Bài Giảng Excel

Bài giảng Microsoft Excel
Gv: Trần Thanh Nhã
Bộ môn Tin học - Trường THPT Trường Xuân
Email: [email protected]


Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
2
Khởi động Excel
C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Destop).
C2: Kích đúp chuột trên một bảng tính bất kì.
C3: Menu Start/Programs/Microsoft Excel
…
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
3
Cửa sổ làm việc của Excel
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
4
Các thành phần trên trang tính
Trang tính
Cột.
Hàng.
Ô tính.
Nút tên cột.
Nút tên hàng.
Thanh công thức.
Hộp tên.
Nhãn trang tính.

Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
5
Mở một tệp trắng mới (New)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
C3: Vào menu File/New…/Workbook
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
6
Nhập dữ liệu cho trang tính
B1: Nháy chuột trên ô cần nhập.
B2: Nhập dữ liệu từ bàn phím.
B3: Nhấn Enter để kết thúc nhập

Chú ý:
Chế độ mặc định là ghi đè dữ liệu.
Để sửa đổi nội dung ta nháy đúp chuột tại ô cần sữa (hoặc nhấn F2).

Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
7
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File/Open…

Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
8
Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
C3: Vào menu File/Save.
Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
9
Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
Vào menu File/Save As...
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút Save để ghi tệp
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp

Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
10
Thoát khỏi Excel (Exit)
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.
C3: Vào menu File/Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
11
Các kiểu dữ liệu trên bảng tính
Dữ liệu số.
Dữ liệu kí tự.
Dữ liệu thời gian.

Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
12
Các kiểu dữ liệu trên bảng tính (1)
Dữ liệu số:
Là dãy các số 0,1..9. Các dấu (+,-,%).
Dữ liệu số được căn thẳng lề phải.
Chú ý:
Nếu dãy số nhập dài hơn độ rộng của cột thì số được chuyển về dạng chữ E. Với Ex=10x .
Vd: 5E+5=5 x 105. 6E-8= 6 x 10-8
Nếu độ rộng cột quá nhỏ thì ta thấy dãy kí hiệu ## cần tăng độ rộng của cột đó.
Mặc định: Dấu (.) dùng để ngăn cách phần nguyên và phần thập phân. Dấu (,) dùng ngăn cách hàng nghìn, triệu….

Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
13
Các kiểu dữ liệu trên bảng tính (2)
Dữ liệu kí tự:
Là dãy các chữ cái, chữ số và các kí hiệu khác.
Dữ liệu kí tự được căn thẳng lề trái.
Chú ý:
Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó.
Ví dụ: ’0909192939

Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
14
Các kiểu dữ liệu trên bảng tính (3)
Dữ liệu thời gian:
Là kiểu dl số dạng đặc biệt gồm 2 loại:
Ngày tháng.
Giờ phút
Dữ liệu thời gian được căn thẳng lề phải.
Chú ý:
Chế độ mặc định để nhập ngày tháng: mm/dd/yyyy.
VD: 2/10/2009Ngày 10 tháng 2 năm 2009


Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
15
Các kiểu dữ liệu trên bảng tính (3)
Dữ liệu thời gian:
Chú ý:
Dự liệu ngày tháng được chuyển đổi từ số nguyên. Bắt đầu từ 01/01/1900 là số 1. Sau đó mỗi ngày tăng thêm một đơn vị.
VD: Ngày 8 tháng 01 năm 200036533

Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
16
Dịch chuyển trên trang tính
Dùng chuột kích vào ô.
Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, bấm nút OK.





