Bài 5. Các thao tác cơ bản trên bảng

PHẦN 2. HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD
BÀI 5. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
I. KHỞI ĐỘNG, THOÁT KHỎI WORD, CÁCH GÕ DẤU TIẾNG VIỆT.
1. Giới thiệu phần mềm Microsoft Word
Ra đời từ cuối những năm 1980, đến nay phần mềm Winword đã đạt được tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung. Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm này như sau:
- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng;
- Khả năng đồ hoạ đã mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính,.v.v.
- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau. Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet
2. Cách khởi động
Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Word:
Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start | Programs | Microsoft Word
Cách 2: Nháy đúp chuột lên biểu tượng của phần mềm Word nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình nền của Windows, vv..
Cách 3: Chọn lệnh Start | Documents, chọn tên tệp văn bản (Word) cần mở. Khi đó Word sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định.
3. Thoát khỏi môi trường làm việc
Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
- Mở mục chọn File | Exit hoặc Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.
4. Cách gõ dấu tiếng Việt
a. Nhập văn bản
Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu. Thông thường lượng văn bản (Text) trên một tài liệu là rất nhiều, tiếp cận được càng nhiều những tính năng nhập văn bản thì càng tốt, bởi lẽ nó sẽ làm tăng tốc độ chế bản tài liệu.
b. Sử dụng bộ gõ tiếng Việt
Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là ABC hoặc Vietkey với kiểu gõ Telex.
Khi nào trên màn hình xuất hiện biểu tượng: hoặc là khi có thể gõ được tiếng Việt. Nếu biểu tượng xuất hiện chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), phải nhấn chuột lên biểu tượng lần nữa hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z để chuyển về chế độ gõ tiếng Việt. Qui tắc gõ tiếng Việt như sau
II. GIỚI THIỆU MÀN HÌNH GIAO TIẾP, BÀN PHÍM, CHUỘT
1. Màn hình giao tiếp của Word
Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Word thường có dạng như sau:
Thường thì môi trường làm việc trên Word gồm 4 thành phần chính:
- Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế bản tài liệu. Có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây. Nội dung trên cửa sổ này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnh in.
- Hệ thống bảng chọn (menu): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Word trong khi làm việc. Phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn.
- Hệ thống thanh công cụ: Bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó. Ví dụ: khi soạn thảo văn bản, phải sử dụng đến thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formating; hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ Drawing để làm việc.
- Thước kẻ: gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thước này có thể điều chỉnh được lề trang văn bản.
- Thanh trạng thái: Cho biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc. Ví dụ: đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu, .v.v.
2. Sử dụng bàn phím
Bật tiếng Việt (nếu muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo thông thường để soạn thảo tài liệu như là:
- Các phím chữ a, b, c, .. z;
- Các phím số từ 0 đến 9;
- Các phím dấu: ‘ , > < ? [ ] {}…
- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu;
- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường;
- Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản;
- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab;
- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách;
- Sử dụng các phím mũi tên: để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu;
- Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu
hoặc cuối từng trang màn hình;
- Phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản;
- Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ;
- Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ
3. Sử dụng chuột (Mouse)
III. THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN
1. Sao chép
Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn bản cần sao chép. Để lựa chọn khối văn bản bạn làm như sau:
- Di chuột và khoanh vùng văn bản cần chọn; hoặc
- Dùng các phím mũi tên kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn bản. Chọn đến đâu sẽ thấy văn bản được bôi đen đến đó.
Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách:
- Mở mục chọn Edit | Copy ; hoặc
- Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard; hoặc
- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C;
Bước 3: Dán văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết. Thao tác như sau:
Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh dán bằng một trong các cách sau:
- Mở mục chọn Edit | Paste ; hoặc
- Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard; hoặc
- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V.
Sẽ thấy một đoạn văn bản mới được dán vào vị trí cần thiết. Có thể thực hiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu được dán ra sẽ là dữ liệu của lần ra lệnh Copy gần nhất.
