ khung
Thực hiện chọn:
Kiểu đường kẻ trong mục style
Màu đường kẻ trong hộp Color
Thực hiện kẻ khung cho bảng tính bằng cách chọn các đường trong mục Presets hoặc Border.
Có thể sử dụng biểu tượng Borders trên thanh công cụ để kẻ khung
Tô màu nền
Trong hộp thoại Format Cells chọn làm việc trên tab Patterns.
Chọn vùng cần tô màu nền.
Chọn màu nền trong mục Color
Chọn kiểu nền trong mục Pattern
Chọn OK để cập nhật
Có thể sử dụng biểu tượng Fill Color trên thanh công cụ để tô màu nền
Sao chép định dạng
Chọn đối tượng đã được định dạng.
Nhắp chuột vào biểu tượng Format Paiter trên thanh công cụ Standard.
Rê chuột và quét lên các đối tượng cần sao chép định dạng.
CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH
Chèn cột, dòng, ô
Chèn cột:
Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn chèn. Các cột được chọn sẽ đổi màu. Số lượng cột được chèn vào sẽ bằng số lượng cột đã chọn.
Vào menu Insert chọn lệnh Columns.
Hoặc kích phải chuột trong cột đã chọn, sau đó chọn mục Insert.
Chèn dòng
Chọn dòng (hoặc nhiều dòng) muốn chèn. Các dòng được chọn sẽ đổi màu. Số lượng dòng được chèn vào sẽ bằng số lượng dòng đã chọn.
Vào menu Insert chọn lệnh Row.
Hoặc kích phải chuột trong dòng đã chọn, sau đó chọn mục Insert.
Chèn ô:
Chọn vị trí muốn chèn các ô, các ô được chọn sẽ đổi màu. Số lượng các ô được chọn sẽ là số lượng các ô sẽ được chèn vào bảng tính.
Vào menu Insert chọn mục Cells...
Hoặc kích phải chuột lên vùng đã chọn, sau đó chọn mục Insert.
Chèn ô:
Trong cửa sổ Insert chọn:
+ Shift Cell Right: chuyển dữ liệu vùng hiện hành sang phải
+ Shift Cell Down: chuyển dữ liệu vùng hiện hành xuống dưới
+ Entire Row: Chèn nguyên dòng
+ Entire Column: Chèn nguyên cột
Chọn OK để thực hiện chèn.
Xóa cột, dòng, ô
Xóa cột
Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn xóa.
Vào menu Edit chọn Delete.
Hoặc kích phải chuột trong vùng đã chọn, chọn Delete
Xóa cột, dòng, ô
Xóa dòng:
Chọn dòng (hoặc nhiều dòng) muốn xóa.
Vào menu Edit chọn Delete.
Hoặc kích phải chuột trong vùng đã chọn, chọn Delete
Xóa cột, dòng, ô
Xóa ô:
Chọn ô (hoặc nhiều ô) muốn xóa.
Vào menu Edit chọn Delete.
Hoặc kích phải chuột trong vùng đã chọn, chọn Delete.
Xóa ô:
Trong cửa sổ Delete chọn:
+ Shift Cell Right: chuyển dữ liệu vùng bên phải vào vùng bị xóa
+ Shift Cell Down: chuyển dữ liệu vùng bên dưới vào vùng bị xóa
+ Entire Row: Xóa nguyên dòng
+ Entire Column: xóa nguyên cột
Chọn OK để thực hiện xóa.
Thay đổi kích thước cột, dòng
Thay đổi kích thước cột:
Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng.
Đưa chuột về dòng chứa tên cột. Con trỏ sẽ có dạng mũi tên hai đầu
Người sử dụng drag chuột để thay đổi độ rộng các cột. Các cột đã được chọn sẽ có độ rộng bằng nhau.
Thay đổi kích thước cột:
Sử dụng lệnh:
Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi
Vào menu Format chọn mục Column chọn Width hoặc kích phải chuột vào vùng cột chọn chọn mục Column Width trên menu tắt.
Trong cửa sổ Column Width, gõ vào độ rộng của cột trong hộp Column Width.
Chọn OK.
Thay đổi kích thước dòng
Chọn dòng (hoặc các dòng) cần thay đổi độ rộng.
