Bài 3. Giới thiệu Microsoft Access

BÀI 01:(2Tiết)
PTTK CSDL& MS-ACCESS
BÀI 02:(4Tiết) TẠO CSDL,
TABLE, &RELATIONSHIP
BÀI 03:(2Tiết)
KHÁI QUÁT QUERY
BÀI 05: (6Tiết)
QUERY CAO CẤP
BÀI 06:(2 Tiết) FORM
THIẾT KẾ VỚI WIZARD
BÀI 07:(6Tiết) FORM
THIẾT KẾ DESIGN VIEW
BÀI 08:(6Tiết)
MAIN FORM – SUBFORM
BÀI 09&10: (6Tiết)
REPORT
BÀI 11: (4Tiết)
MACRO&MODUL
Ôn Tập (2Tiết)
KIỂM TRA (2Tiết)
MS-ACCESS 2003
BÀI 04:(4Tiết)
SELECT QUERY
Bài giảng
PTTK CƠ SỞ DỮ LIỆU&
KHÁI QUÁT MS-ACCESS
I. GIỚI THIỆU MS-ACCESS
II. CÁC THÀNH PHẦN CSDL TRONG MS-ACCESS
III. TẠO,MỞ VÀ ĐÓNG TẬP TIN CSDL.
Phần II : Khái quát Ms-Access
BÀI 01
Phần I: PT & TK Cơ sở dữ liệu
I. KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU.
II. THỰC THỂ & QUAN HỆ.
I. KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
CSDL là một hệ thống để quản lý các thông tin có các đặc điểm sau:
Là một tập hợp (có thể là rất lớn) các dữ liệu có cấu trúc được lưu trên các thiết bị trữ tin (như đĩa từ, băng từ , đĩa quang.)
Được các chương trình ứng dụng cụ thể nào đó khai thác thông tin: tìm kiếm, sửa đổi, bổ sung, xóa. Thông tin phải bảo đảm tính nhất quán.
Có thể thỏa mãn đồng thời cho nhiều người sử dụng với những mục đích khác nhau.
PTTK Hệ Thống CSDL
Phần I:
Công ty có tập tin lưu trữ danh sách nhân viên trên máy tính, cùng lúc ban giám đốc cần xem xét các nhân viên để khen thưởng - phòng tài vụ lại cần lập bảng lương tháng cho các nhân viên.
Như vậy danh sách nhân viên được cả ban giám đốc và phòng tài vụ khai thác cùng một lúc, dĩ nhiên thông tin về nhân viên phải nhất quán nghĩa là dù ở đâu - ở ban giám đốc hay ở phòng tài vụ - thông tin ấy là phải như nhau.
Ví Dụ:
Minh họa
II. THỰC THỂ & QUAN HỆ:
Thực thể là một sự vật cụ thể hay trừu tượng trong thế giới khách quan.
Ví dụ:
Trong một trường học có các thực thể: giáo viên, học sinh, môn học.
Trong một thư viện có các thực thể: sách, loại sách, nhà xuất bản.
Trong một công ty buôn bán cho phép trả chậm có các thực thể: mặt hàng (cụ thể),công nợ (trừu tượng).
1. Các Khái Niệm:
Các thực thể này có các tính chất riêng của nó gọi là thuộc tính.
Mỗi thực thể có một thuộc tính dùng để phân biệt giữa các đối tượng của thực thể đó gọi là thuộc tính khóa hay gọi tắt là khóa.
Giữa các thực thể có thể có mối liên hệ với nhau gọi là quan hệ (relation)
Ví dụ:
Mỗi học sinh có một họ tên, vậy họ tên là thuộc tính
Ví dụ:
Mỗi Sinh viên có một mã số duy nhất để phân biệt với Sinh viên khác
2. Các Quan Hệ:
Quan hệ một?một (one to one): kí hiệu (1,1), là quan hệ hình thành khi một đối tượng của thực thể này có quan hệ duy nhất với một đối tượng của thực thể kia.
Ví dụ:
Một nhân viên chỉ thuộc về một phòng ban duy nhất
Ví dụ:
Một Lớp có nhiều sinh viên theo học hoặc Một sinh viên học nhiều môn học khác nhau.
Quan hệ một?nhiều (one to many): ký hiệu (1,n), là quan hệ hình thành khi một đối tượng của thực thể này có quan hệ với nhiều đối tượng của thực thể kia.
Ví dụ:
Trong một thư viện, ta xét quan hệ giữa thực thể sách và thực thể độc giả: Một cuốn sách có thể được nhiều độc giả mượn và đồng thời một độc giả có thể mượn nhiều cuốn sách.(lúc này, trong Access, ta phải biểu diễn quan hệ nhiều-nhiều nói trên bằng hai quan hệ một-nhiều).
