Bài 3. Giới thiệu Microsoft Access

Làm quen với môi trường ACCESS



GIÁO TRÌNH ACCESS
CHƯƠNG 2
Nội dung chính của chương 2
Làm quen với môi trường MS Access
Các thao tác trên bảng dữ liệu trong Access
Tìm hiểu bộ lọc (filter)
Tạo CSDL và các mối liên kết giữa các bảng được quản lý bởi Access

Để mở MS Access bạn vào Start  Programs  Microsoft Access (Hình 1).
Hiện ra hộp thoại sau đây (Hình 2):
Chọn Blank access Database để tạo mới cơ sở dữ liệu trống
Chọn Access Database Wizards, pages and Projects để tạo mới cơ sở dữ liệu sử dụng đồ thuật.
Chọn Open an existing file để mở file có sẵn.

Hình 1
Hình 2
2.1.1. Khởi động Access:
Giả sử ta đã có sẵn cơ sở dữ liệu có tên Tuyển sinh đại học.
Nếu tên file không có trong danh sách phía dưới thì chọn More files… Open.
Tìm đến đúng đường dẫn chứa file.
Để mở file ta chọn tên file Kết quả thi đại học rồi nháy kép chuột hoặc ấn Open.
Nháy đúp
2.1.1 Khởi động Access:
Cửa sổ cơ sở dữ liệu
sau khi mở file sẽ hiện ra cửa sổ dưới đây: Cửa số gồm các đối tượng Tables, Querries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules nằm trong tập tin đơn lẻ Database. Mỗi database phải chứa ít nhất một bảng, nó có thể chứa (hoặc không) một hay nhiều đối tượng khác. Muốn truy cập vào đối tượng nào, Click vào tên đối tượng tương ứng nằm dưới mục Objects. Trước hết chúng ta xem xét các đối tượng này là gì?
Các đối tượng
Database
2.1.2
Các đối tượng (Objects).
Table (Bảng):
Là nơi lưu trữ dữ liệu. Bảng được tổ chức theo các hàng, các cột. Mỗi cột là một trường (Field), chứa một kiểu thông tin cụ thể, trường là phần tử trong cơ sở dữ liệu. Mỗi hàng là một bản ghi (Record) tạo thành từ các trường.
Trong hình dưới đây, họ tên, ngày sinh, STT, quê quán, số báo danh, mã ngành là các trường. Còn một bản ghi là một hàng có chứa tất cả yếu tố của các trường.
2.1.2
Mỗi bảng có khóa chính (Primary key)
Các bảng liên kết với nhau thông qua khóa (khóa ngoài)
Có thể có các ràng buộc khác nữa
2.1.2
Một số chú ý về các bảng

Form (Mẫu biểu):
Là cửa sổ cho phép xem các bản ghi có sẵn hoặc tạo ra bản ghi mới vào bảng trong CSDL. Có thể tạo ra biểu mẫu làm việc với một hay nhiều bảng cùng một lúc và in ra hoặc hiển thị biểu mẫu. Dưới đây là ví dụ khi bạn nhập liệu trong Form:












2.1.2
Queries: Dùng để tìm và gọi ra đúng dữ liệu phù hợp với các điều kiện mà bạn đặt ra, bao gồm các dữ liệu ở các bảng phức tạp tạo ra một truy vấn. Một truy vấn cũng có thể cập nhật hoặc xoá bỏ đi bản ghi trong cùng một lúc.
Bảng truy vấn
đơn giản
2.1.2
Report (Báo biểu):
Là đối tượng trình bày biểu mẫu, tương tự biểu mẫu. Nhưng ứng dụng chủ yểu trong việc in ấn, không dùng cho mục đích nhập liệu.