Đưa chuột về dòng chứa tên dòng. Con trỏ sẽ có dạng mũi tên hai đầu
Người sử dụng drag chuột để thay đổi độ rộng các dòng. Các dòng đã được chọn sẽ có độ rộng bằng nhau.
Thay đổi kích thước dòng
Có thể sử dụng lệnh
Chọn dòng (hoặc các dòng) cần thay đổi độ rộng.
Vào menu Format chọn mục Row chọn Height
Hoặc kích phải chuột vào vùng dòng chọn chọn mục Row Height.
Trong cửa sổ Row Height, gõ vào độ rộng của dòng trong hộp Row Height.
4. Ẩn, hiển thị cột dòng
Ẩn cột, dòng
Chọn cột dòng cần ẩn
Format/ Column (hoặc Row)/ Hide
Hiện cột, dòng
Chọn cột dòng cần hiện
Format/ Column (hoặc Row)/ Unhide
THAO TÁC TRÊN CÁC SHEET
Thêm 1 Sheet vào bảng tính
Đổi tên 1 Sheet
Sao chép (Copy)Sheet
Di chuyển (Move)Sheet
Xóa bỏ Sheet
Nhóm các Sheet
Ẩn hiện các Sheet
Chương 3: CÁC HÀM TRONG EXCEL
CÁCH SỬ DỤNG HÀM
HÀM TOÁN HỌC
HÀM LOGIC (LOGICAL)
HÀM THỐNG KÊ (STATISTICAL)
HÀM XỬ LÝ CHUỖI (TEXT)
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU (LOOKUP & REFERENCE)
HÀM NGÀY VÀ GIỜ (Date & Time)
MỘT SỐ THÔNG BÁO LỖI
CÁCH SỬ DỤNG HÀM
Khái niệm
Cú pháp hàm
Lưu ý
Tra cứu hàm
KHÁI NIỆM
Hàm (Funtion) là những công thức định sẵn nhằm thực hiện một yêu cầu tính toán nào đó. Kết quả trả về của một hàm có thể là một giá trị cụ thể tùy thuộc vào chức năng của hàm hoặc một thông báo lỗi.
Excel có khoảng 300 hàm và phân theo từng nhóm.
CÚ PHÁP HÀM
Tên hàm(Danh sách đối số)
Tên hàm: Sử dụng theo quy ước của Excel
Danh sách đối số: là những giá trị truyền vào cho hàm để thực hiện một công việc nào đó. Đối số của hàm có thể là hằng số, chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, những hàm khác
VD: Hàm Now(), Int(B3)….
LƯU Ý
Tên hàm không phân biệt chữ hoa hoặc chữ thường, phải viết đúng theo cú pháp
Nếu hàm có nhiều đối số thì các đối số phải đặt cách nhau bởi dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy
Hàm không có đối số cũng phải có dấu “( )”. VD: hàm Now()
Các hàm có thể lồng nhau nhưng phải đảm bảo cú pháp của hàm
TRA CỨU HÀM
Chọn ô cần nhập hàm
Click nút Insert Function (hay chọn lệnh Insert / Function)
Trong hộp thoại Insert Function
Nhập tên hàm cần tìm vào mục search for a function, nhấn nút Go
chọn All ở hộp danh sách Or select a Category
TRA CỨU HÀM
Click sang hộp Select a Function, nhấn ký tự đầu tiên của tên hàm để di chuyển nhanh trong hộp. Chọn hàm cần dùng. Chọn OK
Nhập các đối số vào các hộp Text Box.
Nếu một đối số lại là một Function mới, click vào nút mũi tên ở vị trí của hộp Name Box, nếu chưa xuất hiện tên hàm thì chọn More Funtion, hộp thoại Insert Funtion xuất hiện, lặp lại thao tác nhập hàm. Để trở về hàm trước đấy, click vào vị trí cần thiết trên thanh Formula (Không chọn nút OK khi chưa hoàn tất công việc nhập hàm)
Nhập các đối số còn lại của hàm.
Chọn OK để kết thúc
HÀM TOÁN HỌC
Hàm ABS
Cú pháp:
=ABS(Number)
Công dụng: trả về trị tuyệt đối của số Number.
Ví dụ:
=ABS(-5) ->5
HÀM TOÁN HỌC
Hàm INT
Cú pháp:
=INT(Number)
Công dụng: trả về phần nguyên của số Number.