2. Di chuyển khối văn bản
Với phương pháp sao chép văn bản, sau khi sao chép được đoạn văn bản mới thì đoạn văn bản cũ vẫn tồn tại đúng vị trí của nó. Nếu muốn khi sao chép đoạn văn bản ra một nơi khác và đoạn văn bản cũ sẽ đươc xoá đi (tức là di chuyển khối văn bản đến một vị trí khác), phương pháp này sẽ giúp làm điều đó. Có thể thực hiện theo cách như sau:
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển;
Bước 2: Ra lệnh cắt văn bản có thể bằng một trong các cách sau:
- Mở mục chọn Edit | Cut ; hoặc
- Nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard; hoặc
- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X.
Văn bản đã chọn sẽ bị cắt đi, chúng sẽ được lưu trong bộ nhớ đệm (Clipboard) của máy tính.
Bước 3: Thực hiện lệnh dán văn bản (Paste) như đã giới thiệu ở trên vào vị trí định trước.
IV. THAO TÁC TRÊN MỘT TẬP TIN VĂN BẢN
1. Tạo một tài liệu mới
Làm việc với word là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu phải được cất lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .DOC. Thường thì các tệp tài liệu sẽ được cất vào thư mục C:My Documents trên đĩa cứng. Tuy nhiên, có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Word.
Thông thường sau khi khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện. Đó cũng là tài liệu mới mà Word tự động tạo ra. Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, có thể sử dụng một trong các cách sau:
- Mở mục chọn File | New..; hoặc
- Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard; hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.
2. Ghi tài liệu lên đĩa
Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, có thể chọn một trong các cách sau:
- Mở mục chọn File | Save..; hoặc
- Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard; hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S.
Sẽ có hai khả năng xảy ra:
Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi một tệp tin mới
Hãy xác định thư mục (Folder)- nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gõ tập tin vào mục File name: (ví dụ Vanban1 rồi nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu. Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi ra lệnh cất tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa.
3. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa
Tài liệu sau khi đã soạn thảo trên Word được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin có phần mở rộng là .DOC. Để mở một tài liệu Word đã có trên đĩa, có thể chọn một trong các cách sau đây:
- Mở mục chọn File | Open; hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O.
Hộp thoại Open xuất hiện
Hãy tìm đến thư mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối cùng nhấn nút lệnh để tiếp tục. Tệp tài liệu sẽ được mở ra trên màn hình Word.
Mặt khác, cũng có thể thực hiện mở rất nhanh những tệp tài liệu đã làm việc gần đây nhất bằng cách mở mục chọn File như sau
Tiếp theo nhấn chuột lên tên tệp tài liệu cần mở.
V. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN KHÁC
1. In văn bản
a. Đặt kích thước trang in
- Các tham số thiết đặt cho trang in sẽ được áp dụng cho mọi trang trong tệp văn bản. Các tham số sau đây đặc trưng cho một trang in
Các bước để thiết lập cấu trúc trang in, khổ giấy in như sau:
Chọn File | Page Setup.. để kích hoạt. Hộp thoại Page Setup xuất hiện;
- Thẻ Paper Size: cho phép bạn lựa chọn khổ giấy in:
Mục Paper size: để chọn khổ giấy in. Bao gồm các khổ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5,.. tuỳ thuộc vào từng loại máy in. Bình thường, văn bản được soạn thảo trên khổ A4;
Chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy;
- Orientation: để chọn chiều in trên khổ giấy. Nếu là Portrait – in theo chiều dọc; Lanscape – in theo chiều ngang khổ giấy;
- Apply to: để chỉ định phạm vi các trang in được áp dụng thiết lập này. Nếu là Whole - Document - áp dụng cho toàn bộ tài liệu; This point forward - áp dụng bắt đầu từ trang đang chọn trở về cuối tài liệu;
- Preview – cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in đã thiết lập;
- Default.. áp dụng thiết lập này là ngầm định cho các tệp tài liệu sau của Word;
Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại.