Ngoài ra, trong thực tế, một đối tượng của thực thể này lại có quan hệ với nhiều đối tượng của thực thể kia và ngược lại. Quan hệ này được gọi là quan hệ nhiều-nhiều (many to many), kí hiệu là (n, n).
3. Mô Hình CSDL Quan Hệ:
Theo mô hình này thì các dữ liệu, thông tin về một thực thể cần quản trị sẽ được lưu vào máy tính dưới dạng các bảng (Table).
Giữa các bảng có thể có quan hệ với nhau và mối quan hệ này cũng được biểu diễn dưới dạng bảng
Ví dụ:
Xét hoạt động của một thư viện. Dữ liệu cần quản lí của thư viện gồm có:
* Sách ? ta gọi Sách là một thực thể.
* Độc giả ? ta gọi Độc giả là một thực thể.
Biểu diễn các thực thể dưới dạng bảng như sau:
Sách:
Độc Giả
Giữa thực thể Sách và thực thể Độcgiả có quan hệ mượn trả, biểu diễn như sau:
Mượn
Khái Quát Về MS - Access
Phần II:
I. GIỚI THIỆU VỀ ACCESS:
Ms-Acces 2003 là phần mềm thuộc hệ quản trị CSDL.
Giúp quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên máy tính
Màn hình của Acces khi khởi động:
Blank DataBase: Tạo CSDL mới,trống
General Templates : neáu muoán taïo ra 1 taäp tin CSDL theo maãu caùc taäp tin CSDL coù saün trong Access
Open a file: Mở CSDL đã có.
II. TẠO,MỞ VÀ ĐÓNG MỘT TẬP TIN CSDL:
1. Tạo một tập tin CSDL mới :
Để tạo một tập tin CSDL mới, Bạn nhắp nút trên Database Toolbar (hoặc sử dụng lệnh FileNew Database) (phím gõ tắt là Ctrl+N). Xuất hiện hộp thoại File New Database:
Trong khung Save in: chọn ổ đĩa, folder sẽ lưu tập tin.
Trong khung File name: ghi tên tập tin CSDL.
Nhấp chọn nút lệnh Create.
2. M? M?t T?p Tin CSDL Dã Có :
Để mở một tập tin CSDL đã có trên đĩa, nhắp nút trên Database Toolbar (hoặc sử dụng lệnh File Open Database - phím gõ tắt là Ctrl+O). Xuất hiện hộp đối thoại Open:
Trong khung Look in: chọn ổ đĩa, folder chứa tập tin muốn mở.
Trong khung bên dưới : chọn tập tin CSDL muốn mở.
Nhấp chọn nút lệnh Open.
3. Đóng T?p Tin CSDL :
Sau khi đã mở và làm việc với tập tin CSDL Access, nếu muốn đóng tập tin này, ta thực hiện như sau:
? Đóng và lưu tất cả các đối tượng đang mở (ví dụ như bảng, vấn tin, biểu mẫu, báo cáo).
? Trên màn hình chỉ còn cửa sổ CSDL đang làm việc, dùng lịnh FileClose.
Lưu ý: Nếu không đóng tập tin CSDL đúng cách, có thể sẽ làm hỏng tập tin CSDL
III. CÁC THÀNH PHẦN CSDL TRONG MS-ACCESS
Table: Ghi lưu dữ liệu cơ sở được tổ chức thành nhiều dòng mỗi dòng nhiều cột.Lưu trữ thông tin của một thực thể hay một quan hệ.
Query: Công cụ truy vấn thực hiện các thao tác rút trích, cập nhật DL trên các Table
Form: Mẫu biểu Dùng để thiết kế màn hình nhập liệu sinh động hơn.
Report: Báo biểu là kết quả đầu ra của quá trình khai thác dự liệu.
Macro : Tập hợp các lệnh nhằm tự động hóa các thao tác. Có thể xem như một công cụ lập trình đơn giản
Module : Là những hàm riêng của User được lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic.
IV. CÁC TOÁN TỬ TRONG NGÔN NGỮ ACCESS
V. MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA MS-ACCESS
Dùng Control Panel để thiết lập các định dạng về ngày tháng và kiểu DL số
Menu Tools/ Option trong Access để thiết lập môi trường cho Access
View: Hiện thị tình trạng
General : Định lề trang, thư mục là việc mặc định
Edit/Find: cách thứ tìm, xóa, thay đổi mẫu tin
Keyboard: Xử lý di chuyển dấu nháy
DataSheet : Định dạng cho DataSheet (Font, màu . .)