Ví dụ:
=INT(5,9) ->5
HÀM TOÁN HỌC
Hàm MOD
Cú pháp:
=MOD(Number1;Number 2)
Công dụng: trả về giá trị phần dư của phép chia Number1 chia cho Number2
Ví dụ:
=MOD(10;3) ->1
HÀM TOÁN HỌC
Hàm ROUND
Cú pháp:
=ROUND(Number;n)
Công dụng: dùng để làm tròn số theo nguyên tắc: lớn hơn hoặc bằng 5 thì được nâng lên và ngược lại. Kết quả của hàm phụ thuộc vào giá trị n.
HÀM TOÁN HỌC
Hàm ROUND
Ví dụ:
Nếu n >=0: trả về giá trị đã được làm tròn của số Number và lấy n số lẻ thập phân.
=ROUND(234,66 ; 1) ->234,7
=ROUND(4,364; 2) -> 4,36
=ROUND(5678,7 ; 0) -> 5679
HÀM TOÁN HỌC
Hàm ROUND
Ví dụ:
Nếu n <0: làm tròn phần nguyên của số number tại vị trí thứ n (kể từ dấu thập phân sang trái).
=ROUND(12345;-3) -> 12000
=ROUND(5467;-2) -> 5500
HÀM TOÁN HỌC
Hàm ROUND
Hàm ROUNDUP
Tương tự hàm Round nhưng làm tròn lên
VD: =roundup(9,23,1) = 9.3
Hàm ROUNDDOWN
Tương tự hàm Round nhưng làm tròn xuống
VD: =rounddown(9,27,1) = 9.2
HÀM TOÁN HỌC
Hàm SQRT
Cú pháp:
=SQRT(Number)
Công dụng: trả về căn bậc hai của Number.
Ví dụ:
=SQRT(9) ->3
HÀM TOÁN HỌC
Hàm SUM
Cú pháp:
=SUM(Number1; Number2; ...)
hoặc =SUM(vùng)
Công dụng: Hàm tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện.
Ví dụ:
Số liệu trong các ô G2=4; G3=7; G4=6 thì
=SUM(G2:G4) ->17
HÀM TOÁN HỌC
Hàm SUM
Có thể sử dụng biểu tượng AutoSum trên thanh công cụ để tính tổng
HÀM TOÁN HỌC
Hàm SUMIF
Cú pháp:
=SUMIF (range;criteria;[sum_range])
Công dụng: trả về tổng của danh sách các đối số hoặc của vùng.
range: Vùng điều kiện
criteria: Điều kiện tính tổng, có thể là số, chữ hoặc biểu thức
sum_range: Vùng tính tổng
Hàm SUMIF chỉ tính tổng theo 1 điều kiện.
HÀM TOÁN HỌC
Hàm SUMIF
Ví dụ: Tính số lượng của sản phẩm bánh
=Sumif(D2:D5;”bánh”;E2:E5)
HÀM LOGIC
Hàm AND
Cú pháp:
=AND(logical1; logical2,...)
Công dụng: Dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra đồng bộ, trong đó: logical1, logical1, ... là những biểu thức logic. Kết quả của hàm là True (đúng) nếu tất cả các đối số là True, các trường hợp còn lại cho giá trị False (sai)
Ví dụ:
=AND(3<6; 4>5) cho giá trị False
=AND(3>2; 5<8) cho giá trị True.
HÀM LOGIC
Hàm OR
Cú pháp:
=OR(logical1; logical2;...)
Công dụng: Dùng để liên lết điều kiện để kiểm tra đồng bộ, trong đó: logical1, logical1, ... là những biểu thức logic. Kết quả của hàm là False (sai) nếu tất cả các đối số là False, các trường hợp còn lại cho giá trị True (đúng)
Ví dụ:
=OR(3>6; 4>5) cho giá trị False.
=OR(3>2; 5>8) cho giá trị True.
HÀM LOGIC
Hàm NOT
Cú pháp:
=NOT(logical)
Công dụng: Trả về trị phủ định của biểu thức logic
Ví dụ:
=NOT(3<6) cho giá trị False
HÀM LOGIC
Hàm IF
Cú pháp:
=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])
Công dụng:
Trả lại giá trị ghi trong value_if_true (giá trị khi đúng) nếu logical_test (biểu thức logic) là TRUE
Ngược trả về giá trị ghi trong value_if_false (giá trị khi sai) nếu logical_test (biểu thức logic) là FALSE
Hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp.