2.1.2


Page (Trang):
Là loại mẫu biểu đặc biệt, có thể xem, hiệu chỉnh bản ghi bằng trình duyệt Web.
Macro:
Là các chuỗi hành động được lưu trữ trong Access, giúp tự động nhiều thao tác và giúp cho đơn giản công việc.
Module:
Thủ tục viết bằng Visual Basic for Application (VBA), là ngôn ngữ lập trình cơ sở của Access.
2.1.2
Design View và Datasheet view
Để chuyển đổi giữa 2 chế độ này (theo ví dụ minh họa):
Từ cửa sổ Database, chọn Tables rồi nháy đúp vào trang hồ sơ sẽ bật ra bảng ở chế độ xem bản dữ liệu (Hình 6).
Để chuyển sang chế độ thiết kế: Nhấn View  Design View (hình 7) hoặc nhấn vào biểu tượng thước kẻ xanh trên thanh công cụ Table Datasheet (hình 8).
Hình 6
Hình 7
Hình 8
2 Khung nhìn cho 2 chế độ và cách chuyển đổi
2.1. 3
Cửa sổ bảng của chế độ thiết kế được chia làm hai khung:
Nửa phía trên là tên các tên, kiểu dữ liệu tương ứng bạn có thể `nhập và lời miêu tả (có thể không có) của các trường.
Nửa phía dưới liệt kê các thuộc tính của của trường được chọn tương ứng ở phía trên.
Trong phần tiếp theo chúng ta sẽ nói tới các kiểu dữ liệu và thuộc tính trường.
Bảng trong chế độ thiết kế
2.1.3
Đối với mỗi trường tương ứng ta có thể xác lập kiểu dữ liệu bằng cách nhấn chuột vào phần tương ứng ở cột Data Type. Xin được giới thiệu một số kiểu dữ liệu là:
Text: Bao gồm các chữ cái, chữ số, và các ký tự như &, %, = và ?. Text là kiểu dữ liệu phổ biến nhất.
Memo: Tương tự như Text, nhưng có thể chứa 65 535 ký tự, trong khi Text chỉ có thể dài 256 ký tự.
Number: Gồm Byte, Integer, Long Integer, Single, Double.
Date/time: Ngày giờ lưu trữ theo dạng thức đặc biệt được xác lập trong phần thuộc tính.
Autonumber: Access sẽ tự động điền trị số cho từng bản ghi mới bổ xung. Có thể dùng để xác lập làm trường khóa chính. Chý ý là nếu tùy chọn này được chọn thì khi bạn xóa một bản ghi nào đó thì bạn sẽ bị mất số vị trí của bản ghi đó. Ví dụ bạn có 3 bản ghi đánh số tự động là 3,4,5. Bạn xóa bản ghi 4 thì từ đây bạn sẽ bị khuyết vị trí này vì bản ghi số 5 không chuyển xuống vị trí số 4.
Yes/No: Dùng cho các trường chỉ có hai giá trị Đúng/Sai

Các kiểu dữ liệu
2.1.3
Thuộc tính của trường làm cho định nghĩa về trường thêm chi tiết, số lượng của thuộc tính phụ thuộc vào kiểu dữ liệu. Xin giới thiệu một vài thuộc tính được sử dụng thường xuyên:

Field Size: Xác lập độ lớn cho các dạng dữ liệu là Text và số.Khi bạn cố gắng nhập một giá trị trường dài hơn độ dài đã định thì Access tự động không cho bạn nhập tiếp. Còn nếu text, số đã nhập vào từ trước mà lại dài hơn độ dài bạn định xác lập lại thì phần dài hơn sẽ bị cắt đi. Do vậy trước khi ghi vào đĩa, Access luôn hỏi (Hình 2):
Các thuộc tính ví dụ
2.1.3
Hình 2
Thuộc tính của kiểu dữ liệu
Format:
Là thuộc tính xác định phương thức hiển thị trên màn hình của các ký tự đã được nhập vào trong một trường. Tuỳ theo loại dữ liệu mà có các kiểu định dạng khác nhau.
Dưới đây là ví dụ về format của trường có kiểu dữ liệu Date/Time (Hình 1):











2.1.3
Input Mask:
Nhằm kiểm soát quá trình hiển thị dữ liệu, người ta dùng mặt nạ nhập liệu. Nó xác lập cách thức mà dữ liệu nhập vào đều có dạng như thế.
Ví dụ như trường số điện thoại ta xác lập Input mask là: 99-000-000
Khi nhập số điện thoại ví dụ 09123456 thì nó hiển thị là: 09 123 456

