Bài 3. Giới thiệu Microsoft Access

- Tạo lập các CSDL và lưu trữ chúng trên các thiết bị nhớ.
- Tạo biểu mẫu để cập nhật dữ liệu, tạo báo cáo thống kê, tổng kết…
Chương 2: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access
Tiết 10 §3 Giới thiệu Microsoft Access
1.Phần mềm Microsoft Access
Microsoft Access gọi tắt là Access, là hệ QTCSDL do hãng Microsoft sản xuất
2.Khả năng của Access:
Mở CSDL
- Báo cáo (Report) được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra.
3.Các loại đối tượng chính của Access:
Các loại đối tượng:
- Bảng (Table) : dùng để lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định và bao gồm nhiều cột và nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó.
- Mẫu hỏi (Query) : dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác định từ một hoặc nhiều bảng.
- Biểu mẫu (form) : giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin
Mở CSDL
a/ Khởi động Access:
Cách1: Kích vào Start/ Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Access.
Cách 2: Kích vào biểu tượng của Access trên thanh Shortcut Bar , hoặc kích đúp vào biểu tượng Access trên Desktop.
b. Cửa sổ làm việc của Access:
(Xem H13)
4. Một số thao tác cơ bản
Bước 1: File / New -> xuất hiện khung tác vụ (New File)/ click chọn Blank database (CSDL trống)
c. Tạo tập tin CSDLmới trong Access:
Bước 2: Trong hộp File New Database ; chọn thư mục muốn lưu tệp, nhập tên tệp CSDL cần tạo ->kích vào nút lệnh Create để xác nhận.
Khi đó cửa số CSDL xuất hiện
Mở CSDL
Cách 1: Đến thư mục chứa tệp cần mở, kích đúp vào tên tệp muốn mở.
Cách 2: Trong cửa sổ CSDL, kích vào File/Open/kích vào tên CSDL muốn mở.
d. Mở CSDL đã có trên đĩa:
Trong cửa sổ CSDL
Cách 1: Kích vào File/ chọn Exit.
Cách 2: Kích vào nút Close (X) nằm ở góc phải phía trên cửa sổ (trên thanh Title Bar).
e. Kết thúc làm việc với Access:
- Chế độ thiết kế: (Design View) dùng tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo.
- Chế độ trang dữ liệu: (Datasheet view) dùng để hiển thị dữ liệu dưới dạng bảng; cho phép xem, xóa, hiệu chỉnh, thêm dữ liệu mới.
5. Làm việc với các đối tượng trong Access:
a/ Chế độ làm việc với các đối tượng:
Mở CSDL
Sử dụng một trong các cách sau để tạo các đối tượng trong Access:
- Dùng các mẫu đựng sẳn (Wizard)
- Người dùng tự thiết kế (Design View)
- Kết hợp hai phương pháp trên
b/Tạo đối tượng mới:
- Nháy đúp vào đối tượng cần mở
c/Mở đối tượng:
Mở CSDL
Tiết §4 Cấu trúc bảng
1. Các khái niệm chính:
- Bảng (Table): Là thành phần cơ sở để tạo nên CSDL trong Aceess bao gồm các cột (Trường_ Field) và các hàng (Bản ghi_record).
- Trường (Field): là một cột của bảng, thể hiện một thuộc tính của chủ thể cần quản lý.
Ví dụ: Table HOC_SINH bản ghi thứ 5 có bộ dữ liệu là:
{5, Phạm Kim , Anh, Nữ, 05/12/91, Không Đoàn Viên, 12 Lê Lợi, 2}
VD: Trong bảng HOC_SINH có các trường: Ten, Ngaysinh, Diachi, GT…
-Bản ghi (Record) : Mỗi bản ghi là một hàng của bảng, gồm dữ liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lí
- Kiểu dữ liệu (Data Type) : Là kiểu dữ liệu lưu trong trong một trường. Mỗi trường sẽ có một kiểu dữ liệu riêng.
Cách 1: Nháy đúp Create table in Design view
Cách 2: Nháy nút lệnh New/ chọn Design view/ OK
xuất hiện cửa sổ để thiết kế thuộc tính của của trường (field) trong Table.
