Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo

Câu 1: Mẫu hỏi là gì?
Mẫu hỏi là đối tượng được dùng để tập hợp theo điều kiện, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu từ nhiều bảng và mẫu hỏi khác.
Câu 2: Hãy nêu những đối tượng cơ bản trong Access?
- Bảng (table)
- Mẫu hỏi (query)
- Biểu mẫu (form)
- Báo cáo (report)
KIỂM TRA BÀI CŨ
Các đối tượng Table, Query, Form cho phép người dùng quản lý, truy xuất dữ liệu trực tiếp trên máy tính.
Song việc in ấn dữ liệu trên các đối tượng này gặp nhiều khó khăn vì các dữ liệu trình bày không đẹp, không cân đối khi in ra trang giấy.
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
a. Khái niệm
b. Lợi ích của báo cáo
3. Ví dụ minh họa
Công việc viết báo cáo là công việc thường xuyên trong công tác quản lý:
- Báo cáo về tình hình chất lượng của kỳ thi học kỳ, tốt nghiệp;
- Báo cáo về điểm học tập và rèn luyện của học sinh hàng tuần, hàng tháng, học kỳ và cả năm học;
Báo cáo về số lượng, chất lượng vật tư, thiết bị trong kho;
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
Trong Access, báo cáo là gì?
- Trong Access báo cáo là một công cụ trình bày, in dữ liệu ra giấy, phân tích, tổng hợp và thống kê dữ liệu dựa trên bảng hoặc mẫu hỏi (Table/Query).
1. Khái niệm báo cáo
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
a) Khái niệm:
b) Lợi ích của báo cáo:
Báo cáo giúp ta những việc gì ?
 Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu
Ví dụ: Tạo điểm thống kê môn toán theo tổ
 Trình bày nội dung văn bản theo mẫu qui định
Điểm học sinh, hóa đơn, các loại báo cáo…
Ví dụ:
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
a) Khái niệm:
b) Lợi ích của báo cáo:
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
a) Khái niệm:
b) Lợi ích của báo cáo:
Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi sau:
1. Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
a) Khái niệm:
b) Lợi ích của báo cáo:
Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi sau:
2. Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo?
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
a) Khái niệm:
b) Lợi ích của báo cáo:
Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi sau:
3. Dữ liệu được nhóm như thế nào?
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
a) Khái niệm:
b) Lợi ích của báo cáo:
Để tạo nhanh một báo cáo, ta dùng thuật sĩ (Wizard) sau đó chỉnh sửa bằng cách thiết kế lại.
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
B1: Chọn đối tượng Report
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
B2: Chọn dữ liệu nguồn và đưa các trường vào báo cáo bằng cách nháy nút hoặc
Kích chuột
Chọn bảng hoặcmẫu hỏi đưa vào báo cáo
Chọn các trường đưa vào báo cáo
Kích chuột
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
 B3: Chọn trường To để gộp nhóm
Chỉ định trường gộp nhóm
Chọn trường tổ để gộp nhóm
Kích chuột
Kích chuột
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
 B4: Sắp xếp Tên theo bảng chữ cái
Chọn cách sắp xếp bản ghi
Nháy vào đây nếu muốn thay đổi thứ tự sắp xếp
Để tính trung bình điểm toán theo tổ
Chọn trường tên để sắp xếp
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
 B5: Tính trung bình điểm toán theo tổ
- Nháy chuột vào Summary Options  chọn Avg tương ứng với trường Toan  Nháy OK  Nháy Next
Kích chuột
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
 B6: Chọn cách bố trí báo cáo
Chọn cách bố trí báo cáo
Kích chuột
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
Xuất hiện hộp thoại để chọn kiểu trình bày báo cáo
Chọn kiểu trình bày
Kích chuột
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
Đặt tên cho báo cáo
B7: Đặt tên cho báo cáo
Chọn Preview the report để xem báo cáo hoặc chọn Modify the report`s design để sửa đổi thiết kế báo cáo
Kích chuột
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
Mẫu báo cáo "Điểm môn Toán" ở chế độ trang dữ liệu
Hiển thị báo cáo ở chế độ trang dữ liệu
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
Mẫu báo cáo "Điểm môn Toán" ở chế độ thiết kế
Hiển thị báo cáo ở chế độ thiết kế
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
Chú ý:
- Khi đang ở chế độ thiết kế có thể kích chuột vào menu View chọn Layout Preview hoặc nút trên thanh công cụ để xem kết quả báo cáo
- Để có báo cáo đúng yêu cầu và hiển thị đúng tiếng Việt, sau khi tạo báo cáo bằng thuật sỹ cần chỉnh sửa thêm trong chế độ thiết kế.
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
3. Ví dụ minh hoạ 
Bài 9: Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
3. Ví dụ minh hoạ 
4. Củng cố và luyện tập 