Ví dụ:
HÀM THỐNG KÊ
Hàm AVERAGE
Cú pháp:
= AVERAGE(Number1; Number2, ...)
hoặc =AVERAGE (vùng)
Công dụng: trả về giá trị trung bình cộng của danh sách đối số hoặc của vùng.
Ví dụ:
=AVERAGE(4;2;6) -> 4
HÀM THỐNG KÊ
Hàm MAX
Cú pháp:
=MAX(Number1; Number2, ...)
hoặc =MAX(vùng)
Công dụng: trả về giá trị lớn nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng.
Ví dụ:
=MAX(4;2;16;0) -> 16
HÀM THỐNG KÊ
Hàm MIN
Cú pháp:
=MIN(Number1; Number2; ...)
hoặc =MIN(vùng)
Công dụng: trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng.
Ví dụ:
=MIN(4;7;-3) -> -3
HÀM THỐNG KÊ
Hàm COUNT
Cú pháp:
= COUNT(value1, value2…)
hoặc =COUNT(vùng)
Công dụng: đếm số lượng ô có chứa dữ liệu kiểu số trong vùng hoặc được liệt kê trong ngoặc (không đếm ô chứa dữ liệu kiểu chuỗi và ô rỗng).
Ví dụ:
= COUNT(2,ab,5,4) trả về giá trị là 3
HÀM THỐNG KÊ
Hàm COUNTA
Cú pháp:
= COUNTA(value1, value2…)
hoặc =COUNTA(vùng)
Công dụng: đếm số lượng ô có chứa dữ liệu trong vùng hoặc được liệt kê trong ngoặc (không đếm ô rỗng).
Ví dụ:
HÀM THỐNG KÊ
Hàm COUNTBLANK
Cú pháp:
=COUNTBLANK (vùng)
Công dụng: đếm số lượng ô rỗng trong vùng.
Ví dụ:
HÀM THỐNG KÊ
Hàm COUNTIF
Cú pháp:
= COUNTIF(range; criteria)
Range: Vùng đếm
Criteria: Điều kiện đếm
Công dụng: đếm số lượng ô trong vùng range thỏa mãn điều kiện criteria.
HÀM THỐNG KÊ
Hàm COUNTIF
Ví dụ: Cho bảng tính như sau, yêu cầu đếm số mặt hàng có số lượng >=15
HÀM THỐNG KÊ
Hàm RANK
Cú pháp:
=RANK(Number; ref; order)
Công dụng: Sắp xếp vị thứ của số number trong vùng vùng so sánh ref, dựa vào cách sắp xếp order.
Nếu order =0, hoặc bỏ trống, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự giảm dần (giá trị lớn nhất sẽ ở vị trí 1)
Nếu order khác 0, Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự tăng dần (giá trị lớn nhỏ sẽ ở vị trí 1)
Ví dụ:
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm LEFT
Cú pháp:
=LEFT(Text; [num_chars])
Công dụng: trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên trái của chuỗi text.
Ví dụ:
=LEFT(“INDEC”;3) -> “IND”
Chú ý: Trong công thức chuỗi ký tự phải được đặt trong dấu nháy kép “”
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm RIGHT
Cú pháp:
=RIGHT(Text; [num_chars])
Công dụng: trả về một chuỗi con gồm num_chars ký tự bên phải của text.
Ví dụ:
=RIGHT(“INDEC”;2) -> “EC”
Hàm MID
Cú pháp:
=MID(Text; start_num; num_chars)
Công dụng: trả về num_char ký tự của text bắt đầu từ vị trí numstart tính từ trái sang phải.
Ví dụ:
=MID(“INDEC”;3;2) -> “DE”
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm UPPER
Cú pháp:
=UPPER(Text)
Công dụng: trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ hoa.
Ví dụ:
=UPPER (“indec”) trả về chuỗi “INDEC”
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm LOWER
Cú pháp:
=LOWER(Text)
Công dụng: trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ thường .
Ví dụ:
=Lower(“INDEC”) trả về chuỗi “indec”
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm PROPER
Cú pháp:
=PROPER (Text)
Công dụng: trả về chuỗi Text, trong đó kí tự đầu tiên của mỗi từ được đổi sang dạng chữ hoa.