2.Tạo và sửa cấu trúc bảng:
a/ Tạo cấu trúc bảng:
a.1/ Cách tạo:
Định nghĩa trường
Các tính chất trường
Chú ý: Quy tắc đặt tên trường:
Tên trường không quá 64 ký tự, không chứa dấu chấm (.), dấu !, dấu nhay (‘), hoặc dấu [ ]. Tên không bắt đầu bằng ký tự khoảng trắng.
B1/ Gõ tên trường vào cột field Name.
B2/ Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type
B3/ Mô tả nội dung trường trong cột Description
B4/ Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.
a.2/ Để tạo một trường ta thực hiện các bước sau:
- Field size: qui định kích thước tối đa cho dữ liệu lưu trong trường
- Format: qui định cách hiển thị và in dữ liệu.
- Caption: Cho phép thay tên trường bằng các phụ đề dễ hiểu với người dùng khi hiển thị.
- Default value: xác định giá trị tự động đưa vào trường.
a.3/ Một số tính chất thường dùng:
Bảng được thiết kế tốt khi trong bảng không có hai hàng dữ liệu giống hệt nhau, nghĩa là giá trị mỗi bản ghi là duy nhất, vì vậy khi thiết kế bảng người dùng cần chỉ ra trường mà gia trị của nó xác định duy nhất mỗi hàng của bảng, trường đó được gọi là khóa chính của bảng ( Primary Key)
B1/ Chọn trường làm khóa chính
B2/ Nháy nút hoặc vào menu Edit/ chọn Primary key.
a.4/ Để thay đổi tính chất trường:
Nháy chuột vào vùng định nghĩa trường
Thực hiện thay đổi cần thiết.
a.5/ Chỉ định khóa chính:
Để chỉ định khóa chính:
a.6/ Lưu cấu trúc bảng:
B1/ vào menu File/ Chọn Save ( hoặc nháy nút )
B2/ Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp Save AS / OK
- Chọn trường cần xóa.
- Vào menu Edit/ chọn Delete Rows.
b/ Thay đổi cấu trúc bảng:
b.1/Thay đổi thứ tự các trường:
- Chọn trường cần thay đổi vị trí
- Click và rê chuột đến vị trí cần thiết.
b.2/ Thêm trường:
- Chọn vị trí trường cần thêm
- Vào menu Insert/ chọn Rows
- Gõ tên trường cần thêm, chọn kiểu dữ liệu, tính chất trường…
b.3/ Xóa trường:
- Xóa khóa chính cũ ( nháy chuột vào biểu tượng khóa chính).
- Chọn trường mới cần đặt khóa chính.
- Nháy vào biểu tượng khóa chính.
b.4 / Thay đổi khóa chính:
- Chọn tên bảng trong trang bảng.
- Nháy nút biểu tượng nút xóa ( hoặc vào Edit/ chọn Delete).
c/ Xóa và đổi tên bảng:
c.1/ Xóa bảng:
- Chọn bảng.
- Vào menu edit/ Chọn Rename
c.2/ Đổi tên bảng:
-Chọn bản ghi muốn xóa;
- Nháy nút ( hoặc phím Delete)
- Chọn Yes để đồng ý xóa.
=> Dữ liệu đã đồng ý xóa sẽ không phục hồi lại được
1. Cập nhật dữ liệu cho Table:
a) Mở Table muốn cập nhật dữ liệu:
- Vào cửa sổ CSDL của tệp *.MDB
- Chọn đối tượng Table/ nháy đúp vào tên của Table muốn cập nhật dữ liệu ( hoặc nháy nút Open)
b) Thêm bản ghi mới:
- Chọn Insert / New Record (hoặc kích vào nút nằm trên thanh công cụ , hoặc nháy chuột trực tiếp vào bản ghi trống ở cuối bảng).
c) Chỉnh sửa bản ghi:
Nháy chuột vào ô chứa dữ liệu tương ứng và thực hiện thay đổi cần thiết.
d) Xóa bản ghi:
5§ Các thao tác cơ bản trên bảng
- Dùng chuột click vào vào bất kỳ ô nào muốn di chuyển đến.
- Sử dụng các nút lệnh trên thanh di chuyển
- Bấm Tab để chuyển ô từ trái sang phải, và shift+Tab để di chuyển ngược lại.
f) Di chuyển trong bảng:
B1: Mở Table dưới dạng trang dữ liệu. / Di chuyển con trỏ vào trường muốn sắp xếp.
