Bài 5. Các thao tác cơ bản trên bảng

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG
Nắm được những thao tác cơ bản sau:
Mở Bảng ở chế độ trang dữ liệu (DataSheet view).
Cập nhật dữ liệu.
Sắp xếp và lọc dữ liệu.
Tìm kiếm/thay th? dữ liệu đơn giản.
In dữ liệu.

Tiết 14: � 5
CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG

Cập nhật dữ liệu:
-Thêm bản ghi.
Chỉnh sửa.
Xóa bản ghi.
Sắp xếp - Lọc
Tìm kiếm
In ấn
Khi m? Table, Query ho?c Form, dòng cuối cùng của mỗi cửa sổ (dòng status) thể hiện các thông tin ta cần chú ý như sau:

Đến mẫu tin đầu tiên
Số TT mẫu tin hiện tại
Đến mẫu tin tiếp theo
Đến mẫu tin cuối cùng
Tạo mẫu tin mới
Số mẫu tin hiện có
Đến mẫu tin trước
Đây là ý nghĩa một số ký hiệu trên thanh công cụ:

Sắp xếp ascending
Sắp xếp descending
Lọc theo ô dữ liệu đang chọn
Lọc theo mẫu, điều kiện
Lọc/hủy bỏ lọc
Tìm kiếm
Thêm bản ghi mới
Xóa bản ghi
1. C?p nhật dữ liệu:

Thêm Bản ghi mới.
Chỉnh sửa.
Xóa bản ghi.
- C?p nhật dữ liệu là gì?
-Là thay đổi dữ liệu trong các bảng:
a. Thêm bản ghi mới:

- Có những cách nào để thêm bản ghi mới?
Cách 1: Chọn Insert ? New Record
hoặc Nháy nút trên thanh công cụ rồi gõ dữ
liệu tương ứng vào mỗi trường
Cách 2: Nháy nút chuột trực tiếp vào bản ghi trống ở
cuối bảng rồi gõ dữ liệu tương ứng vào mỗi trường

Cách 3: Dùng dạng trang dữ liệu.
Click vào ký hiệu tạo bản ghi mới, nhập liệu
b. Chỉnh sửa :

Khi ta muốn dữ liệu đúng.
Nháy chuột vào giá trị của ô cần chỉnh sửa, chỉnh sửa xong thì nhấn Enter.
-Khi nào ta chỉnh sửa dữ liệu ? chỉnh sửa dữ liệu như thế nào?.
c. Xóa bản ghi:

Cách 1:
B1: Chọn bản ghi cần xoá.
B2: Nháy nút (Delete Record ) hoặc nhấn phím Delete.
B3: Xuất hiện hộp thoại chọn Yes (No)
Ví dụ: có 1 Hs nghỉ học, làm thế nào để xoá dữ liệu Hs đó?
Cách 2:
-Chọn bản ghi cần xoá, nhấn chuột phải chọn (Delete Record)
2. Sắp xếp, lọc :

a. Sắp xếp:
-Muốn sắp xếp tên tăng dần (giảm dần) chọn trường nào?
Tại cửa sổ chế độ trang dữ liệu.
Chọn cột cần sắp xếp;
Click biểu tượng Sort Ascending hoặc Sort Descending.
- Mục đích sắp xếp để làm gì?
- Tìm kiếm dễ hơn.

b. L?c :
-Lọc là gì?
Tìm nh?ng bản ghi th?a mãn một số điều kiện nào đó (đkiện lọc) .
-Có mấy loại lọc?
Có 2 dạng lọc.

+Lọc theo ô dữ liệu đang chọn:
Chọn ô (điều kiện lọc);
Click biểu tượng (Filter by selection).

+ K?t qu? : hi?n th? t?t c? nh?ng bản ghi có địa chỉ là P1
Để kết thúc lọc (trở về danh sách ban đầu) click vào (Remove filter)

+Lọc theo mẫu:
Click (Filter by form);

Access sẽ hiển thị các bản ghi thỏa mãn điều kiện lọc
Muốn trở về dsách ban đầu, click vào (Remove Filter)

3. Tìm kiếm đơn giản:
-Hãy nêu các bước tìm kiếm ?
Click vào biểu tượng (Find), XHHT

Nhập giá trị cần tìm vào Find What r?i click vào Find next.
Sau khi đã tìm thấy có thể nhấn vào Find What để tìm tiếp

Các tùy chọn:
+Look in:
* Mặc định là tìm trong field con trỏ đang đứng; muốn tìm trong toàn bảng, click vào Look in rồi chọn tên bảng

Các tùy chọn:
+ Match:
- Any part of field : cụm từ cần tìm có thể là một phần của field.
- Whole Field: cụm từ cần tìm là nội dung của 1 ô
- Start of field: cụm từ cần tìm nằm đầu của field.

Ta có thể dùng chức năng Replace để thay thế cụm từ tìm thấy với cụm từ ghi trong Replace With.

4. In dữ liệu:
-Trước khi in ta phải thiết đặt trang, khổ giấy, vào ở đâu?
-Menu File? Page Setup.
-In dữ liệu bằng cách nào?
C1: Ctrl -P
C2:Vào menu File ? Print.
C3: Nhấn chọn biểu tượng máy in trên thanh công cụ:
Thao tác cập nhật dữ liệu ?
Cập nhật dữ liệu làm việc ở chế độ nào?
Có những cách nào để thêm một bản ghi mới?
Nêu thao tác xoá một bản ghi (nhiều bản ghi liên tiếp nhau) ?
Lọc là gì?

Về nhà xem bài thực hành số 3


?
Củng cố - dặn dò