Bài 3. Giới thiệu Microsoft Access

KIỂM TRA BÀI CŨ
CÂU HỎI 1:
Em biết gì về phần mềm Microsoft Access?
Các chức năng chính của Hệ cơ sở dữ liệu?
Gồm 3 chức năng chính:
1. Cung cấp môi trường tạo lập cơ sở dữ liệu:
Khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin.
Các ràng buộc trên dữ liệu.
2. Cung cấp môi trường cập nhật và khai thác dữ liệu:
Cập nhật (nhập, sửa, xóa dữ liệu…)
Khai thác (sắp xếp, tìm kiếm, kết xuất, …)
3. Cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào cơ sở dữ liệu:
Phát hiện và ngăn chặn sự truy cập không được phép.
Duy trì tính nhất quán của dữ liệu.
Tổ chức và điều khiển các truy cập đồng thời.
…
BÀI 3
GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS
NGƯỜI THỰC HIỆN: NGUYỄN MẠNH HÙNG
TRƯỜNG THPT EA SÚP
(PPCT: TIẾT 9)
1. PHẦN MỀM MICROSOFT ACCESS
Phần mềm Microsoft Access (gọi tắt là Access) là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu nằm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft dành cho máy tính cá nhân và máy tính chạy trong mạng cục bộ.
Các phiên bản của Access: Access 97, Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 (phiên bản mới nhất). Tuy nhiên các chức năng của các phiên bản này cơ bản là giống nhau.
Để sử dụng được Access 2000 trở lên, yêu cầu cấu hình tối thiểu của máy tính là:
Bộ xử lý Pentium III trở lên.
Bộ nhớ RAM ít nhất 64MB trở lên.
Hệ điều hành Windows 95 hoặc mới hơn.
Đĩa cứng (ổ đĩa C:) có dung lượng còn trống ít nhất 140MB.
Access có những khả năng nào?
2. KHẢ NĂNG CỦA ACCESS
a. Access có những khả năng nào?
Cung cấp các công cụ tạo lập, lưu trữ, cập nhật và khai thác dữ liệu.
Tạo lập cơ sở dữ liệu và lưu trữ chúng trên các thiết bị nhớ. Một cơ sở dữ liệu được tạo lập trong Access gồm các bảng dữ liệu và mối liên kết giữa chúng.
Tạo biểu mẫu để cập nhật dữ liệu, tạo báo cáo thống kê, tổng kết hay những mẫu hỏi để khai thác dữ liệu trong CSDL, giải quyết các bài toán quản lý.
b. Bài toán quản lý học sinh của một lớp?
Để quản lý học sinh của lớp, giáo viên chủ nhiệm tạo bảng gồm các thông tin: họ và tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, là đoàn viên hay không, tổ, điểm trung bình các môn Toán, Lí, Hóa, Văn, Tin,…
2. KHẢ NĂNG CỦA ACCESS
Bảng lưu trữ các thông tin của học sinh trong lớp:
Các thông tin của học sinh được lưu vào hồ sơ lớp. Đến cuối mỗi học kỳ, căn cứ vào điểm trung bình của các môn, giáo viên báo cáo thống kê và đánh giá học lực của từng học sinh và của toàn lớp.
Với bài toán trên, có thể dùng Access xây dựng CSDL giúp giáo viên quản lý học sinh của lớp mình, cập nhật thông tin, tính điểm trung bình môn, tính toán và thống kê một cách tự động.
3. CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CỦA ACCESS
a. Các loại đối tượng
Các đối tượng chính:
Bảng (Table)
Mẫu hỏi (Query)
Biểu mẫu (Form)
Báo cáo (Report)
Mác-crô (Macro)
Mô-đun (Module)
Thông tin cụ thể của từng đối tượng là gì?
3. CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CỦA ACCESS
a. Các loại đối tượng
Đối tượng bảng (Table)
Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định và bao gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó.
3. CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CỦA ACCESS
a. Các loại đối tượng
Biểu mẫu (Form)
Tạo giao diện cho người dùng nhập và hiển thị dữ liệu.
3. CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CỦA ACCESS
a. Các loại đối tượng
Mẫu hỏi (Query): dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác định từ một bảng hoặc nhiều bảng.
Ví dụ: Lọc trong bảng HOC_SINH những học sinh nam.
3. CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CỦA ACCESS
a. Các loại đối tượng
Báo cáo (Report)
3. CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CỦA ACCESS
b. Ví dụ
Có thể dùng Access để xây dựng CSDL “Quản lý học sinh” gồm bảng để lưu trữ các thông tin học sinh, biểu mẫu dùng để cập nhật thông tin, mẫu hỏi dùng để kết xuất thông tin, tạo báo cáo tổng kết học kỳ của cả lớp,…
Như vậy, cơ sở dữ liệu “Quản lý học sinh” có thể gồm:
Bảng:
HOC_SINH: Lưu thông tin về học sinh (họ và tên, ngày sinh, …)
Một số biểu mẫu:
Nhap HS: Dùng để cập nhật thông tin về học sinh.