Requiring Entries (Bắt buộc nhập liệu): Để đảm bảo các thông tin then chốt luôn được nhập đầy đủ, ta có thể ấn định trường đó bắt buộc phải nhập.
Làm điều này bằng cách chọn trường cần bắt buộc, chọn Required, Yes và sau đó Save lại. Dưới đây là một ví dụ mà access đưa ra thông báo lỗi bắt buộc người dùng phải nhập đầy đủ và nhập không đúng kiểu dữ liệu
2.1.3
Trạng thái dòng hiện tại trong bảng.
Khi chúng ta nhập mới, sửa dữ liệu trong một bảng xuất hiện ký hiệu chọn bảng ghi ở cạnh bản ghi hiện tại để chỉ ra trạng thái của nó. Một tam giác chỉ ra bản ghi đã được ghi vào đĩa (hình 1), cái bút chì cho biết ta đang làm việc với bản ghi đó (hình 2). Khi ta dịch chuyển sang bản ghi tiếp theo, cái bút chì sẽ chuyển thành tam giác để chỉ ra bản ghi vừa làm việc đã được lưu vào đĩa.
Hình 1
Hình 2
Hình 4
Hình 3
2.1.4
Trạng thái dòng hiện tại trong bảng.
Dấu sao xuất hiện bản ghi trắng ở cuối mỗi bảng. Khi ta đang thêm một bản ghi vào cuối bảng dữ liệu đưa vào sẽ xuất hiện tại điểm nhận còn ký hiệu chọn bảng ghi là cái bút chì. Dấu sao sẽ chuyển xuống bản ghi trắng ở cuối bảng sau khi nhập bất kỳ ký tự vào bản ghi mới (Hình 3).
Mỗi bảng nhất thiết phải có một khóa chính (Primary Key). Đó là một trường hoặc một nhóm các trường có giá trị khác nhau trên toàn bảng ghi. Nếu xem trong chế độ Design View thì trường khóa chính có ký hiệu chiếc chìa khóa bên trái bản ghi (Hình 4).
Hình 1
Hình 2
Hình 4
Hình 3
2.1.4
MỜI CÁC ANH CHỊ
LÀM BÀI THỰC HÀNH SỐ 1
2.2
Các thao tác cơ bản
trên bảng dữ liệu
Di chuyển con trỏ trong bảng
Dùng các phím mũi tên để di chuyển theo hướng đã định.
Tab/Enter : chuyển sang ô kế tiếp trên dòng. Nếu đang ở cuối dòng, con trỏ tự động nhảy xuống dòng dưới của bảng.
Shift + Tab : chuyển sang ô phía trước cùng dòng. Nếu đang ở đầu dòng và dòng hiện thời không phải là dòng đầu tiên, con trỏ tự động nhảy lên dòng trên của bảng.
Home: Chuyển con trỏ về đầu dòng.
End: Chuyển con trỏ về cuối dòng.
Ctrl + Home: Chuyển con trỏ về ô trên cùng bên trái bảng.
Ctrl + End: Chuyển con trỏ về ô dưới cùng bên phải bảng.
2.2.1
Hình tam giác trên lề thể hiện rằng bản ghi đang được chọn
Di chuyển con trỏ trên lề trái bảng và click để chọn một bản ghi
Lựa chọn một bản ghi
Toàn bộ bản ghi sau khi lựa chọn bị bôi đen
2.2.2
Lựa chọn một trường
Di chyển con trỏ và click lên tên của trường để lựa chọn nó
Trường đang được chọn bị bôi đen
2.2.3
Lựa chọn một hay nhiều ô
1. Di chuyển con trỏ đến góc của ô trong bảng sao cho nó chuyển thành dạng hình chữ thập
2. Drag chuột để chọn vùng mình muốn
2.2.4
Sửa đổi dữ liệu của một bản ghi
Click vào ô cần sửa đổi dữ liệu, con trỏ nhấp nháy thể hiện việc sẵn sàng nhận dữ liệu mới
Dấu hiệu xác định bản ghi hiện thời xuất hiện ở dòng chứa ô vừa được chọn
Biểu tượng bút chì cho biết dữ liệu trong bản ghi hiện thời đang bị thay đổi
Click chuột hoặc dùng phím di chuyển sang một bản ghi bất kì khác để xác nhận sự thay đổi dữ liệu.
Dữ liệu vừa thay đổi lúc này đã được ghi vào đĩa
Biểu tượng hình tam giác xuất hiện ở đâu thì bản ghi đó đã được ghi vào đĩa
2.2.5
Copy, Cut, Paste trong phạm vi ô
Dùng chuột bôi đen
dữ liệu trong ô, click
phải chuột, một menu
xuất hiện
Chọn Copy, hoặc Cut để đưa dữ liệu vào clipboard.