Form/Report: Sử dụng, khuông dạng
Advanced: Thiết lập liên quan nhiều ngườI dùng
Table/Query: Thiết lập liên quan table, Query
TẠO CSDL,TABLE & RELATIONSHIP
I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM
II. TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU
III. LÀM VIỆC VỚI TABLE
BÀI 2
IV. THIẾT LÂP MỐI QUAN HỆ(RELATIONSHIP)
Các mục khóa
Mục khóa dùng để làm gì ?
Khóa được thiết lập trên 1 hay nhiều Field dùng để nhận diện các mẫu tin của một Table và để thiết lập mốI quan hệ giữa các Table. Có 2 loạI khoá chính & Khóa ngoại
Khóa chính
Thiết lập để nhận diện duy nhất các mẫu tin của 1 Table. trị của khóa chính không được trùng nhau, không chứa trị Null
Khoá ngoạI
Dùng để tham chiếu đến 1 hay nhiều Field là khóa chính của Table. Kiểu dữ liệu khóa ngoạI và khóa chính phảI phù hợp nhau
I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM
Minh Họa Khóa
Khóa chính
Khóa ngoại
Khóa chính
Dùng Database Wizard
Tạo CSDL Trống
Nếu mớI khởi động Access :
Chọn mục Blank Database/OK
Chọn thư mục và đặt tên
II. TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU
01. Vai trò của Table
02. Các thông số của Table
03. Thiết kế cấu trúc Table
04. Các thuộc tính quan trọng
III. LÀM VIỆC VỚI TABLE
Tầm quan trọng của Table
Cấu trúc của Table
Table là thành phần cơ bản và quan trọng nhất của CSDL trong MS-Access. Dùng để ghi nhận các dữ liệu cơ sở, các nghiệp vụ phát sinh, các biến động và các thông tin muốn quản lý.
Dữ liệu được tổ chức chứa trên nhiều dòng gọi là các mẫu tin (Record)
Trên mỗI dòng chứa nhiều cột dòng là trường (Field hay Column)
01. VAI TRÒ CỦA TABLE
Minh Họa cấu trúc Table
02. Các thông số của Table
Tạo Table
Lưu Table
Từ cửa sổ DataBase chọn mục Table và mục Create table Design View. Màn hình Design View table Hiện ra.
Thiết kế xong File/Save để lưu và thoát nếu chưa lưu Acess sẽ thông báo yêu cầu lưu
Hiệu Chỉnh Table
Chọn Table cần hiệu chỉnh. chọn chức năng DesignView
Xóa Table
Chọn Table cần xóa. nhấn Delete, chọn Yes
03. Thiết kế cấu trúc Table
Kiểu dữ liệu
04. Các thuộc tính quan trọng
Kiểu DL Text : Dài tối đa 255 (Mặc định 50)
Kiểu DL là AutoNumber : Long Interger hay ReplicationID
Kiểu DL là Number :
a. Thuộc tính Fileds Size
Ký tự định dạng dùng chung
Ký tự định dạng dùng riêng cho Text hoặc Memo
b. Thuộc tính Format
Ký tự định dạng dùng riêng cho Number
Ký hiệu dùng trongInputMask
c. Thuộc tính InputMask
Minh họa
IV. THIẾT LÂP MỐI QUAN HỆ(RELATIONSHIP)
Khái niệm :Access là hệ quản trị CSDL nên có thể sử dụng dữ kiện lấy từ nhiều Table khác nhau nếu các Table này có mốI quan hệ với nhau, muốn vậy phải khai báo các mối quan hệ giữa các Table liên quan.
Quy định: Những Field đối chiếu trong các Table có quan hệ thường có tên giống nhau, có cùng kiểu dữ liệu. muốn định nghĩa QH phải đóng các Table đang mở, và mở cửa sổ Relationship
Thực hiện : Để định nghĩa hoặc hiệu chỉnh mối quan hệ phải mở cửa sổ Relation Ship từ biểu tượng Relation ship hay Menu Tool/RelationShip
Từ cửa sổ Show Table : Chọn các Table hay query cần thiết lập quan hệ: Add lần lượt vào
(Có thể thiết lập mối quan hệ đôi hay mối QH với chính nó)
Enforce referential integrity: Thiết lập tính tham chiếu toàn vẹn giữ 2 Table
Casade Update related records:
Xóa mẫu tin trong Table chính
 Xóa mẫu tin trong Table quan hệ
Casade Delate related records:
cập nhật các mẫu tin trong Table chính
 cập nhật các mẫu tin trong Table quan hệ