Bài 3. Giới thiệu Microsoft Access

CHƯƠNG II
HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LiỆU MICROSOFT ACCESS
BÀI TOÁN QUẢN LÝ HỌC SINH
Để quản lý học sinh của một lớp, giáo viên chủ nhiệm tạo bảng gồm thông tin: họ và tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, là đoàn viên hay không, tổ, điểm trung bình các môn Toán, Lý, Hóa, Văn, Tin,…




Các thông tin về học sinh được lưu vào hồ sơ lớp. Đến cuối mỗi học kỳ, căn cứ vào điểm trung bình các môn, giáo viên tạo báo cáo thống kê, đánh giá học lực của từng học sinh, của cả lớp,..
I/ Giới thiệu về Microsoft Access
Phần mềm Microsoft Access (gọi tắt là Access) là hệ quản trị cơ sở dữ liệu nằm trong bộ phần mềm Microsort Office của hãng Microsoft dành cho máy tính cá nhân và máy tính chạy trong mạng cục bộ.
Như đã biết Access cung cấp các công cụ tạo lập, cập nhật và khai thác dữ liệu:
II/ Các loại đối tượng chính của Access
Bảng(Table): dùng để lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định và bao gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó.
Mẫu hỏi (Query):dùng để tìm kiếm, kết xuất dữ liệu xác định từ một hay nhiều bảng.
Biểu mẫu (Form): giúp tạo giao diện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin.
Báo cáo (Report):được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra.
Ví dụ: Để giải bài toán ở ví dụ đã nêu, ta có thể dùng Access để xây dựng CSDL “Quản lý học sinh” gồm :
* Bảng:
HOC_SINH: lưu thông tin về học sinh(họ tên, ngày sinh, giới tính…)
* Một số biểu mẫu:
- Nhap HS: Cập nhật thông tin về học sinh
- Nhập Diem: Cập nhật điểm của học sinh
* Một số mẫu hỏi: Dùng để xem thông tin về một học sinh hay cả lớp theo điều kiện nào đó.
* Một số báo cáo: Xem và in ra bảng điểm môn tin học, thống kê về điểm số…
III/ Một số thao tác cơ bản
1) Khởi động Access:
Cách 1:Từ bảng chọn start, chọn Start →Programs →Microsoft Office →Microsoft Access
Cách 2 : Nháy đúp vào biểu tượng Access trên màn hình nền.
Khung tác vụ (New File)
Màn hình làm việc của Access
b) Tạo cơ sở dữ liệu mới
Chọn lệnh File →New (Màn hình làm việc của Access sẽ mở khung New File ở bên phải nếu nó chưa xuất hiện)

2. Chọn Blank Database, xuất hiện hộp thoại File New Database

3. Trong hộp thoại File New Database, chọn vị trí lưu tệp và nhập tên tệp CSDL mới. Sau đó nháy vào nút Create để xác nhận tạo tệp.
b) Mở cơ sở dữ liệu đã có
Cách 1: Nháy chuột lên biểu tượng trên thanh bảng chọn và nháy đúp vào tên CSDL cần mở.
Cách 2: chọn lệnh File →Open…và nháy đúp vào tên CSDL cần mở.
d) Kết thúc phiên làm việc với Access
Cách 1: Chọn File →Exit
d) Kết thúc phiên làm việc với Access
Cách 2: Nháy nút trên bên phải màn hình làm việc của Access
IV/ LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
1) Chế độ làm việc với các đối tượng
* Chế độ thiết kế(Design View): dùng để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo.
Để chọn chế độ thiết kế, chọn View →Design View hoặc nháy nút
IV/ LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
1) Chế độ làm việc với các đối tượng
* Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View): dùng để hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem, xóa hoặc thay đổi các dữ liệu đã có.
Để chọn chế độ trang dữ liệu, chọn View →Datasheet View hoặc nháy nút
Có thể chuyển đổi qua lại giữa chế độ thiết kế và chế độ

trang dữ liệu bằng cách nháy nút hay nút

hoặc chọn các mục tương ứng trong bảng chọn View.
2) Tạo đối tượng mới
Dùng các mẫu dựng sẵn(Wizard-Thuật sĩ)
Người dùng tự thiết kế
Kết hợp cả hai cách trên
* Thuật sĩ là chương trình hướng dẫn từng bước giúp tạo được các đối tượng của CSDL từ các mẫu dựng sẵn một cách nhanh chóng.
Ví dụ : Để tạo bảng nháy đúp chuột lên một trong ba tùy chọn ở ngăn phải của CSDL:
* Create table in Design View (tạo bảng ở chế độ thiết kế)
* Create table by Using Wizard (tạo bảng bằng cách dùng thuật sĩ)
* Create table by entering data (tạo bảng bằng cách nhập dữ liệu ngay)













3/ Mở đối tượng
Trong cửa sổ của loại đối tượng , nháy đúp lên một đối tượng để mở nó.
Ví dụ : nháy đúp lên bảng TACGIA để mở bảng này.
BÀI TẬP
Liệt kê các loại đối tượng cơ bản của Access?
Có những chế độ nào khi làm việc với các đối tượng?
Có những cách nào để tạo đối tượng trong Access?