*Chú ý: Chỉ nên chọn Cut khi trường có thuộc tính Require=False và Alow zero length=False (Đối với Text). (Xem phần II)
Phải chuột vào vị trí sẽ dán dữ liệu, menu xuất hiện.
Chọn Paste để dán dữ liệu
*Chú ý: Chỉ Paste được dữ liệu vào một ô thuộc trường cùng kiểu hoặc kiểu Text
2.2.6
Copy, Paste trong phạm vi miền
1.Chọn miền cần sao chép, click phải chuột để hiển thị menu
2.Chọn copy để sao chép
3.Chọn một miền trên các trường cùng dữ liệu, tốt nhất là chọn ngay trên các cột vừa thao tác ban nãy.
Click phải chuột, chọn Paste để hoàn tất
2.2.7
Khi sao chép miền, vì sao chọn hai miền kích cỡ khác nhau mà vẫn Paste được?
Miền được sao chép
Miền sẽ bị chép đè
Miền kết quả
Access đặt hai ô trên cùng bên trái của 2 miền trên trùng lên nhau. Giao 2 miền chính là miền kết quả.
2.2.7 Copy, Cut, Paste trong phạm vi miền:
Sử dụng Main Edit và Toolbar
Ngoài cách dùng Popup menu khi bấm phải chuột, tất cả các thao tác Cut, Copy, Paste và Undo ( Huỷ bỏ thay đổi gần nhất) đều có thể thực hiện trên cả menu Edit và Standar ToolBar.
2.2.8
Trong khi muốn tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong CSDL lớn thì việc sử dụng Find, replace là rất cần thiết. Để vào hộp thoại Find:
Edit  Find
Nhấn vào biểu tượng ống nhòm trên thanh công cụ
Dùng phím tắt Ctrl + F
Hộp thoại Find (gồm cả Replace) xuất hiện như sau:
2.2.9
Find, Replace trong MSAccess.
Giải thích về các tùy chọn của hộp thoại Find/Replace:

Look in: Thông thường thì giá trị mặc định là tên trường mà con trỏ đang đứng, ngoài ra còn có lựa chọn khi bạn trỏ vào hộp này là toàn bộ bảng.
Match (Sự phù hợp):

* Whole Field: Tìm từ bạn đánh vào trùng khớp hoàn toàn với mục của trường.
* Any part of Field: Nếu bạn không nhớ toàn bộ tên của từ cần tìm thì hãy nhấn chuột vào Match rồi chọn Any part of Field. Kết quả là Access sẽ tìm kiếm tất cả các mục của trường có chứa từ bạn đánh vào.*- Start of Field: Lựa chọn này tương tự như Any part of Field nhưng chỉ so sánh từ bạn đánh vào với các ký tự đầu tiên của trường.
Để có tùy chọn khác bạn nhấn chuột vào nút More>>
* Match case: Nếu được chọn tìm kiếm sẽ phân biệt chữ hoa chữ thường.
* Search: Bạn có thể tìm xuống phía dưới (down), phía trên (up) nơi đặt con trỏ hay tìm tất cả (All).


2.2.9
Tips:
Nếu bạn muốn tìm kiếm, bạn có thể dùng luôn hộp thoại Replace vì nó đã chứa chức năng Find.
Để vào hộp thoại Replace ấn phím tắt hãy ấn Ctrl + F rồi ấn tổ hợp Ctrl + Tab

2.3

BỘ LỌC VÀ SẮP XẾP
(FILTER AND SORT)
Trong một bảng có thể bạn sẽ cần hiển thị một tập con của các bản ghi dựa trên một tiêu chuẩn nào đó.
Filter giúp giấu đi các bản ghi trong bảng không phù hợp với tiêu chuẩn bạn đưa ra.
2.3.1
Giới thiệu bộ lọc
Các nút thuộc bộ lọc
Bạn có thể áp dụng bộ lọc trong ba cách sau:

Filter by Selection: lọc theo lựa chọn. ( hay filter excluding selection: lọc bỏ các giá trị theo tiêu chuẩn được chọn ).

Filter by Form: lọc theo bảng biểu.

