Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo

1
Bài 9:
BÁO CÁO VÀ KẾT XUẤT BÁO CÁO
2
Hằng ngày, chúng ta thường gặp hay nghe thấy rất nhiều loại báo cáo: báo cáo kinh tế, báo cáo tài chính, báo cáo dân số và kế hoạch, gần gũi hơn là báo cáo tình hình bán hàng của một cửa hàng, báo cáo tình hình học tập của học sinh…
Vậy báo cáo là gì? Làm thế nào để tạo ra một báo cáo?
3
KHÁI NIỆM BÁO CÁO
Báo cáo là hình thức thích hợp nhất khi cần tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng.
Báo cáo thường sử dụng để:
Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu;
Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.
Làm việc với báo cáo:
Chọn Reports trong bảng chọn đối tượng.
Để tạo nhanh một báo cáo:
Dùng thuật sĩ tạo báo cáo;
Sửa đổi thiết kế báo cáo được tạo ra ở bước trên.
4
5
Vậy để tạo ra một báo cáo như hình vẽ ta phải làm gì?
6
II. DÙNG THUẬT SĨ ĐỂ TẠO BÁO CÁO
Các bước tạo một báo cáo:
Mở một trang báo cáo mới: Có 3 cách:
C1: Insert  Report Report wizad ;
C2: New  Report wizard;
C3: Nháy đúp vào Create report by using wizard.
Làm việc với hộp thoại Report wizad.
7
Click chọn
Click chọn hoặc double click
Click chọn
8
Hộp thoại Report Wizard xuất hiện:
9
Chọn bảng hoặc mẫu hỏi
Click chọn trường
Click chọn để di chuyển các trường được chọn qua khung Selected Field
Chọn các cột muốn hiển thị trên màn hình
10
Click chọn
11
Click chọn
Chọn một cột muốn nhóm dữ liệu trên báo cáo.
Cột dữ liệu được nhóm
Các cột dữ liêụ sẽ có trong báo cáo
12
Chọn tiếp các cột khác muốn nhóm dữ liệu báo cáo
Thay đổi thứ tự sau trước các nhóm
13
Chọn trường cần sắp xếp
Click chọn
Thay đổi thứ tự sắp xếp
Chọn tên cột muốn sắp xếp bên trong chi tiết của báo cáo
Chọn chức năng tính tổng
14
Chọn cách tổng hợp dữ liệu

Hộp thoại Summary Options
Tính giá trị trung bình
Click chọn
15
Chọn cách bố trí và kiểu trình bày báo cáo

Chọn cách bố trí báo cáo
Các kiểu giấy báo cáo
Click chọn
16
Chọn các kiểu thể hiện tiêu đề, chi tiết cho báo cáo
17
Ghi vào tiêu đề của báo cáo
Bước cuối cùng của việc tạo báo cáo bằng thuật sĩ
Click chọn
Xem báo cáo
Sửa đổi thiết kế báo cáo
Nhập tên cho báo cáo
18
Báo cáo đã được tạo xong
19
Chú ý:
Khi đang chế độ thiết kế có thể nháy nút để xem kết quả của báo cáo.
Báo cáo tạo bằng thuật sĩ nói chung chưa đạt yêu cầu về hình thức. Để tạo báo cáo được đẹp, cân đối và hiển thị đúng tiếng Việt cần chỉnh sửa thêm trong chế độ thiết kế.
Báo cáo tạo ra được lưu lại, có thể sử dụng để xem, sửa đổi thiết kế hoặc in ấn.
20
Chế độ chỉnh sửa
Muốn chuyển sang chế độ chỉnh sửa ta bấm
để đưa về màn hình chỉnh sửa.
21
Chú ý:
Report có thể làm báo cáo và in ra, không thay đổi dữ liệu;
Tạo nguồn dữ liệu trước khi tạo Report;
Thông thường Report lấy dữ liệu từ Table hay Query.