Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo

Các đối tượng cơ bản của Access:
- Bảng (table)
- Mẫu hỏi (query)
- Biểu mẫu (form)
- Báo cáo (report)
báo cáo và kết xuất báo cáo
Tiết 34 - Bài 9
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
Công việc viết báo cáo là công việc thường xuyên trong công tác quản lý:
- Báo cáo về tình hình chất lượng của kỳ thi học kỳ, tốt nghiệp;
- Báo cáo về điểm học tập và rèn luyện của học sinh hàng tuần, hàng tháng, học kỳ và cả năm học;
Báo cáo về số lượng, chất lượng vật tư, thiết bị trong kho;

Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
Trong Access, báo cáo là gì?
1. Khái niệm báo cáo
- Trong Access báo cáo là một công cụ dựa trên bảng hoặc mẫu hỏi (Table/Query) để hiển thị dữ liệu, tổng hợp, phân nhóm dữ liệu và in ấn dữ liệu.
Báo cáo giúp ta những việc gì ?
Tác dụng:
- Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu;
- Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
Để tạo báo cáo cần phải quan tâm đến những thông tin gì?
1. Khái niệm báo cáo
Khi tạo báo cáo cần trả lời các câu hỏi:
- Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?
- Nguồn dữ liệu từ đâu sẽ được đưa vào báo cáo?
- Dữ liệu sẽ được tổng hợp như thế nào?
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
1. Khái niệm báo cáo
- Để tạo nhanh một báo cáo, ta dùng thuật sĩ để tạo sau đó chỉnh sửa bằng cách thiết kế lại.
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
- Chọn Reports trong bảng chọn đối tượng
Kích chuột vào đây
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
- Kích đúp chuột vào Create report by using wizard
Kích đúp chuột vào đây
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
- Xuất hiện hộp thoại Report Wizard
+ Chọn bảng hoặc mẫu hỏi chứa dữ liệu trong mục Tables/Queries
+ Chọn các trường cần thiết từ ô Available Fields sang ô Selected Fields
+ Kích chuột vào nút Next
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
- Chọn trường để gộp nhóm trong báo cáo
Ví dụ: muốn gộp nhóm theo tổ thì kích đúp chuột vào trường To
Kích chuột vào nút Next
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
- Chỉ ra các trường để sắp xếp thứ tự các bản ghi và yêu cầu thống kê theo nhóm
Kích chuột vào nút Ascending nếu muốn thay đổi thứ tự sắp xếp
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
- Chỉ ra các trường để sắp xếp thứ tự các bản ghi và yêu cầu thống kê theo nhóm
Kích chuột vào nút Summary Options để lựa chọn cách tổng hợp: Sum, Avg, Min, Max
Kích chuột vào nút Next
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
- Chọn cách bố trí báo cáo trong mục Layout và hướng giấy trong ô Orientation
Kích chuột vào nút Next
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
- Chọn kiểu trình bày báo cáo
Kích chuột vào nút Next
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
- Nhập tên cho báo cáo
Chọn Preview the report để xem báo cáo hoặc chọn Modify the report`s design để sửa đổi thiết kế báo cáo
Kích vào nút Finish để hoàn thành tạo báo cáo
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
Mẫu báo cáo "Điểm môn Toán" ở chế độ trang dữ liệu
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
Mẫu báo cáo "Điểm môn Toán" ở chế độ thiết kế
Tiết 30
Bài 9. Báo cáo và kết xuất báo cáo
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
Chú ý:
- Khi đang ở chế độ thiết kế có thể kích chuột vào menu View chọn Layout Preview hoặc nút trên thanh công cụ để xem kết quả báo cáo
- Để có báo cáo đúng yêu cầu và hiển thị đúng tiếng Việt, sau khi tạo báo cáo bằng thuật sỹ cần chỉnh sửa thêm trong chế độ thiết kế.
Các bước tạo báo cáo
Các bước tạo báo cáo
Các bước tạo báo cáo
Các bước tạo báo cáo
Các bước tạo báo cáo
Các bước tạo báo cáo
Các bước tạo báo cáo
Trả lời câu hỏi 1, 2, 3 trong SGK trang 74
Xem trước nội dung Bài tập và thực hành 8
Đọc bài đọc thêm 2 SGK trang 78 về sửa thiết kế và in báo cáo.
CỦNG CỐ
Câu 1: Khi cần in DL từ một CSDL theo một mẫu cho trước, cần sử dụng đối tượng nào?
A. Bảng
B. Biểu mẫu
C. Mẫu hỏi
D. Báo cáo
Câu 2: Dữ liệu của CSDL được lưu ở đâu?
A. Các bảng
B. Các biểu mẫu
C. Các mẫu hỏi
D. Các báo cáo
CỦNG CỐ
Câu 3: Khi mở một báo cáo, nó được hiển thị dưới dạng nào?
A. Chế độ thiết kế
B. Chế độ trang dữ liệu
C. Chế độ biểu mẫu
D. Chế độ xem trước
CỦNG CỐ