B3: Đóng cửa sổ table lại, chọn yes để lưu sự thay đổi.
2) Sắp xếp và lọc:
a) Sắp xếp:
B2: Kích vào biểu tượng -Ascending sắp xếp tăng dần (Hoặc - Descending, sắp xếp giảm dần)
B2: Kích vào biểu tượng
, để thực hiện lọc
b)Lọc:
Cho phép tìm ra những bản ghi thỏa mãn một số điều kiện nào đó phục vụ tìm kiếm.
b.1) Lọc theo ô dữ liệu đang chọn:
B1: Mở Table dưới dạng trang dữ liệu; Chọn ô chứa giá trị cần lọc
b.2) Hủy việc lọc:
- Click vào biểu tượng (Remove Filter) để đưa bảng trở lại dữ liệu ban đầu.
B1:Mở Table dưới dạng trang dữ liệu, kích vào biểu tượng
B3: Kích chọn biểu tượng
Lưu ý: Để hủy việc lọc kích vào biểu tượng Remove Filter
b.3) Lọc theo mẫu:
(Filter By form: Lọc theo mẫu).
B2: Trong hộp thoại Filter by Form, nháy chuột vào cột chứa giá trị cần lọc và chọn giá trị cần lọc trong hộp danh sách kéo xuống.
(Apply Filter) để tiến hành lọc.
cụm từ cần tìm là có thể là phần bất kỳ của trường
cụm từ cần tìm là nội dung 1 ô
cụm từ cần tìm nằm ở phần đầu của trường
B1: Mở Table ở chế độ trang dữ liệu, đặt điểm chèn vào ô bất kỳ của cột có chứa giá trị muốn tìm kích vào biểu tượng
Look in: chọn tên trường chứa giá trị muốn tìm, hoặc chọn tên bảng nếu muốn tìm nếu muốn tìm giá trị đó ở tất cả các trường



Nháy vào nút Find Next, nếu tìm ra, Access sẽ tô đen lên giá trị tìm thấy, muốn tìm tiếp tục kích vào Find Next.
3) Tìm kiếm đơn giản:
hoặc vào Edit/ Find
B2: Nhập giá trị muốn tìm vào ô Find What
Match: chọn cách thức phù hợp với
Lưu ý: Muốn thay thế cụm từ vừa tìm, chọn trang Replace
- Gõ cụm từ cần thay thế ở mục Replace With
- Nháy nút Replace hoặc Replace all để thay
- Mở Table dưới dạng trang dữ liệu
- Vào File/ Print
4) In dữ liệu:
In nội dung bảng dưới dạng trang dữ liệu:
Hãy tạo biểu mẫu sau:
Cách 1: Phương pháp tự thiết kế -> nháy đúp vào Create Form in Design View
Cách 2: Phương pháp làm theo từng bước hướng dẫn của Access (Wizard) -> nháy đúp Create Form by using wizard
Cách 3: Kết hợp cả hai cách trên
1. Khái niệm về biểu mẫu:
Biểu mẫu là một đối tượng của Access được thiết kế để:
- Hiển thị dữ liệu trong bảng dưới dạng thuận lợi hơn để xem, nhập, và sửa dữ liệu
- Thực hiện các thao tác thông qua các nút lệnh do người dùng tạo ra.
2. Tạo và chỉnh sửa biểu mẫu :
2.1. Tạo biểu mẫu mới:
B1: Nháy đúp vào
2.2/ Thực hiện
B2: Trong hộp thoại Form Wizard chọn:
- Bảng (hoặc mẫu hỏi) từ Tables/Queries
- Chọn các trường đưa vào biểu mẫu từ ô Available Fields;
- Nháy next để tiếp tục.
Tiết §6 Biểu mẫu (Form)
B5: Gõ tên cho biểu mẫu
- Chọn Open the form to view or enter information: để xem hoặc nhập dữ liệu.
- Chọn Modify the form’s design: để thiết kế biểu mẫu.
- Nháy nút Finish.
B3: Chọn cách bố trí cho biểu mẫu ( dạng cột: colummar hoặc dạng bảng danh sách: Tabular..)
B4: Chọn kiểu cho biểu mẫu
2.2. Chỉnh sửa biểu mẫu:

B3: Thay đổi kích thước của đối tượng:
Chọn đối tượng cần thay đổi kích thước.