Advanced Filter/Sort: lọc/lựa chọn nâng cao.
2.3.1
2.3.2 Các thao tác cơ bản
đối với bộ lọc.
Click để định vị trường trong bản ghi chứa giá trị bạn muốn dùng để lọc bảng.
Ví dụ, bạn muốn xem những thí sinh nào chọn ngành thi là QHIT thì bạn phải chọn trường “Mã ngành”.
Filter by Selection
2.3.2
Click chọn giá trị bạn muốn đặt làm tiêu chuẩn
Click biểu tượng Filter by Selection trên toolbar
Hoặc nhấn Records > Filter > Filter by Selection
Chú ý:
Với Filter by Selection, bạn chỉ có thể lọc dựa trên một tiêu chuẩn duy nhất.
2.3.2
Ta được kết quả như hình: Có 2 thí sinh chọn ngành thi QHIT.
Bạn cũng có thể lọc bỏ các giá trị phù hợp với tiêu chuẩn được chọn.
Ví dụ, bạn muốn lọc bỏ các thí sinh dự thi ngành QHIT, bạn làm các thao tác như trên, nhưng thay vì chọn Filter by Selection, bạn chọn Filter Excluding Selection. Ta được kết quả:
2.3.2
Ta có thể chọn điều kiện để lọc là một phần của giá trị của bản ghi.
Ví dụ bạn chỉ chọn điều kiện là lọc ra các thí sinh có họ Nguyễn, bạn bôi đen “Nguyễn”, sau đó nhấn biểu tượng Filter by Selection trên toolbar.
Ta được kết quả là 4 thí sinh có họ Nguyễn:
2.3.2
Sau khi bạn đã hoàn thành việc xem xét các bản ghi được lọc, bạn trở lạivới bảng ban đầu bằng cách chọn Remove Filter/Sort trong Drop down list hoặc chọn Records > Remove Filter/ Sort
Click chuột phải, chọn Remove Filter/Sort
Hoặc nhấn vào biểu tượng Remove trên toolbar
2.3.2
FILTER BY FORM
Đây là phương thức lọc mạnh hơn Filter by Selection. VớiFilter by Form, bạn có thể lọc dựa trên nhiều tiêu chuẩn khác nhau cùng một lúc.
2.3.2
Click chọn Filter by Form trên toolbar
Một biểu mẫu xuất hiện, là một bảng tính rỗng với một hàng bản ghi.
2.3.2
Click vào trường bạn muốn đặt làm tiêu chuẩn. 1 danh sách xổ xuống, nhấp chuột vào giá trị bạn muốn trong danh sách. Ở ví dụ này, ta chọn trường “Mã ngành”, và tiêu chuẩn QHB.
Bạn cũng có thể gõ giá trị trực tiếp vào trong trường nếu muốn.
2.3.2
Nếu muốn chọn nhiều tiêu chuẩn khác nhau thì bạn click vào tab Or, sau đó chọn.
Bạn có thể chọn nhiều tiêu chuẩn ở cùng một trường hoặc các tiêu chuẩn ở các trường khác nhau.
Ví dụ, bạn chọn thêm tiêu chuẩn về số báo danh.
Hoặc bạn có thể chọn nhiều tiêu chuẩn cùng được thỏa mãn, tức phép toán logic AND, thì trong look for, bạn nhắp chọn các tiêu chuẩn đó.
2.3.2
Chú ý : có thể chọn tiêu chuẩn là các toán tử chứ không buộc phải là dữ liệu chính xác.
Các toán tử được dùng: Có thể là chữ (như mã ngành), có thể là các phép toán (>, <, =, …), có thể là một phần của giá trị của bản ghi trong trường được chọn ( VD: Like “Nguyễn*” sẽ xác định được các thí sinh mang họ Nguyễn )…..
2.3.2
Chú ý
Nếu bạn dùng toán tử like thì trong dấu ngoặc cũng phải tính đến dấu cách, tức dấu cách cũng được xem là kí tự được kể đến.
Ở hình bên, trường “Quê quán” có kiểu kí tự là text, nếu khi dùng like, bạn lại gõ like “ Hải*” thì sẽ không có bản ghi nào thỏa mãn. Vì trước Hải bạn dùng 1 dấu cách, nhưng trong bảng thì không có dấu cách nào đứng trước Hải
Trong trường hợp hình bên, bạn muốn căn phải cho chữ bằng cách dùng các dấu cách. Khi dùng lệnh like bạn lại gõ like “Hải*” hoặc trước Hải số dấu cách không trùng với trong bản ghi thì bạn cũng sẽ nhận được một bảng trống.
2.3.2
Nếu bạn nhấn nhầm một trường mà bạn không muốn chọn làm tiêu chuẩn thì bỏ đi bằng cách: trong danh sách xổ xuống khi click chuột phải, bạn nhấn Delete Tab.
Ví dụ bạn không muốn chọn tiêu chuẩn về quê quán thì thao tác như hình trên.