Nhap Diem: Dùng để cập nhật ĐTB các môn của học sinh.
3. CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CỦA ACCESS
b. Ví dụ
Một số mẫu hỏi: Dùng để xem thông tin của một học sinh hay cả lớp.
Một số báo cáo: Xem và in ra bảng điểm của một môn, danh sách đoàn viên, thống kê về điểm số.
4. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
b. khởi động Access
Cách 1: Từ bảng chọn Start, chọn Start  All Programs  Microsoft Access
Cách 2: Kích đúp vào biểu tượng Access trên màn hình nền.
Khi đó, màn hình làm việc của Access sẽ xuất hiện:
4. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
b. khởi động Acces
4. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
b. Tạo cơ sờ dữ liệu mới:
Để tạo một CSDL mới:
1. Chọn lệnh File  New..., khung New File xuất hiện:
2. Chọn lệnh Blank Database..., khung File New Database xuất hiện:
4. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
3. Chọn vị trí tệp cần lưu trong khung File New Database  Chọn Create để tạo CSDL mới, cửa sổ CSDL mới xuất hiện:
Access tạo ra tên CSDL duy nhất và có phần mở rộng là .mdb chứa tất cả các đối tượng liên quan.
4. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
Chú ý:
CSDL vừa tạo chưa có đối tượng nào (CSDL trống).
Khi CSDL đã có các bảng dữ liệu thì các bảng đó sẽ xuất hiện trên trang bảng.
4. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
c. Mở cơ sờ dữ liệu đã có:
Cách 1: Kích vào tên của CSDL (nếu có) trong khung New File.
Cách 2: Chọn File  Open… rồi tìm và nháy chuột vào tên CSDL cần mở. Khi đó xuất hiện cửa sổ:
4. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
d. Kết thúc phiên làm việc với Access:
Cách 1: Chọn File  Exit.
Cách 2: Chọn nút
Chú ý:
Nên lưu các thông tin trước khi kết thúc phiên làm việc với Access.
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
Muốn làm việc với đối tượng nào, trước tiên cần chọn loại đối tượng trong bảng đối tượng đó.
Chế độ thiết kế (Design View): Dùng để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc của bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo.
a. Chế độ làm việc với các đối tượng
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
Chế độ thiết kế (Design View):
- Chế độ thiết kế của bảng:
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
Chế độ thiết kế (Design View):
- Chế độ thiết kế của biểu mẫu:
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
Chế độ thiết kế (Design View):
- Chế độ thiết kế của mẫu hỏi:
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
Chế độ thiết kế (Design View):
- Chế độ thiết kế của báo cáo:
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View): Dùng để hiển thị dữ liệu, cho phép xem, xoá hoặc thay đổi các dữ liệu đã có.
- Chế độ trang dữ liệu của bảng:
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View):
- Chế độ trang dữ liệu của biểu mẫu:
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View):
- Chế độ trang dữ liệu của mẫu hỏi:
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View):
- Chế độ trang dữ liệu của báo cáo:
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
Chú ý:
Có thể chuyển đổi qua lại giữa chế độ thiết kế và chế độ trang dữ liệu bằng cách:
Vào chế độ thiết kế, nháy nút
Vào chế độ trang dữ liệu , nháy nút
Hoặc chọn các mục tương ứng trong bảng chọn View.
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
b. Tạo đối tượng mới:
Có thể tạo các đối tượng bằng nhiểu cách khác nhau:
Dùng các mẫu dựng sẵn (Wizard – thuật sĩ).
Người dùng tự thiết kế (Design – tự thiết kế).
Kết hợp cả 2 cách trên (tức là: trước tiên dùng các mẫu dựng sẵn, sau đó chỉnh sửa lại bằng cách tự thiết kế).
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
- Đối tượng bảng:
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
- Đối tượng biểu mẫu:
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
- Đối tượng mẫu hỏi:
5. LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG
- Đối tượng báo cáo:
Ghi nhớ
Access là Hệ quản trị CSDL. Khả năng của Access:
Các loại đối tượng chính của Access: Bảng, biểu mẫu, mẫu hỏi, báo cáo.
Cung cấp môi trường tạo lập CSDL.
Cung cấp môi trường cập nhật và khai thác dữ liệu.
Cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào CSDL.
Một số thao tác cơ bản:
Khởi động Access.
Tạo CSDL mới.
Mở CSDL đã có.
Các chế độ làm việc với các đối tượng.
Kết thúc Access.