Bài 4. Cấu trúc bảng

Các khái niệm chính
Tạo và sửa cấu trúc bảng
1. Các khái niệm chính
Trường(Field): Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính của chủ thể cần quản lý
Ví dụ: trong bảng HOC_SINH có các trường: Ten, Ngsinh, DiaChi, GT…
Bản ghi(Record): Mỗi bản ghi là một hàng của bảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của chủ thể cần quản lý.
Ví dụ: trong bảng HOC_SINH bản ghi thứ 3 có dữ liệu là:
{3, Đỗ Bích Hằng, Nữ, 3/12/1991,không là đoàn viên, 47 Lê Lợi, 2}
Kiểu dữ liệu(Data Type): Là kiểu của dữ liệu lưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu.

Một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access
2. Tạo và sửa cấu trúc bảng
a) Tạo cấu trúc bảng
* Cách 1: Nháy đúp Create table in Design view
* Cách 2: Nháy nút lệnh , rồi nháy đúp Design view
Cách tạo một trường
Gõ tên trường vào cột Field Name
Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type bằng cách nháy chuột vào mũi tên xuống ở bên phải ô thuộc cột Data Type rồi chọn một kiểu trong danh sách mở ra.
Mô tả nội dung trường trong cột Description( không nhất thiết phải có)
Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.
Các tính chất của trường(Field Properties)
Field Size(kích thước trường):cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu lưu trong trường với kiểu dữ liệu Text, Number hoặc AutoNumber.
Format(định dạng): quy định cách hiển thị và in dữ liệu
Caption: cho phép thay tên trường bằng các phụ đề dễ hiểu với người dùng khi hiển thị.
Default Value(giá trị ngầm định):tính chất này dùng để xác định giá trị tự động đưa vào trường khi tạo bản ghi mới.
Ví dụ : Nếu đặt tính chất này là 25 thì dữ liệu nhập vào tương ứng phải là một xâu dài không quá 25 ký tự; Nếu đặt tính chất này là Byte cho trường kiểu Number thì dữ liệu nhập vào phải là một số nguyên nằm trong khoảng từ 0 đến 255
Ví dụ: Nếu kiểu dữ liệu là Date/Time và giá trị nhập cho tính chất này là Sort Date thì dữ liệu nhập vào tương ứng sẽ có dạng dd/mm/yyyy (20/11/2008)
Ví dụ : Nếu giá trị ngầm định của trường DiaChi là 12A1 thì mỗi khi thêm bản ghi mới cóa thể dùng ngay giá trị này hoặc đổi thành lớp khác.
Chỉ định khóa chính
Trường được chọn làm khóa chính phải là trường xác định duy nhất mỗi hàng của bảng
(Ví dụ: trong bảng HOC_SINH, có thể dùng trường Maso làm khóa chính nhưng không thể dùng trường Ten làm khóa chính vì các học sinh có thể trùng tên)
Để chỉ định khóa chinhs:
1. Chọn trường làm khóa chính
2. Nháy nút trên thanh công cụ hoặc chọn lệnh Edit→Primary Key

Lưu cấu trúc bảng
Chọn lệnh File → Save hoặc nháy nút lệnh
Gõ tên bảng vào ô Table name trong hộp thoại Save As
Nháy nút Ok hoặc nhấn phím Enter.

Một bảng sau khi tạo và lưu cấu trúc thì có thể nhập dữ liệu vào bảng đó. Để thay đổi cấu trúc bảng, ta hiển thị bảng ở chế độ thiết kế.
Thay đổi thứ tự các trường
Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nhấn và giữ chuột.
Di chuyển chuột.
Thả chuột khi đã di chuyển trường đến vị trí mong muốn.
Thêm trường
Để thêm trường ở bên trên trường hiện tại, thực hiện:
1. chọn Insert →Rows hoặc nháy nút
2. Gõ tên trường, chọn kiểu dữ liệu, mô tả và xác định tính chất của trường(nếu có).