2.3.2
Để thực hiện lọc, bạn nhấn Apply Filter trên toolbar hoặc trong Drop-down list.
2.3.2
Ta được kết quả: có 2 tiêu chuẩn đã được thực hiện: có 4 thí sinh có số báo danh > 500 và có 2 thí sinh chọn ngành QHIT.

Để quay lại bảng ban đầu thì bạn nhấn Remove Filter/Sort trên Drop-down list hoặc Records > Remove Filter/Sort.
2.3.2
Có thể nhập các bản ghi vào bảng theo một thứ tự logic nào đó, nhưng nếu có thể thay đổi thứ tự các bản ghi trong bảng theo tiêu chuẩn để thuận lợi cho khai thác thông tin.
Sử dụng Sort, có thể sắp xếp lại các bản ghi trong bảng trên cơ sở một trường bất kỳ của bảng (phức tạp hơn, Sort cũng cho phép sắp xếp trên nhiều trường).

Chú ý: Có thể sắp xếp trong khung nhìn Form, nhưng trong khung nhìn Datasheet thì tốt hơn vì nó cho ta tất cả các bản ghi trong bảng theo thứ tự mới của chúng.
2.3.3 SORT
Cách sắp xếp nhanh nhất là bạn nhấn vào biểu tượng Sort Ascending ( tăng ) hoặc Sort Descending ( giảm ) trên toolbar.
Tuy nhiên, cách này chỉ giúp ích khi bạn chỉ cần sắp xếp trên một trường dữ liệu của bảng.
Khi muốn sắp xếp dựa trên nhiều trường thì sẽ thao tác phức tạp hơn một chút.
Sort Descending
2.3.3
Sort Ascending
Giả sử ta có bảng họ và tên như hình bên.
2.3.3
Đặt con trỏ vào trường bạn muốn sắp xếp.
Nhấp chọn tăng hoặc giảm trên Drop-down list hoặc trên thanh toolbar
Ở ví dụ này ta sắp xếp trường tên theo chiều từ A đến Z.
2.3.3
Ta được kết quả:
Bây giờ ta xét sắp xếp trên nhiều trường khác nhau.
Chức năng này chỉ áp dụng trực tiếp được cho các trường nằm kề nhau trong bảng. Tuy nhiên, cũng có thể sắp xếp trên các trường cách nhau bằng cách di chuyển chúng lại gần nhau.
2.3.3
Để sắp xếp được nhiều trường thì bạn phải nhắp chọn các trường bằng cách bôi đen chúng.
Bôi đen một cột, giữ phím Shift và nhắp con trỏ vào cột cuối cùng, hoặc bạn có thể kéo con trỏ trên hàng tên trường từ trường đầu đến trường cuối.
Vẫn giữ phím Shift, nhắp chuột phảI và chọn cách sắp xếp mong muốn.
.
Hoặc nhanh nhất là nhấp vào biểu tuợng trên thanh toolbar
2.3.3
Ta được kết quả: trường ở bên phải sẽ được xét đến trước khi sắp xếp, sau đó mới đến các trường tiếp theo.
Ví dụ: access sẽ sắp xếp theo vần của họ trước, Hạnh và Nhung có họ giống nhau thì tiếp tục xét đến tên. Hạnh sẽ xếp trên Nhung.
Ta có thể trở lại bảng đầu tiên bằng lệnh Remove Filter/Sort
2.3.3
Ta có thể làm xen kẽ Lọc với Sắp xếp. lọc trước rồi sắp xếp sau, hoặc sắp xếp trước rồi mới lọc sau đều được.
Ta còn có thể lọc nhiều lần liên tiếp theo các tiêu chuẩn khác nhau.
2.3.3
Tạo bảng và
mối liên kết giữa các bảng
2.4

