Bài 3. Giới thiệu Microsoft Access

CHƯƠNG II :
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
MICROSOFT ACCESS
Kỹ năng sử dụng Microsoft Access.
Các khái niệm chính của Microsoft Access.
Bước đầu tạo lập, cập nhật và khai thác Microsoft Access.
Biết 4 đối tượng cơ bản: Bảng, Mẫu hỏi, Biểu bảng và Báo cáo.

Kiến thức:
GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS
� 3
Biết những khả năng chung nhất của M.Access.
Biết các đối tượng cơ bản của M.Access.
Liên hệ được một bài toán quản lý gần gũi cùng các công cụ quản lý tương ứng trong M.Access.
Biết một số thao tác cơ bản: khởi động, kết thúc, tạo một CSDL mới, mở 1 CSDL đã có, tạo đối tượng mới và mở một đối tượng.
Nắm 2 chế độ làm việc với M.Access: chế độ thiết kế (Design view) và chế độ trang dữ liệu (Datasheet view).
Cách tạo các đối tượng bằng thuật sĩ (wizard) và tự thiết kế (Design)

I. Phần mềm Microsoft Access:
Phần mềm Microsoft Access (Access) là hệ QT CSDL nằm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft dành cho máy tính.
Access cung cấp các công cụ tạo lập, lưu trữ, cập nhật và khai thác dữ liệu.

Ex: Nhớ lại bài toán quản lý học sinh của 1 lớp, GVCN sẽ dùng bảng sau đây để quản lý học sinh lớp mình.

HỒ SƠ LỚP 12T1
GVCN hoàn toàn có thể dùng Access để xây dựng CSDL và quản lý hs lớp mình

HỒ SƠ LỚP 12T1
Chúng ta hãy nhớ các thông tin của bảng tính này để dùng Access viết chương trình giúp GVCN quản lý 1 lớp.

Ex: Các thuộc tính cần lưu trữ để quản lý hồ sơ của 1 lớp

HỒ SƠ LỚP 12T1
II. Các đối tượng chính của Access:
Khởi động Access.
Access có 4 đối tượng chính:
+ Bảng (Table)
+ Truy vấn (Query).
+ Biểu mẫu (Form).
+ Báo cáo (Report)

Bảng liệt kê đối tượng
- Bảng (Table): dùng để lưu dữ liệu


Mỗi bảng sẽ chứa thông tin về một chủ thể xác định, bao gồm nhiều cột và nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó, mỗi cột sẽ lưu trữ 1 thuộc tính của cá thể đó.

Ex: Dùng Access để lập 1 hồ sơ quản lý một lớp:

Mỗi bảng sẽ có một tên.
Mỗi dòng sẽ lưu trữ tên và các thông tin của mỗi hsinh.
Mỗi cột là một thuộc tính của mỗi hsinh.
Ex: Sau khi thiết kế và nhập liệu, Bảng sẽ có hình dạng như sau:

- Mẫu hỏi (Query):
Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu (xác định từ một hay nhiều bảng).

Màn hình thiết kế Query có dạng như sau (thí dụ như cần hiển thị danh sách những học sinh là đoàn viên)

Kết quả của Query đã thiết kế theo yêu cầu trên (hiển thi danh sách những HSinh là đoàn viên) sẽ có kết quả như sau:

- Biểu mẫu (Form):
Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin..

Màn hình thiết kế một Biểu mẫu có dạng như sau:

Sau khi thiết kế, màn hình của Biểu mẫu sẽ có dạng:

- Báo cáo (Report):
Dùng để thiết kế, định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra..

Màn hình thiết kế một báo cáo tương tự như sau:

Sau khi thiết kế, một báo cáo sẽ có dạng như sau:

III. Một số thao tác cơ bản:
1. Khởi động Access:
Double Click vào biểu tượng của Access trên desktop.
Màn hình Access hiển thị như sau:

2. Tạo CSDL mới:
Click vào Blank database

Màn hình hiển thị như sau:


Ta phải làm tiếp các thao tác sau:
+ Ch?n v? trí luu t?p CSDL (Save in).
+ Gõ tên tệp (File name).
+ Click Create để tạo File.
z
Thí dụ như tạo CSDL có tên là HOCSINH ở C:My Document, click vào Creat, màn hình hiển thị như sau:

Thanh công cụ
Bảng liệt kê đối tượng
Trang chứa các đối tượng hiện thời
3. Mở CSDL đã có:
Click vào FILE - OPEN rồi đưa đường dẫn đến nơi đặt file CSDL, cuối cùng chọn OPEN

4. Kết thúc phiên làm việc với Access:
Click vào FILE - EXIT hoặc click vào biểu tượng ? ở góc phải, phía trên c?a s?.
IV. Làm việc với các đối tượng:
Để làm việc với đối tượng nào, trước tiên, ta chọn đối tượng đó trong bảng chọn (liệt kê) đối tượng.

Bảng chọn đối tượng
a. Chế độ làm việc với đối tượng:
Có 2 chế độ làm việc với các đối tượng:

Thiết kế
(Design view)
Trang dữ liệu
(Datasheet view)
+ Chế độ thiết kế (Design view):
Dùng để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc của Bảng, Mẫu hỏi; thay đổi cách trình bày và định dạng của Biểu mẫu, Báo cáo.
Để chọn chế độ design view, click vào design trên thanh công cụ.

+ Chế độ trang dữ liệu (Datasheet view):
Dùng để hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem, xóa hoặc thay đổi các dữ liệu đã có.
Muốn hiển thị trang dữ liệu, click vào open (hoặc double click trên tên đối tượng).

b. Tạo đối tượng mới:
Mỗi đối tượng có thể được tạo bằng 3 cách:
+ Dùng các mẫu dựng sẵn (Wizard-thuật sĩ)
+ Tự thiết kế.
+ Kết hợp 2 cách trên.
Thuật sĩ là chương trình hướng dẫn từng bước giúp tạo các đối tượng của CSDL một cách nhanh chóng bằng các mẫu có sẵn.
Thông thường, ta dùng cách thứ 3: Dùng thuật sĩ trước, sau đó chỉnh sửa lại bằng tự thiết kế.

c) Mở đối tượng:
Muốn mở đối tượng nào, ta click chọn đối tượng đó;
- Mở để thiết kế lại:
Click vào Design view.
- Mở để xem kết quả, mở dạng trang dữ liệu:
+ Double click trên đối tượng hoặc click vào open.

Ex
Access là gì? Hãy kể các chức năng chính của Access.
Liệt kê những đối tượng cơ bản trong Access.
Có những chế độ làm việc nào với các đối tượng.
Nêu các thao tác khởi động và thoát khỏi Access.

?
