Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo

Bài 9
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
Báo cáo là hình thức thích hợp nhất khi cần tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng.
Báo cáo lấy thông tin từ bảng và mẫu hỏi.
1. Khái niệm báo cáo:
Báo cáo có những ưu điểm sau:
- Thể hiện được sự so sánh, tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu.
- Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.
Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi:
- Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?
- Dữ liệu từ nhiều bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo?
- Dữ liệu sẽ được nhóm thế nào?
Để làm việc với báo cáo:
Để tạo nhanh một báo cáo, thường thực hiện:
1. Dùng thuật sĩ tạo báo cáo;
2. Sửa đổi thiết kế báo cáo được tạo ra ở bước trên.
3. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
- Trong hộp thoại Report Wizard (H.47) chọn thông tin đưa vào báo cáo:
+ Chọn bảng hoặc mẫu hỏi trong mục Tables/Queries.
+ Chọn lần lượt các trường cần thiết từ ô Available Fields sang ô Selected Fields.
- Chọn trường để gộp nhóm trong báo cáo. Nháy Next.
- Chỉ ra (các) trường để sắp xếp thứ tự các bản ghi.
+ Ta sẽ sắp xếp HOTEN theo bảng chữ cái (H. 49a). Ngoài ra, trong Summary Options chọn cách tổng hợp bằng đánh dấu vào Avg để tính trung bình theo tổ và nháy vào Calculater percent of total for sum (H. 49b) để tính phần trăm của tổng mỗi nhóm so với tổng toàn thể. Nháy Next.
- Chỉ ra cách bố trí các bản ghi và các trường trên báo cáo cũng như chọn kiểu trình bày cho báo cáo. Nháy Next để tiếp tục.
- Bước cuối cùng. Gõ tiều đề cho báo cáo trong ô What title do you want for your report (H. 50) rồi chọn một trong hai tùy chọn :
+ Xem báo cáo (Preview the report).
+ Sửa đổi thiết kế báo cáo (Midify the report’s design).
- Sau cùng nháy Finish để kết thúc việc tạo báo cáo.
2. Tạo báo cáo để sắp xếp bản ghi
- Mở báo cáo ở chế độ trang thiết kế.
- Chọn View  Sorting and Grouping hoặc nháy vào nút để xuất hiện cửa sổ Sorting and Grouping.


- Trong cửa sổ Sorting and Grouping đưa vào các trường hoặc biểu thức dùng để sắp xếp.