Ví dụ:
=Proper(“NGUYỄN văn AN”) -> “Nguyễn Văn An”
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm TRIM
Cú pháp:
=TRIM(Text)
Công dụng: trả về chuỗi sau khi loại bỏ các kí tự trắng thừa trong chuỗi Text.
Ví dụ:
=Trim(“ HỒ CHÍ MINH ”)-> “HỒ CHÍ MINH”
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm LEN
Cú pháp:
= LEN(Text)
Công dụng: Trả về độ dài của chuỗi Text .
Ví dụ:
=LEN(“INDEC”) ->5
HÀM XỬ LÝ CHUỖI
Hàm VALUE
Cú pháp:
=VALUE(Số ở kiểu chuỗi)
Công dụng: dùng để chuyển đổi một số ở kiểu chuỗi sang kiểu số.
Ví dụ:
=value(“2007”) ->2007
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm VLOOKUP
Cú pháp:
=VLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup])
=VLOOKUP(Trị dò; Bảng dò; Cột N; [Cách dò])
range_lookup: giá trị logic true(1) hoặc false(0) để xác định Cách dò.
Nếu giá trị này là 0 hoặc false thì dò tìm chính xác.
Nếu là 1 hoặc True hoặc bỏ trống thì dò theo khoảng và yêu cầu cột đầu tiên của bảng dò phải được sắp xếp theo chiều tăng dần.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm VLOOKUP
Công dụng: Hàm này dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào “trị dò” và “bảng dò”. Excel đem “trị dò” dò vào cột đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở cột N tham chiếu trên bảng dò và phụ thuộc vào cách dò.
Lưu ý:
Bảng dò thường được chọn là địa chỉ tuyệt đối.
Có thể lồng các hàm khác vào trong hàm Vlookup.
Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị
Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng dò.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm HLOOKUP
Cú pháp:
=HLOOKUP(Trị dò; Bảng dò; Hàng N; [Cách dò])
=HLOOKUP(lookup_value; table_array; row_index_num; [range_lookup])
Công dụng: Tương tự như hàm VLOOKUP, hàm HLOOKUP dùng để trả về giá trị cho ô hiện hành dựa vào “trị dò” và “bảng dò”. Excel đem “trị dò” dò vào hàng đầu tiên trong bảng dò, nếu tìm thấy thì trả về dữ liệu ở hàng N tham chiếu trên bảng dò và phụ thuộc vào cách dò.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm MATCH
Cú pháp:
MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])
MATCH(Trị dò, bảng dò, [Cách tìm])
Trong đó:
Bảng dò lookup_array phải là mảng 1 chiều.
match_type: cách dò
Nếu cách dò là 0: dò chính xác,
Nếu dò đúng khớp thì trả về vị trí tìm thấy trị dò trong bảng dò.
Nếu không trả về #N/A.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm MATCH
match_type:cách dò
Nếu cách dò là 1 hoặc bỏ trống: dò trong khoảng (tương đối). Trường hợp này mảng giá trị phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Nếu trị dò nhỏ hơn phần tử đầu tiên của bảng dò thì trả về giá trị là #N/A (Not Available: bất khả thi).
Nếu dò đúng khớp thì trả về đúng giá trị ở hàng tham chiếu,
Nếu dò không đúng thì trả về giá trị của phép dò nhỏ hơn gần nó nhất.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm MATCH
match_type:cách dò
Nếu cách dò là -1 hoặc bỏ trống: dò trong khoảng (tương đối). Trường hợp này mảng giá trị phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
Nếu trị dò lớn hơn phần tử đầu tiên của bảng dò thì trả về giá trị là #N/A (Not Available: bất khả thi).
Nếu dò đúng khớp thì trả về đúng giá trị ở hàng tham chiếu,
Nếu dò không đúng thì trả về giá trị của phép dò lớn hơn gần nó nhất.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm MATCH
Công dụng: Hàm trả về vị trí tìm thấy giá trị tìm kiếm lookup_value trong vùng tìm kiếm lookup_array dựa vào Cách tìm kiếm match_type..
Lưu ý:
Hàm Match không phân biệt chữ hoa và thường.
Nếu tìm kiếm không thành công trả về lỗi #N/A.
