Bài 5. Các thao tác cơ bản trên bảng

Mục đích, yêu cầu
Nắm được những thao tác cơ bản sau:
Mở Bảng ở chế độ trang dữ liệu (DataSheet view).
Cập nhật dữ liệu.
Sắp xếp và lọc dữ liệu.
Tìm kiếm/thay thế dữ liệu đơn giản.
In dữ liệu.
Em hãy nhắc lại những công việc thường gặp khi xử lí thông tin của một tổ chức?
Tạo lập hồ sơ( xác định chủ thể, cấu trúc hồ sơ..)
- Cập nhật hồ sơ( sửa chữa, bổ sung, xoá hồ sơ)
- Khai thác hồ sơ( sắp xếp, thống kê, báo cáo, in ấn..)
CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG
Cập nhật dữ liệu:
-Thêm bản ghi.
Chỉnh sửa.
Xóa bản ghi.
Sắp xếp - Lọc
Tìm kiếm
In ấn
1. Cập nhật dữ liệu
-Là thay đổi dữ liệu trong các bảng:
Thêm Bản ghi mới.
Chỉnh sửa.
Xóa bản ghi.
a. Thêm bản ghi mới
Cách 1: Chọn Insert  New Record
hoặc Nháy nút trên thanh công cụ rồi gõ dữ liệu tương ứng vào mỗi trường

Cách 2: Nháy nút chuột trực tiếp vào bản ghi trống ở
cuối bảng rồi gõ dữ liệu tương ứng vào mỗi trường
Cách 3: Dùng dạng trang dữ liệu.
Click vào ký hiệu tạo bản ghi mới, nhập dữ liệu
Tạo bản ghi mới
Khi mở Table, Query hoặc Form, dòng cuối cùng
của mỗi cửa sổ (dòng status) thể hiện các thông tin
ta cần chú ý như sau:
Đến mẫu tin đầu tiên
Số TT mẫu tin hiện tại
Đến mẫu tin tiếp theo
Đến mẫu tin cuối cùng
Tạo mẫu tin mới
Số mẫu tin hiện có
Đến mẫu tin trước
b. Chỉnh Sửa
Khi nào ta chỉnh sửa dữ liệu?
Chỉnh sửa dữ liệu như thế nào?
Khi ta muốn dữ liệu đúng.
Nháy chuột vào giá trị của ô cần chỉnh sửa, chỉnh sửa xong
thì nhấn Enter.
c. Xóa bản ghi
Cách 1:
B1: Chọn bản ghi cần xoá.
B2: Nháy nút (Delete Record) hoặc nhấn phím Delete.
B3: Xuất hiện hộp thoại chọn Yes( No).
Cách 2:
-Chọn bản ghi cần xoá, nhấn chuột phải chọn (Delete Record)
Có 1 học sinh nghỉ học, làm thế nào để xoá học sinh đó ra khỏi CSDL?
2. Sắp xếp, lọc
a. Sắp xếp
Mục đích của việc sắp xếp dữ liệu là gì?
Dùng các nút lệnh ( tăng dần) hay ( giảm dần) để sắp xếp
Lưu kết quả sắp xếp
Chọn trường cần sắp xếp trong cửa sổ trang dữ liệu
b. Lọc
Lọc là gì?
Lọc là một công cụ của hệ QT CSDL cho phép tìm ra những bản ghi thoả mãn một số điều kiện nào đó phục vụ tìm kiếm.
Có hai loại lọc
Lọc theo ô dữ liệu đang chọn
Lọc theo mẫu
+ Lọc theo ô dữ liệu đang chọn:
Chọn ô (điều kiện lọc);
Click biểu tượng (Filter by selection).
+ Kết quả : hiển thị tất cả những bản ghi có địa chỉ là P1
Để kết thúc lọc (trở về danh sách ban đầu) click vào (Remove filter)
+ Lọc theo mẫu:
Click (Filter by form);
Nhập điều kiện lọc vào từng trường tương ứng theo mẫu
Nháy nút để lọc ra các bản ghi thoả mãn điều kiện
Để kết thúc lọc click vào (Remove filter)
3. Tìm kiếm đơn giản:
Click vào biểu tượng (Find), XHHT
Hãy nêu các bước tìm kiếm trong Access?
Nhập giá trị cần tìm vào Find What rồi click vào Find next.
Các tùy chọn:
+Look in:
* Mặc định là tìm trong field con trỏ đang đứng; muốn tìm trong toàn bảng, click vào Look in rồi chọn tên bảng
Các tùy chọn:
+ Match:
- Any part of field : cụm từ cần tìm có thể là một phần của field.
- Whole Field: cụm từ cần tìm là nội dung của 1 ô
- Start of field: cụm từ cần tìm nằm đầu của field.
Ta có thể dùng chức năng Replace để thay thế cụm từ tìm thấy với cụm từ ghi trong Replace With.
4. In dữ liệu:
Chọn Menu File Page Setup…

C1: In có lựa chọn
- Tổ hợp phím Ctrl_P
- Vào menu File  Print…
C2: Nhấn chọn biểu tượng máy in trên thanh công cụ( in toàn bộ văn bản)
Trước khi in ta phải thiết đặt trang in ở đâu?
In dữ liệu bằng cách nào?
Củng cố - câu hỏi trắc nghiệm
Câu 1: Để xoá một bản ghi trong bảng cần thực hiện: mở bảng, chọn bản ghi và:

A. Nháy nút lệnh Cut Record;

B, Nhấn phím End;

C, Nháy nút lệnh Erase Record

D, Nháy nút lệnh Delete Record

Câu 2: Câu nào sai trong các câu sau:
(A) Sử dụng lọc theo lựa chọn (by selection) để tìm nhanh các bản ghi có dữ liệu trùng với ô đang chọn;
(B) Sử dụng lọc theo mẫu (by form) để tìm các bản ghi có dữ liệu trùng với ô đang chọn và thêm một số tiêu chí khác;
(C) Sử dụng lọc theo mẫu (by form) để tìm các bản ghi thoả mãn các tiêu chí phức tạp;