Bài 5. Các thao tác cơ bản trên bảng

Quan sát và so sánh
§5. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG
Nhập thêm các bản ghi mới
§5. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG
Quan sát và so sánh
Chỉnh sửa
Quan sát và so sánh
§5. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG
Xóa bản ghi
§5. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG
Những thao tác cơ bản khi tạo xong bảng?
MICROSOFT ACCESS
Thêm bản ghi mới
Xóa bản ghi
Chỉnh sửa
Cập nhật dữ liệu
§5. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG
Quan sát và so sánh
Sắp xếp dữ liệu
§5. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG
Quan sát và so sánh
Lọc dữ liệu
§5. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG
Tìm kiếm
§5. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG
Nội dung bài học
1. Cập nhật dữ liệu
2. Sắp xếp và lọc
3. Tìm kiếm đơn giản
4. In dữ liệu
MICROSOFT ACCESS
5. Củng cố
1. CẬP NHẬT DỮ LIỆU
 Cập nhật dữ liệu là thay đổi dữ liệu trong các bảng gồm:
 Thêm bản ghi mới
 Chỉnh sửa
 Xóa bản ghi
 Có thể thực hiện việc cập nhật dữ liệu bằng nhiều cách. Tuy nhiên, chế độ hiển thị trang dữ liệu của bảng cho một cách đơn giản để thực hiện điều này.
1. CẬP NHẬT DỮ LIỆU
Chế độ trang dữ liệu của bảng
1. CẬP NHẬT DỮ LIỆU
a) Thêm bản ghi mới
Thanh công cụ trang dữ liệu bảng (Table Datasheet)
C1: Chọn Insert  New Record.
C3: Nháy chuột trực tiếp vào bản ghi trống ở cuối bảng
? Nh?p d? li?u tuong ?ng v�o m?i tru?ng.
C2: Nháy nút trên thanh công cụ
1. CẬP NHẬT DỮ LIỆU
b) Chỉnh sửa
Thanh công cụ trang dữ liệu bảng (Table Datasheet)
Chỉnh sửa giá trị một trường của một bản ghi:
1. Nháy chuột vào ô chứa dữ liệu cần thay đổi.
2. Dùng các phím BackSpace, Delete để xóa.
3. Nhập dữ liệu mới.
1. CẬP NHẬT DỮ LIỆU
c) Xóa bản ghi
Thanh công cụ trang dữ liệu bảng (Table Datasheet)
B1: Chọn bản ghi cần xóa.
B2: Nháy nút hoặc nhấn phím Delete hoặc chọn Edit  Delete.
B3: Trong hộp thoại khẳng định xóa, chọn Yes.
Hộp thoại khẳng định xóa
c) Xóa bản ghi
1. CẬP NHẬT DỮ LIỆU
 Xóa nhiều bản ghi cũng tương tự nhưng phải chọn nhiều bản ghi: nhấn ô đầu tiên kéo để chọn, hay nhấn giữ phím Shift.
Luu ý:
Khi dó b? xúa thỡ b?n ghi khụng th? khụi ph?c l?i du?c.
? Khi dang nh?p hay di?u ch?nh thỡ ? ụ d?u tiờn cõy bỳt (chua luu), chuy?n di noi khỏc thỡ hi?n (dó luu).
1. CẬP NHẬT DỮ LIỆU
c) Di chuyển trong bảng
 Di chuyển bằng các nút lệnh
 Di chuyển bằng phím
- Tab: di chuy?n v? sau.
- Shift_Tab: di chuy?n v? tru?c.
- Home/End: v? d?u v� cu?i m?t b?n ghi.
- Ctrl_Home: v? ụ d?u c?a b?ng.
- Ctrl_End: v? ụ cu?i c?a b?ng.
2. SẮP XẾP VÀ LỌC
a) Sắp xếp
 Access có các công cụ cho phép sắp xếp các bản ghi theo thứ tự khác với thứ tự chúng được nhập.
