Bài giang Acess - PP

Chương 2: Làm việc với bảng
(Chương trình được trình bày trong 2 buổi)
Chương này các bạn cần nắm vững các vấn đề sau:
1. Biết các bước thiết kế một bảng.
2. Biết được các loại quan hệ trong Access.
3.Thiết lập được các mối quan hệ trong bảng.
4.Định dạng bảng (sửa cấu trúc, thêm trường, thay đổi độ dài trường,...).
5.Kết xuất dữ liệu (Import, Export).
6.Sắp xếp, tìm kiếm, lọc và bảo mật dữ liệu.

Để thiết kế một bảng chúng ta có thể có nhiều cách làm, tuy nhiên nói chung chúng ta thường dùng cách làm sau:
B1: Tạo CSDL mới, ta có thể chọn một trong các cách sau:
Cách1: Chọn Blank Access DataBase, sau đó đánh tên CSDL vào/ Chọn Create.
Cách2: Mở menu FileNewđặt tênCreate.
Cách3: Kích nút trên thanh công cụ Đặt tên CSDL chọn Create
B2: Chọn Table trong cửa sổ Database của CSDL,xuất hiện hộp thoại

2.1 Các bước thiết kế một bảng.
Cách 1:Kích đúp vào đây để tạo bảng mới
Cách 2: New/Design View/OK
...Sau đó
B3: Ghi tên bảng.
Cách 1: File/Save.
Cách 2:Click lên thanh công cụ (Hình 1)
Tên trường không được giống nhau
B4: Mở bảng, nhập dữ liệu cho bảng
Chú ý:
Một bảng nếu có thì chỉ có duy nhất một trường có thuộc tính khóa Primary Key (thuộc tính này do chúng ta tự đặt).
Nếu một bảng không có trường nào có thuộc tính khóa, thì khi chúng ta ghi bảng lên đĩa máy đưa ra hộp thọai cho phép ta tạo ra một trường khóa với tên ID với kiểu AutoNumber như sau:
Tạo CSDL tên: HOSO, chứa bảng DANHSACH ( STT, HOTEN, NGAYSINH, KHUVUC)
Nếu Click vào đây thì máy tự động sinh ra trường ID có kiểu là AutoNumber
Nếu Click vào đây thì ngầm định là không có trường khoá
2.2 Sửa cấu trúc & dữ liệu của bảng
A. Sửa cấu trúc bảng.
B1: Mở cấu trúc của bảng
Trường hợp 1: Từ Table Tab chọn tên bảng chọn Design
Trường hợp 1 : Từ cửa sổ Datasheet(Cửa sổ nhập dữ liệu) Chọn View Design view
b2:Thực hiện các thao tác:
Thêm, xóa trường, thay đổi kiểu, vị trí các trường, và đặt các thuộc tính cho các trường.

i) Thêm trường
Đặt bảng ở chế độ Design, sau đó chọn một trong hai cách sau:
Cách 1: inserrt/rows
Cách 2: Click phải chuột vào nơi muốn thêm / insert rows
ii) Xoá trường
Ta chọn một trong hai trường hợp sau:
Trường hợp 1:ở chế độ DataSheet(Chế độ nhập dữ liệu) Click phải chuột vào trường muốn xoá /Delete Columns.
Trường hợp 2: ở chế độ Design, Click phải chuột vào trường muốn xoá/Delete .
Chọn trường muốn di chuyển, sau đó di chuột đến vị trí thích hợp
iii) Thay đổi kiểu trường
iv) Di chuyển các trường
v) Đặt các thuộc tính của trường
Chọn trường cần đặt thuộc tính, sau đó chọn một trong hai cách sau:
Cách 1:
Cách 2: Click phải chuột /Properties
B1: Mở cửa sổ Datasheet View
B2: Sửa dữ liệu.
- Đưa trỏ text vào ô cần sửa và sửa DL
- Chèn, xóa bản ghi (đóng).
B3: Ghi lại

B.Sửa dữ liệu
a)Trường khóa là gì?
Trường khóa là trường mà trong bảng không có bản ghi nào trùng nhau trên trường đó.
b) Cách tạo trường khóa trong bảng.
- Mở bảng ở chế độ Design View.
-Chọn trường cần làm khóa cho bảng.
+C1: Edit/ Primary Key.
+C2: Chọn biểu tượng trên thanh công cụ.
c) Cách bỏ trường khóa trong bảng.
- Để bỏ thuộc tính khóa ta làm lại như trên một lần nữa.
2.3 Trường khóa .
->Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New
->Chọn Table Wizard từ hộp thoại New Table, OK
->Chọn các trường cần thiết , Kích nút >
->Đổi tên trường :chọn Rename Field, gõ tên trường mới,OK
->Next, đặt tên bảng, Finish
->Nhập dữ liệu vào bảng