Rà chuột đến những núm vuông quanh đối tượng sao cho biến thành mũi tên hai đầu;
Click và kéo rê để thay đổi kích thước.
B1: Chuyển biểu mẫu sang chế độ thiết kế/ Nháy nút
B2: Thay đổi nội dung các tiêu đề:
- Nháy chuột vào tiêu đề cần thay đổi.
- Gõ tiêu đề mới.
B4: Di chuyển đối tượng:
B5: Nháy nút để lưu biểu mẫu.
Click và kéo re để di chuyển.
Rà chuột đến đối tượng cần di chuyển sao cho biến thành bàn tay xòe
Cách 1: nháy đúp chuột vào tên biểu mẫu.
Cách 2: Chọn biểu mẫu/ nháy nút Open
Cách 3: Nháy nút view
Cách 1: Chọn biểu mẫu/ nháy nút Design
Cách 2: Nháy nút Desin trên thanh lệnh
3/ Các chế độ làm việc với biểu mẫu:
a/ Chế độ biểu mẫu:
b/ Chế độ thiết kế:
Tiết §7 Liên kết giữa các bảng
- Hệ QTCSDL Access cung cấp công cụ để tạo lập mối quan hệ giữa các bảng, qua đó ta có thể truy xuất được những thông tin tổng hợp từ nhiều bảng.
1.Khái niệm:
- Dữ liệu giữa các bảng trong một CSDL đều có liên quan với nhau qua các giá trị của trường nào đó.
Ví dụ:
- Xét CSDL quản lí cửa hàng bán dụng cụ Văn phòng phẩm, gồm có 3 table: HOA_DON, SAN_PHAM, KHACH_HANG
B1: Vào menu Tool/ Chọn Relationships..
B2: Trong hộp thoại Show table chọn tên các bảng ( Table) cần tạo liên kết/ Nháy nút Add để dưa chúng vào cửa sổ quan hệ ( Relationships)/ Đóng cửa sổ Show table.
B3: Dùng phương pháp kéo rê và thả, chọn các trường dùng làm làm khóa quan hệ giữa hai bảng thả chồng lên nhau.
B4. Trong hộp thoại Edit Relationship / Nháy nút Create để tạo quan hệ
B5: Nháy nút Save để lưu và đóng cửa sổ Relationship
2. Kĩ thuật tạo liên kết giữa các bảng:
Tiết §8 Truy vấn dữ liệu
Để thực hiện các tính tóan và kiểm tra các điều kiện, ta phải biết cách viết các biểu thức đó. Các biểu thức trong Access là:
Biểu thức số học, biểu thức điều kiện và biểu thức lôgic:
1. Các khái niệm:
a) Mẫu hỏi (truy vấn):
Là một công cụ của hệ QTCSDL, cung cấp một công cụ để trả lời các câu hỏi cho người dùng cần khai thác CSDL.
b) Tác dụng của mẩu hỏi:
Sắp xếp các bản ghi
Chọn các bản ghi thỏa điều kiện nào đó
Chọn các trường hiển thị trong danh sách
Tính tóan các trường mới
Tổng hợp và hiển thị thông tin từ nhiều bảng hoặc các mẫu hỏi khác.
c) Biểu thức:
Ví dụ: [HO_DEM]&” “&[TEN], ghép trường [HO_DEM] và trường [TEN]
C.1/ Các phép tóan được sử dụng trong Access để viết biểu thức:
Phép toán số học: + , - , * , /
Phép toán so sánh:
<, >, <=,>=,=,<> (không bằng)
Phép toán Lôgic: AND (và), OR (hoặc), NOT (phủ định).
Phép toán ghép chuổi: &
Ví dụ: SUM([THANHTIEN]): để tính tổng cột thành tiền
c.2/ Các toán hạng được viết trong biểu thức :
- Tên trường: được viết trong cặp dấu [ ]
Ví dụ: [HODEM], [TEN]...
- Hằng số: 200, 12...
- Hằng văn bản (các ký tự) phải được viết trong cặp dấu kép “ “
Vdụ: “Nam” , “Giỏi”
- Các hàm số: như SUM, AVG...
SUM: Tính tổng giá trị số trên trường chỉ định.
AVG: Tính giá trị trung bình các giá trị số trên trường chỉ định.
MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất của các số nằm trên trường chỉ định.