Trong trường hợp match_type (Cách tìm kiếm) là 0, và lookup_value là kiểu text, ta có thể sử dụng ký tự đại diện *,? để tìm kiếm, và sẽ trả về vị trí tìm thấy đầu tiên của giá trị đó.
HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU
Hàm INDEX
Cú pháp:
=INDEX(array,row_num,[column_num])
=INDEX(Bảng; hàng X; cột Y)
Ý nghĩa: Hàm INDEX dùng để lấy dữ liệu của ô tại toạ độ (hàng X; cột Y) của Bảng.
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm DAY
Cú pháp:
=DAY(chuỗi ngày tháng)
Ý nghĩa: trả về giá trị là ngày trong chuỗi ngày tháng. Ngày được trả về là số nguyên từ 1->31.
Ví dụ:
=DAY(“01/04/2006”) --> 1
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm MONTH
Cú pháp:
=MONTH(chuỗi ngày tháng)
Ý nghĩa: trả về giá trị là tháng trong chuỗi. Tháng được trả về là số nguyên từ 1 đến 12
Ví dụ: :
=MONTH(“01/04/2006”) --> 4
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm YEAR
Cú pháp:
=YEAR(chuỗi ngày tháng)
Ý nghĩa: trả về giá trị là năm trong chuỗi. Năm được trả về là số nguyên
Ví dụ:
=YEAR(“01/04/2006”) --> 2006
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm WEEKDAY
Cú pháp:
= WEEKDAY(serial_number,[return_type])
= WEEKDAY(Chuỗi ngày tháng,[kiểu trả về])
Công dụng: Trả về số thứ tự của chuỗi ngày serial_number trong tuần phụ thuộc vào kiểu trả vể Return type.
Nếu Return_type là:
1 hoặc bỏ trống: Số 1(Chủ Nhật) cho đến số 7(Thứ 7).
2 : Số 1(Thứ 2) cho đến số 7(Chủ Nhật).
3 : Số 0 (Thứ 2) cho đến số 6(Chủ Nhật).
Ví dụ:
=WEEKDAY(“08/08/2008”) --> 6
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm TODAY
Cú pháp:
= TODAY()
Công dụng: Trả về ngày hiện hành của Hệ thống.
Ví dụ:
=TODAY() “01/08/2008”
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm HOUR
Cú pháp:
=HOUR(chuỗi giờ)
Ý nghĩa: trả về giá trị là giá trị giờ trong chuỗi.
Ví dụ:
=HOUR(“11:25:40”) -> 11
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm MINUTE
Cú pháp:
=MINUTE(chuỗi giờ)
Ý nghĩa: trả về giá trị là giá trị phút trong chuỗi
Ví dụ:
=MINUTE (“11:25:40”) -> 25
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm SECOND
Cú pháp:
=SECOND(chuỗi giờ)
Ý nghĩa: trả về giá trị là giá trị giây trong chuỗi
Ví dụ:
=SECOND(“11:25:40”) -> 40
HÀM NGÀY VÀ GIỜ
Hàm NOW
Cú pháp:
=NOW()
Ý nghĩa: trả về ngày giờ hiện tại của hệ thống.
Ví dụ:
=NOW() -> “1/8/2008 10:25”
MỘT SỐ THÔNG BÁO LỖI
Lỗi # DIV/0 ! (Devide by zero): Xảy ra khi trong công thức có phép tính chia cho ô chứa giá trị 0 hoặc ô trống.
Lỗi # N/A (Not available): Xảy ra khi dùng hàm tìm kiếm tìm một giá trị không có trong phạm vi.
Lỗi # NAME?: Xảy ra khi trong công thức có một tên mà Excel không hiểu được (Viết sai tên ô, tên vùng, tên hàm. Trong công thức có sử dụng chuỗi nhưng không viết trong cặp dấu nháy kép ””).
MỘT SỐ THÔNG BÁO LỖI
Lỗi # NUM !:Xảy ra khi các dữ liệu số có sự sai sót như số vượt quá giới hạn cho phép (Căn, logarit của số âm ...).
Lỗi # REF !: Xảy ra khi trong công thức tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ. ví dụ những ô không tồn tại hoặc đã bị xóa.
Thông báo lỗi # VALUE !: Xảy ra khi trong công thức có các toán hạng và toán tử sai kiểu dữ liệu. Ví dụ: cộng trừ các chuỗi,..