Dùng các phím sau đây:
Gõ địa chỉ ô muốn đến
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
17
Các phím dịch chuyển con trỏ ô:
+ , , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên
+ Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.
+ Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.
+ Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại
+ Ctrl +  tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.
+ Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.
+ Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.
+ Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.
+ Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1).
+ Ctrl +  +  tới ô phải trên cùng (ô IV1).
+ Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536).
+ Ctrl +  +  tới ô phải dưới cùng (ô IV65536).
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
18
Chọn các đối tượng trên trang tính
Chọn ô: nháy chuột trên ô đó.
Chọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ và di tới ô thấp phải, nhả chuột.
Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng.
Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột.
Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột.
Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó.
Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn.
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
19
Lập công thức để tính toán.
B1: Chọn ô cần nhập công thức
B2: Gõ dấu =
B3: Nhập công thức.
B4: Nhấn phím Enter để cho KQ.
Chú ý:
Nếu nháy vào ô có công thức thì công thức sẽ được hiện ra ở thanh công thức.
Các phép toán: + , - , * (nhân), /(chia) , ^ (luỹ thừa), %(phần trăm)

Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
20
Địa chỉ ô và khối trong công thức
Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng.
Địa chỉ ô bao gồm: tên cột và tên hàng.
Ví dụ 1: B4
Ví dụ 2: D7.
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
21
Địa chỉ ô và khối trong công thức(tt)
Địa chỉ hàng bao gồm: Cặp số thứ tự của hàng được ngăn cách nhau bởi dấu (: )
Ví dụ : hàng thứ 2: 2:2
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
22
Miền là một nhóm ô liền kề nhau.
Địa chỉ miền được khai báo theo cách:
Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải
Ví dụ: A3:A6 B2:D5

Địa chỉ ô và khối trong công thức(tt)
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
23
Khái niệm về hàm
Hàm là các công thức đã được xây dựng sẵn.
Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …
Hàm số được dùng trong công thức.
Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ”
Các hàm số có thể lồng nhau. VD: =IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”))
Có thể nhập hàm số bằng cách ấn nút Paste Function fx trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn ở từng bước.
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
24
Sử dụng hàm:
Mỗi hàm gồm có 2 phần:
Tên hàm: không phân biệt chữ hoa và thường
Biến của hàm: được đặt trong cặp dấu ()
Cần nhập dấu = trước khi nhập tên hàm.
VD: sum(5,A1)
Trong đó:
Sum là tên hàm
5,A1 là các biến của hàm
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
25
Một số hàm số quan trọng (1)
SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng của các đối số
Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.

AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị TBC c các số

Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
26
Một số hàm số quan trọng (2)
MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn nhất.




MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ nhất.

Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
27
Một số hàm số quan trọng (3)
IF (bt logic, trị đúng, trị sai):
Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True
Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False
VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”)
- Hàm IF có thể viết lồng nhau.
VD: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2))
- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:
nếu [dữ liệu trong ô C6]  300
nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6]  400
nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
28
Một số hàm số quan trọng (4)
SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện
Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28)
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
29
Một số hàm số quan trọng (5)
COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong các đối số.
Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền.
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
30
Một số hàm số quan trọng (6)
COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện.
Ví dụ 1
Ví dụ 2
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
31
Một số hàm số quan trọng (7)
TODAY(): Cho ngày hiện tại.
SQRT(so): Dùng để tính căn bậc 2 không âm của giá trị biến số
VD: =SQRT(16) cho kq là 4
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
32
Bài 21: Thao Tác Với DL Trên Trang Tính
Sửa:
Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường.
Xoá: Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete.
Undo và Redo:
Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót.
Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm.
I. Xoá sửa nội dung ô tính:
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
33
II. Sao chép và di chuyển:
Sao chép (Copy):
Sao chép dữ liệu:
Chọn miền
Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)
Dịch tới ô trái trên của miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
Sao chép công thức:
Thực hiện như sao chép dữ liệu.
Có thể sử dụng nút điền để sao chép.
Khi sao chép công thức thì địa chỉ tương đối sẽ thay đổi theo.
Bài 21: Thao Tác Với DL Trên Trang Tính
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
34
Di chuyển (Move):
Di chuyển dữ liệu:
Chọn miền
Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)
Dịch tới ô trái trên của miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
Di chuyển công thức:
Khi di chuyển công thức từ một ô sang ô khác thì các địa chỉ trong công thức sẽ được giữ nguyên mà không bị thay đổi
Bài 21: Thao Tác Với DL Trên Trang Tính
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
35
III. Địa chỉ tương đối, đc tuyệt đối, đc hỗn hợp
Địa chỉ tương đối:
Là đc của các ô, hàng, cột có dạng:

VD: A2, D5, A2, A2: C5
Bài 21: Thao Tác Với DL Trên Trang Tính
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
36
Địa chỉ tuyệt đối:
Là đc không bị thay đổi khi bị sao chép sang ô khác. Có dạng:
<$tên cột><$tên hàng>
VD: $A$2, $A$2: $C$5
Bài 21: Thao Tác Với DL Trên Trang Tính
III. Địa chỉ tương đối, đc tuyệt đối, đc hỗn hợp
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
37
Địa chỉ hỗn hợp:
Là đc của một ô (khối) gồm tên cột, tên hàng. Có dạng:
<$tên cột> hoặc <$tên hàng>
VD: $A2, C$5
Chú ý:
Nếu trước tên hàng có dấu $ thì là tuyệt đối theo hàng.
Nếu trước tên cột có dấu $ thì là tuyệt đối theo cột.
Bài 21: Thao Tác Với DL Trên Trang Tính
III. Địa chỉ tương đối, đc tuyệt đối, đc hỗn hợp
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
38
I. Điền nhanh dữ liệu:
1.Sử dụng nút điền:
Đưa con trỏ chuột lên nút điền.
Kéo thả chuột đến vị trí cần sao chép dl.
Nút điền là công cụ dùng để sao chép công thức, dữ liệu số, kí tự rất hiệu quả.
Bài 22: Nhập, Tìm Và Thay Thế Nhanh DL
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
39
II. Tìm và thay thế:
Tìm kiếm:
EditFind(Ctrl +F)
Gõ nội dung cần tìm vào hộp thoại Find What.
Nháy Find Next để tìm.

Bài 22: Nhập, Tìm Và Thay Thế Nhanh DL
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
40
II. Tìm và thay thế:
Thay thế:
EditReplace(Ctrl +H)
Gõ nội dung cần tìm vào hộp thoại Find What.
Gõ nội dung cần thay thế vào hộp thoại Repalce With.
Nháy Find Next để tìm.
Nháy Repalce để thay thế, Repalce all để thay tất cả