MAX: Tìm giá trị lớn nhất của các số nằm trên trường chỉ định.
COUNT: Đêm các ô khác rỗng nằm trên trường chỉ định
ROUND(a,n): làm tròn biểu thức số :a, đến n số lẻ.
C.3/ Các hàm số trong Access:
Hàm số trong Access dùng để tính tóan các dữ liệu trên trường chỉ định. Một số hàm thông dụng để tính tóan trên trường có dữ liệu số như sau:
C.4/ Các loại biểu thức:
- Biểu thức ghép chuỗi: [HO_DEM] & “ “&[TEN]
- Biểu thức số học : [SO_LUONG] * [DON_GIA] để tính thành tiền
(2*[TOAN]+2*[VAN]+[TIN_HOC])/5  để tính điểm trung bình
- Biểu thức điều kiện: “Giỏi” OR “Khá”  để lọc ra danh sách học sinh Giỏi hoặc Khá
- Biểu thức Lôgic : [TOAN]>=0 AND [TOAN]<=0dùng kiểm tra dữ liệu nhập vào cột điểm sao cho điểm thuộc thang 10 điểm.
B1: Trong cửa sổ CSDL, kích vào đối tượng Queries, kích đúp vào lệnh Create Query in Design View.
B2:Trong cửa sổ Show Tale chọn bảng (hoặc mẫu hỏi ) làm dữ liệu nguồn/ nháy nhút Add/ nháy nút Close của Show Table.
B3: Chọn các trường muốn đưa vào mẫu hỏi (bằng phương pháp kéo rê vào vùng Field của vùng lưới QBE hay nháy đúp vào tên trường).
B4:Ở dòng điều kiện (Criteria) nhập điều kiện lọc
B5: Thực hiện mẫu hỏi bằng cách kích chuột vào biểu tượng Run
B6: Nháy nút lệnh Save để lưu mẫu hỏi
2) Tạo mẫu hỏi:
- Nháy nút ( hoặc vào bảng chọn View/ Chọn Total )
- Nháy mũi tên chỉ xuống ở cạnh phải dòng Total trong cột tương ứng để chọn các hàm thống kê: Sum, AVG, Min, Max, Count…
=> Để thực hiện truy vấn theo nhóm dữ liệu:
Or: Diễn tả điều kiện lọc có ý nghĩa “hoặc”
Giải thích:
Filed: Khai báo tên trường được chọn
Table; Tên table chứa trường đã chọn
Sort: Sắp xếp dữ liệu nằm trong truờng đã chọn
Show: cho ẩn /hiện cột đã chọn
Criteria: ghi điều kiện lọc, điều kiện lọc nằm trên một hàng có ý nghĩa “Và”
Total: gộp nhóm dữ liệu
Vùng lưới QBE (Query By Example)
Tổ 1, có 2 bản ghi.
Tính ĐTB của HS trong tổ
Tạo bảng thống kê điểm môn toán theo từng tổ?
Tiết §6 Báo cáo (Report)
B1/ Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo
B2/ Sửa đổi thiết kế báo cáo đã tạo ra ở bước trên
1. Khái niệm báo cáo:
Báo cáo là một công cụ trong Access, dựa trên Table/Query để:
- Hiển thị dữ liệu theo khuôn dạng, nhưng chỉ để đọc mà không cập nhật được.
- Tổng hợp, phân nhóm dữ liệu
- Tổ chức in ấn.
* Các bước thực hiện:
2. Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo:
B1: Kích vào đối tuợng Report, kích đúp vào
B3: Kích chọn trường để gộp nhóm trên báo cáo. Kích vào Next để tiếp tục.
B2: Trong mục Tables/Queries:
- Chọn bảng hoặc mẩu hỏi cần làm dữ liệu nguồn.
- Chọn lần lượt các field cần thể hiện trên báo cáo bằng cách: nháy đúp vào từng field trên ô chọn Available, các filed sẽ được chuyển qua ô Select Field/ - Nháy Next
B4: Kích chọn trường để sắp xếp thứ tự và các yêu cầu thống kê theo nhóm bằng cách Kích chọn
B5: chọn cách trình bày report  kích Next xuất hiện cửa sổ chọn cách bố trí các trường , kích Next  xuất hiện cửa sổ chọn kiểu trình bày báo cáo đặt tên cho Report và kích vào Finish để kết thúc