CHƯƠNG 4:
CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL
CÁC KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
SẮP XẾP DỮ LIỆU
TRÍCH LỌC DỮ LIỆU (FILTER)
CÁC HÀM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
TẠO DÒNG TỔNG KẾT – CHỨC NĂNG SUBTOTALS
CHƯƠNG 4
CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL
Các khái niệm về Cơ sở dữ liệu (Database)
Cơ sở dữ liệu (CSDL): Là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể trích lọc, thao tác,... những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng.
Các khái niệm về Cơ sở dữ liệu(Database):
Vùng cơ sở dữ liệu (Database range):
Gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột gọi là tên trường (Field Name) của CSDL. Tên trường phải là dữ liệu kiểu chuỗi và không trùng lặp. Các dòng còn lại chứa dữ liệu (data). Mỗi dòng là một bản ghi (Record)
Nên phân cách cơ sở dữ liệu với các vùng làm việc khác bởi ít nhất một dòng trắng, một cột trắng.
Trong một cơ sở dữ liệu không được có dòng trống hay cột trống để Excel có thể tự động nhận diện phạm vi của cơ sở dữ liệu
Sắp xếp dữ liệu
Sử dụng biểu tượng
Nút công cụ chỉ cho phép sắp xếp theo một cột khóa. Cách thực hiện :
Chọn một cell bất kỳ trong cột khóa.
Click vào một trong hai biểu tượng sau:
Sắp xếp cơ sở dữ liệu tăng dần trên cột khóa
Sắp xếp cơ sở dữ liệu giảm dần trên cột khóa
Lưu ý : Nếu ta chọn một vùng rồi click vào một trong hai nút lệnh sắp xếp thì vùng được chọn sẽ được sắp xếp theo cột đầu tiên.
Sử dụng Menu
Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp. Lưu ý: nếu cột Số TT nếu có trong cơ sở dữ liệu thì không nên chọn cột này.
Chọn lệnh Data / Sort. Xuất hiện hộp thoại Sort
Sort by : Chọn tiêu đề của cột làm khóa chính
Then by : Chọn tiêu đề của cột làm khóa phụ. Then by thứ nhất dùng để chọn khóa phụ thứ nhất và Then by thứ hai dùng để chọn khóa phụ thứ hai. Các khóa phụ này chỉ được xét tới khi trùng dữ liệu ở khóa chính.
Ở mỗi khóa ta lại có thể chọn sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) hay sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Descending)
Nếu dòng đầu tiên của vùng chọn có chứa các tiêu đề cột thì trong mục My Has List ta chọn nút Header row để bỏ dòng tiêu đề này ra khỏi vùng sắp xếp. Còn nếu dòng đầu tiên của vùng chọn không chứa các tiêu đề cột thì ta chọn nút No header row.
Tạo dòng tổng kết - Chức năng Subtotals
Sau khi đã nhập đủ số liệu, ta có thể phân cấp dữ liệu, chia nhóm và tạo dòng tổng kết. Trình tự thực hiện như sau:
Sắp xếp bảng theo nhóm phân cấp
Chọn vùng cơ sở dữ liệu
Chọn lệnh Data/SubTotals
Tạo dòng tổng kết - Chức năng Subtotals
At each change in : Chọn tên tiêu đề cột cần tính thống kê, đây là cột chứa các nhóm đã được sắp xếp trước đấy.
Use Funtion : Chọn hàm dùng để tính toán thống kê theo từng nhóm. Ta có thể chọn một trong các hàm sau
Sum tính tổng cộng
Count Đếm số ô chứa dữ liệu
Average Tính trung bình
Tạo dòng tổng kết - Chức năng Subtotals
Max Tính giá trị lớn nhất
Min Tính giá trị nhỏ nhất
Product Tính tích
Count Nums Đếm số ô chứa dữ liệu số
Add Subtotals to : Chọn tên tiêu đề cột chứa dữ liệu cần tính toán theo nhóm.
Tạo dòng tổng kết - Chức năng Subt
* Một số tài liệu cũ có thể bị lỗi font khi hiển thị do dùng bộ mã không phải Unikey ...
Người chia sẻ: Trịnh Văn Chung
Dung lượng: |
Lượt tài: 0
Loại file:
Nguồn : Chưa rõ
(Tài liệu chưa được thẩm định)