Tạo một bảng
Để tạo một bảng, chúng ta có hai cách:
Thứ nhất: Sử dụng Table Wizart
Double click vào đây
Thứ hai: Sử dụng Design View
Double click vào đây
Dù bảng được tạo ra bằng cách nào, bạn cũng có thể sửa đổi nó để đưa vào các trường mới và loại bỏ các trường đã có.
Mỗi một trường có một tên trường để xác định dữ liệu được đưa vào trường
Tên trường
Kiểu dữ liệu
Mỗi một trường có một kiểu dữ liệu xác định kiểu của dữ liệu được đưa vào
Access thừa nhận chín kiểu dữ liệu:
Trường số (Number) đơn giản là chứa một số chứa giá trị có thể được sử dụng trong tính toán
Trường văn bản (Text) chứa các dữ liệu chữ, tối đa là 255 ký tự
Trường ký ức (Memo) chứa các dữ liệu chữ, tối đa đến 64000 ký tự
Trường ngày giờ (Date/Time) lưu trữ các ngày, giờ đã được định dạng
Trường có / không (Yes/No), còn gọi là trường Logic hoặc trường Bool, sử dụng một trong hai giá trị Yes hoặc No, True hoặc False, On hoặc Off

Trường OLE Object chứa các đối tượng OLE ( hay đối tượng COM) được tạo ra từ các áp dụng khác. Các OLE object thường bao gồm ảnh, tiếng nói và đồ họa
Trường Auto Number là một kiểu dữ liệu đặc biệt gây ra việc Access tạo ra một số tiếp theo mỗi khi ta thêm vào một bản ghi
Trường Hyperlink chứa các URL. Chúng ta có thể nhấn vào một Hyperlink bên trong một cơ sở dữ liệ Access để liên kết đến một trang web liên kết bên ngoài

Khóa chính
Khóa chính là một trường hay tổ hợp các trường xác định một cách duy nhất một bản ghi. Mỗi bảng chỉ có một khóa chính và giá trị của mỗi bản ghi phải khác nhau cho khóa chính.
Khóa chính
Tạo một khóa chính
Để tạo một khóa chính, ta làm như sau:
Mở bảng ở chế độ Design View
Chọn trường muốn đặt làm khóa chính
Sau đó nhấn vào đây
Để tạo một mối quan hệ ( Relationship) giữa hai bảng thì nhất thiết trường dùng để liên kết của bảng thứ nhất phải là Primary key.
Khóa chính là trường số báo danh.
Ví dụ ta muốn tạo mối liên hệ giữa bảng điểm và bảng Hồ sơ, ta phải chọn trường liên kết của bảng điểm là số báo danh.
2.4
Cách tạo mối liên kết
Hai trường dùng để liên kết hai bảng phải có cùng một kiểu dữ liệu. Thông thường, ta lấy trường khóa chính của bảng này làm một trường bình thường của bảng kia ( gọi là foreign key) để khi liên kết ta sẽ lấy hai trường này làm mối kết nối.
Ví dụ Số báo danh là khóa chính của bảng điểm và là trường bình thường của bảng hồ sơ. Khi liên kết, ta sẽ dùng đến hai trường này.
2.4
Ta thấy đây là mối quan hệ một - nhiều: one - to- many vì nó xác định mối quan hệ: một thí sinh chỉ có thể có một bảng điểm còn một bảng điểm có thể ứng với nhiều thí sinh.
2.4
Ta có một ví dụ về liên kết của các bảng: nó bao gồm liên kết 1- nhiều và 1- nhiều.
Bảng điểm liên kết với Hồ sơ bằng mối liên kết của Số báo danh - số báo danh, bảng điểm chuẩn liên kết với hồ sơ bằng Mã ngành – mã ngành.
Sở dĩ ta nói là mối liên kết 1- nhiều, 1- nhiều, chứ không phải 1 - nhiều, nhiều – 1 vì căn cứ vào phần in đậm trong danh sách các trường của 2 bảng
Bảng điểm và bảng điểm chuẩn. Phần in đậm chính là khóa chính của bảng, nó xác định mối liên kết phải bắt đầu từ bảng chứa nó.
Đường liên kết
Khóa chính
2.4