2.4 Một số cách tạo bảng khác
a) Tạo bảng bằng Wizard


b) Tạo bảng bằng Import Table

B1:Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New
B2: Chọn Import Table từ hộp thoại New Table, OK
B3: Chọn thư mục, kiểu file và tên file cần lấy
B4: Chọn Import
B1:Từ cửa sổ DatabaseTable Tabchọn
-File Export (kích phảichuột Export)
B2: Chọn thư mục, kiểu file và tên file xuất
B3: Chọn Export

2.5 Xuất dữ liệu (Export)
2.6 - Định dạng bảng dữ liệu
a. Định dạng font chữ.
Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).
C1: Format/ Font
C2: Chọn biểu tượng định dạng trên thanh Formatting
b. Định dạng nền và lưới
Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).
Format/ DataSheet
Chọn các định dạng tại hộp thoại
Ví dụ:

c.Thay đổi kích thước hàng, cột
- Chọn dòng, cột cần thực hiện
- Format Row height : Độ cao hàng
- Format Column Width: Độ rộng cột
2.7. Tính chất khác
Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open) chọn cột hoặc dòng cần thực hiện
Format/ Row Height ...: Thay đổi chiều cao của hàng.
Format/ Column Width ...: Thay đổi độ rộng cột.
Format/ Freeze Columns: Cố định vị trí cột.
UnFreeze All Columns: Bỏ tính chất cố định các cột.
Hide Columns: ẩn cột trong bảng.
UnHide Columns: Hiện cột đã bị ẩn trong bảng
Ví dụ
2.8. Quan hệ giữa hai bảng:
Hai bảng trong Access có mối quan hệ với nhau như sau:
Quan hệ 1 - 1: là quan hệ một bản ghi của bảng A quan hệ duy nhất với một bảng ghi ở bảng B.
Quan hệ 1 - N: là quan hệ một bản ghi của bảng A quan hệ với nhiều bảng ghi ở bảng B.
Quan hệ N - 1: là quan hệ nhiều bản ghi của bảng A quan hệ duy nhất một bảng ghi ở bảng B.
ví dụ
2.9.Thiết lập mối quan hệ
B1: Mở cửa số đặt quan hệ
c1: Từ cửa số Database , kích nút RelationShips (nút 1)
c2: mở menu Tools Relationships
B2: -Chọn bảng hay truy vấn cần lấy,nhấn ADD từ hộp Show Table
- Chọn Close
a) Thiết lập quan hệ
B3: Tạo quan hệ :Kích chuột vào trường trung gian của bảng này kéo thả vào trường trung gian của bảng kia, xuất hiện hộp thoại và Chọn Create
B4: Ghi và đóng bảng quan hệ.
Làm lại B1, Kích phải chuột vào quan hệ muốn xóa và chọn Delete
b) Xoá quan hệ.
c) Sửa mối quan hệ.
Làm lại B1, Kích phải chuột vào quan hệ muốn xóa và chọn Delete
Sửa mối quan hệ: Làm lại B1, Kích phải chuột vào quan hệ muốn xóa và chọn Edit relationships

2.10. Tìm kiếm, thay thế dữ liệu
Mở CSDL ở chế đọ DataSheet/ chọn Edit/Find (Ctrl + F)/ Xuất hiện hộp thoại
a) Tìm kiếm
Đánh tên cần tìm vào đây
Chọn cột cần tìm ở đây
b) Thay thế
Đánh tên cần tìm vào đây
Chọn cột cần thay ở đây
Đánh tên cần thay thế vào đây
Chọn Replace hoặc replace all
2.11. Sắp xếp
Mở bảng ở chế độ datasheet, sau đó chọn cột cần sắp xếp, và chọn một trong hai cách sau:
Cách 1: Records/Sort/Sort Ascending hay Sort Descending.
Cách 2: Dùng thanh công cụ
Sắp xếp tăng
Sắp xếp giảm
2.12. Lọc dữ liệu
Cách 1: Chọn bảng ở chế độ DataSheet/ Chọn Records/Filter
Cách 2: Dùng thanh công cụ
Click vào đây
Click vào đây để bỏ lọc
2.13. Bảo mật, nén CSDL
a) Bảo mật
Tools/Security/Set DataBase Password
B) Nén CSDL
Tại sao lại nén dữ liệu?
Cách thực hiện:
Tools/Database Utilities/Compact and Repair Database
Khởi tạo bảng
Nếu chọn mục New ta có một màn hình sau:
Datasheet View : Ghi dữ liệu lên bảng với các trường là Field1, Field2,.
Design View : Tạo cấu trúc theo ý muốn
Table Wizard : Tạo cấu trúc từ tệp có sẵn (Winzard)
Import Table : Tạo cấu trúc từ tệp khác đã có (Import)
Link Table : Tạo cấu trúc từ việc liên kết với tệp khác
Bài giảng hôm nay kết thúc tại đây, hẹn gặp lại các bạn ở buổi học sau.
Chào các bạn!