Thẻ Margin: cho phép thiết lập lề trang in:
- Mục Top: để thiết lập chiều cao của lề trên của trang in;
- Mục Bottom: để thiết lập chiều cao của lề dưới của trang in;
- Mục Left: để thiết lập chiều rộng của lề bên trái của trang in;
- Mục Right: để thiết lập chiều rộng của lề bên phải của trang in;
- Mục Gutter: để thiết lập bề rộng phần gáy tài liệu;
- Mục Header – thiết lập chiều cao của phần tiêu đề đầu trang (Header);
- Mục Footer – thiết lập chiều cao của phần tiêu đề cuối trang (Footer);
- Mục Apply to: để chỉ định phạm vi các trang in được áp dụng thiết lập này. - Nếu là Whole Document : áp dụng cho toàn bộ tài liệu; This point forward : áp dụng bắt đầu từ trang đang đặt điểm trỏ trở về cuối tài liệu;
- Mục Preview cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in đã thiết lập;
- Nhấn nút Default: nếu bạn muốn áp dụng thiết lập này là ngầm định cho các tệp tài liệu sau của Word;
- Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại.
b. Xem tài liệu trước khi in
Xem trước khi in (hay còn gọi Print preview) là việc rất quan trọng, đặc biệt đối với những người mới học word, chưa có nhiều các kỹ năng về in ấn. Qua màn hình Print Preview, có thể quan sát trước được cấu trúc trang in cũng như nội dung chi tiết trên trang in. Qua đó sẽ có những điều chỉnh hợp lý, kịp thời đối với tài liệu của mình để khi in ra sẽ thu được kết quả cao như ý muốn.
Để bật màn hình Print preview, bạn có thể làm theo một trong hai cách:
Cách 1: Mở mục chọn File | Print Preview
Cách 2: Nhấn nút Print preview trên thanh công cụ Standard.
Màn hình Preview cùng thanh công cụ Print preview xuất hiện.Màn hình Preview là nơi hiển thị cấu trúc, cũng như nội dung các trang tài liệu trước khi in; Thanh công cụ Print Preview cung cấp các nút chức năng để làm việc trên màn hình Preview, Đóng màn hình này lại, trở về màn hình soạn thảo tài liệu ban đầu. Có thể chọn nút thên thanh công cụ Print Preview hoặc nhấn phím ESC
c. In ấn tài liệu
Có nhiều cách để chọn lựa ra lệnh in ấn:
Cách 1: Mở mục chọn File | Print..
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P
Hộp thoại Print xuất hiện:
- Hộp Printer cho phép chọn máy in cần in (trong trường hợp máy tính có nối tới nhiều máy in). Nút Properties cho phép thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần;
- Hộp Page range- cho phép thiết lập phạm vi các trang in:
+ Chọn All – in toàn bộ các trang trên tệp tài liệu;
+ Current page – chỉ in trang tài liệu đang chọn;
+ Pages – chỉ ra các trang cần in. Qui tắc chọn ra các trang cần in như sau:
-<đến trang>
Ví dụ: Chỉ in trang số 5: 5; hoặc In từ trang 2 đến trang 10: 2-10 ; hoặc In từ trang 2 đến trang 10; từ trang 12 đến 15: 2-10, 12-15.
- Hộp Copies – chỉ ra số bản in, ngầm định là 1. Nếu bạn in nhiều hơn 1 bản, hãy gõ số bản in vào đây;
- Hộp Page per sheet để chỉ ra số trang tài liệu sẽ được in ra một trang giấy. Ngầm định là 1, tuy nhiên bạn có thể thiết lập nhiều hơn số trang in trên một trang giấy, khi đó cỡ sẽ rất bé;
- Cuối cùng nhấn nút OK để thực hiện việc in ấn
2. Chèn kí tự đặc biệt
Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc chúng ta cần chèn một số ký tự đặc biệt vào tài liệu (không có trên bàn phím) ví dụ như: ... Tính năng Insert Symbol của Word giúp đơn giản làm việc này.
Chọn vị trí cần đăt ký tự đặc biệt, tiếp theo mở mục chọn Insert | Symbol… Hộp thoại Symbol xuất hiện
Ở thẻ Symbol, có thể tìm ký tự đặc biệt cần chèn lên văn bản. Trong trường hợp không tìm thấy, có thể tìm ký tự ở danh mục khác bằng cách chọn một danh mục tập hợp các ký tự ở mục Font: .
Khi thấy ký tự cần tìm, có thể chèn chúng lên tài liệu bởi một trong hai cách sau:
Cách 1: Nhấn kép chuột lên ký tự cần chèn;
hoặc
Cách 2: Chọn ký tự cần chèn bằng cách nhấn chuột trái lên nó, rồi nhấn nút Insert để chèn ký tự lên tài liệu.
Với tính năng này có thể chèn một lúc nhiều các ký tự đặc biệt lên tài liệu