Các bước thực hiện:
1. Chọn trường cần sắp xếp trong chế độ hiển thị trang dữ liệu;
2. Dùng các nút lệnh (tăng dần) hay (giảm dần) để sắp xếp các bản ghi của bảng dựa trên giá trị của trường được chọn;
3. Lưu lại kết quả sắp xếp.
2. SẮP XẾP VÀ LỌC
a) Sắp xếp
 Ví dụ
 Để sắp xếp các bản ghi theo tên:
1. Chọn trường Ten;
2. Nháy nút . Các bản ghi sẽ được sắp xếp tên tăng dần theo bảng chữ cái.
Bảng HOC_SINH sắp xếp theo tên
2. SẮP XẾP VÀ LỌC
a) Sắp xếp
 Ví dụ
 Để sắp xếp các bản ghi theo thứ tự giảm dần của ngày sinh (học sinh nhỏ tuổi hơn xếp trước):
1. Chọn trường NgSinh;
2. Nháy nút .
Bảng HOC_SINH sắp xếp theo ngày sinh
2. SẮP XẾP VÀ LỌC
b) Lọc
 Lọc là một công cụ của hệ QTCSDL cho phép tìm ra những bản ghi thỏa mãn một số điều kiện nào đó phục vụ tìm kiếm.
 Access cho phép lọc với các nút lệnh sau trên thanh Table Datasheet.
2. SẮP XẾP VÀ LỌC
b) Lọc
 Ví dụ
 Lọc theo ô dữ liệu: Để tìm tất cả các bạn học sinh có tên là Hằng
1. Chọn một ô trong cột Ten có giá trị là “Hằng”.
2. Nháy nút , Access hiển thị danh sách các học sinh có tên là Hằng.
2. SẮP XẾP VÀ LỌC
b) Lọc
 Ví dụ
 Lọc theo mẫu: Để hiện thị danh sách các học sinh nam thuộc tổ 4:
1. Nháy nút ;
2. Trong hộp thoại Filter by Form, nhập điều kiện lọc: nhập “Nam” trong cột GT và nhập 4 trong cột To;
3. Nháy nút để thực hiện lọc.
3. TÌM KIẾM ĐƠN GIẢN
 Chức năng tìm kiếm (tìm kiếm và thay thế) trong Access tương tự trong Word.
 Ví dụ, để tìm cụm từ nào đó trong bảng, ta thực hiện theo một trong các cách sau:
 Cách 1: Chọn Edit Find…
 Cách 2: Nháy nút .
 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F
a) Tìm kiếm
3. TÌM KIẾM ĐƠN GIẢN
 Khi đó hộp thoại Find and Replace mở ra. Có thể cung cấp thêm cho việc tìm kiếm:
 Trong ô Find What gõ cụm từ cần tìm.
 Trong ô Look In: chọn tên bảng.
 Trong ô Match, chọn cách thức tìm kiếm.
 Nháy nút Find Next để đến vị trí tiếp theo thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
3. TÌM KIẾM ĐƠN GIẢN
b) Thay thế
 Tương tự lệnh Find nhưng phải gõ cụm từ thay thế vào ô Replace With.
Ví dụ về tìm kiếm và thay thế
4. IN DỮ LIỆU
 Có thể in dữ liệu từ bảng.
 Thiết đặt trang in và xem trước khi in:
1. Thiết đặt trang in: File Page setup
2. Xem trước khi in: hoặc File Print Preview
3. In dữ liệu hoặc File/Print
5. CỦNG CỐ
Câu 1: Nút lệnh dùng để làm gì?
A. Xóa một bản ghi.
B. Lọc dữ liệu theo mẫu.
C. Thêm bản ghi mới.
D. Thêm trường mới.
5. CỦNG CỐ
Câu 2: Để thêm một bản ghi mới ta thực hiện thao tác nào sau đây?
A. Chọn Insert  New Record  nhập dữ liệu tương ứng vào mỗi trường.
B. Nháy nút trên thanh công cụ  nhập dữ liệu tương ứng vào mỗi trường.
C. Nháy chuột trực tiếp vào bản ghi ở đầu bảng  nhập dữ liệu tương ứng vào mỗi trường.
D. Tất cả đều đúng.
5. CỦNG CỐ
Câu 3: Nút lệnh dùng để làm gì?
A. Lọc theo ô dữ liệu đang chọn.
B. Lọc theo mẫu.
C. Xóa trường từ bảng.
D. Thêm trường mới.
5. CỦNG CỐ
Câu 4: Cập nhật dữ liệu cho bảng gồm những thao tác nào?
A. Thêm/ Xóa bản ghi, lọc.
B. Lọc, thêm bản ghi, chỉnh sửa.
C. Chỉnh sửa, thêm/xóa bản ghi.
D. Tất cả đều sai.
5. CỦNG CỐ
Câu 5: Các thao tác để lọc theo ô dữ liệu đang chọn:
A. Chọn ô dữ liệu để lọc  nháy nút .
B. Chọn ô dữ liệu để lọc  nháy nút .
C. Nháy nút  nhập điều kiện lọc.
D. Chọn ô dữ liệu để lọc  nháy nút .