Bài 22: Nhập, Tìm Và Thay Thế Nhanh DL
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
41
Bài 23: Trình Bày Trang Tính
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
42
Bài 23: Trình Bày Trang Tính
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
43
Bài 23: Trình Bày Trang Tính
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
44
Một số thao tác hữu dụng
Thêm/xoá hàng, cột, bảng tính:
Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: menu Insert/Rows
Thêm một cột vào bên trái cột hiện tại: menu Insert/Columns
Thêm một bảng tính (sheet): menu Insert/Worksheet
Xoá hàng hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Row
Xoá cột hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Column
Xoá bảng tính: menu Edit/Delete Sheet
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
45
Một số thao tác hữu dụng (2)
Các thao thác giúp nhập dữ liệu:
Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4
VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4.
Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00
chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút trên thanh định dạng.
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
46
Một số thao tác hữu dụng (tiếp)
Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm…:
Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứng
Bôi đen 2 ô vừa nhập
Thực hiện Drag như khi sao chép công thức
Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter.
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
47
Định dạng
1) Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính:
C1: Di chuột vào mép hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột.
C2: Di chuột vào mép hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít.
Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào menu Format/Row/Height… và Format/Column/Width…
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
48
Định dạng (2)
2) Định dạng ô (Menu Format/Cells…)
- Chọn miền, vào menu Format/Cells…
+ Tab Number: định cách hiển thị số
+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu
+ Tab Font: định font chữ
+ Tab Border: định đường kẻ viền các ô
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
49
Kiểu hiển thị số
Khung xem trước
Số chữ số thập phân
Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn
Cách hiển thị số âm
Chú giải
Menu Format/Cells… Tab Number
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
50
Căn dữ liệu chiều ngang ô
Xuống dòng vừa độ rộng ô
Định hướng văn bản
Thu nhỏ chữ vừa kích thước ô
Nhập các ô liền kề thành 1 ô
Menu Format/Cells… Tab Alignment
Căn dữ liệu chiều dọc ô
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
51
Chọn phông chữ
Chọn kích thước chữ
Chọn màu chữ
Gạch chân chữ
Xem trước
Menu Format/Cells… Tab Font
Chọn kiểu chữ
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
52
Không kẻ khung
Màu đường kẻ
Khung bao ngoài
Menu Format/Cells… Tab Border
Chọn kiểu đường kẻ
Khung bên trong
Chọn từng đường kẻ khung
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
53
Cơ sở dữ liệu (CSDL)
1) Khái niệm
CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record).
Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.
Bản ghi là một hàng dữ liệu.
Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi.
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
54
2) Sắp xếp - Menu Data/Sort
Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu.
DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.
Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng g/t ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3.
Cách làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/Sort…
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
55
Chọn khoá thứ nhất
[Chọn khoá thứ hai]
[Chọn khoá thứ ba]
Sắp xếp tăng dần
Sắp xếp giảm dần
Dòng đầu là tên trường (ko sắp xếp)
Ko có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu)
Xếp từ trên xuống dưới
Xếp từ trái sang phải
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
56
3) Tìm kiếm (Lọc dữ liệu)
Menu Data/Filter
Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định.
Có thể lọc theo 2 cách:
AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc
Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều kiện lọc.
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
57
a) Lọc dữ liệu dùng AutoFilter
Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường
Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách
Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:
All: để hiện lại mọi bản ghi
Top 10…: các giá trị lớn nhất
Custom…: tự định điều kiện lọc
Các giá trị của cột
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
58
Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)
Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
59
b) Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
B1: Định miền điều kiện:
Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.
Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR.
VD với miền CSDL như trên:
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
60
Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 =400
Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 >150
Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 150Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 >150 hoặc trong tháng 2 200
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
61
Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp)
B2: Thực hiện lọc
Vào menu Data/Filter/Advanced Filter…
Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu
Hiện KQ lọc ra nơi khác
Chọn miền CSDL
Chọn miền điều kiện
Chọn miền hiện KQ
Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
62
Đồ thị
Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie.
Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart…  Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:
Định kiểu đồ thị
Định dữ liệu
Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải …
Chọn nơi hiện đồ thị
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
63
Bước 1: Định kiểu đồ thị
Chọn kiểu đồ thị có sẵn:
+ Column: cột dọc
+ Line: đường so sánh
+ Pie: bánh tròn
+ XY: đường tương quan
Chọn một dạng của kiểu đã chọn
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
64
Bước 2: Định dữ liệu
Miền DL vẽ đồ thị
Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột
Tiêu đề hàng hiện tại đây
Tiêu đề cột làm chú giải
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
65
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles
Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục
Nhập tiêu đề đồ thị
Nhập tiêu đề trục X
Nhập tiêu đề trục Y
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
66
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend
Chú giải
Hiện/ẩn chú giải
Vị trí đặt chú giải
Chú giải
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
67
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels
Nhãn dữ liệu
Không hiện
Hiện nhãn và phần trăm
Nhãn dữ liệu
Hiện g/t
Hiện phần trăm
Hiện nhãn
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
68
Bước 4: Định nơi đặt đồ thị
Đồ thị hiện trên 1 sheet mới
Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
69
Khi đồ thị đã được tạo, có thể:
Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop.
Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột.
Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, …) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options… Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên.
Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,…) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format …
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
70
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi tỷ lệ trên trục
Giá trị nhỏ nhất
Giá trị lớn nhất
Khoảng cách các điểm chia
Chuột phải
trên trục,
chọn Format
Axis
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
71
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu
Đối với đồ thị dạng Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên nhưng vẫn chưa chính xác vì các mốc thời gian không nằm đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel.
Bài giảng Excel_Trần Thanh Nhã_THPT Trường Xuân
72
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu
Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình trên là được. Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100% SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi này mà không biết sửa.