Bài 3. Giới thiệu Microsoft Access

HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS
CHƯƠNG II
BÀI 3:GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS
- Phần mềm Microsoft Access là hệ quản trị CSDL nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office.
1. Phần mềm Microsoft Access:
Phần mềm Microsoft Access gọi tắt là Access.
- Phần mềm Microsoft Access có biểu tượng:
a. Access có những khả năng nào?
2. Khả năng của Access
- Access có nghĩa là truy xuất, truy cập.
Access có nghĩa là gì?
Access cung cấp cho ta những công cụ nào?
2. Khả năng của Access
- Tạo lập dữ liệu
- Lưu trữ dữ liệu
- Cập nhật dữ liệu
- Khai thác dữ liệu
Access có những khả năng nào?
- Tạo lập CSDL gồm các bảng DL và mối liên kết giữa các bảng đó, lưu trữ chúng trên các thiết bị nhớ.
- Tạo biểu mẫu để cập nhật DL, tạo báo cáo thống kê, mẫu hỏi để khai thác DL.
- Tạo chương trình để giải quyết bài toán quản lý.
- Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ.
b. Ví dụ
- Để quản lý học sinh của một lớp, ta cần tạo bảng lưu trữ những TT sau: họ và tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, là đoàn viên hay không, tổ, điểm trung bình môn Toán, Lí, Hoá, Văn, Tin,...
3. Các đối tượng chính của Access
Bảng (Tables)
Mẫu hỏi (Queries)
Biểu mẫu (Forms)
Báo cáo (Reports)
Macros
Modules
Pages
* Tables – nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu: Gồm nhiều hàng, chứa thông tin về một chủ thể xác định;
a. Các loại đối tượng.
* Queries – nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế: Dùng để sắp xếp, kết xuất và tìm kiếm dữ liệu xác định từ một hoặc nhiều bảng;
* Forms – nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm
* Reports – nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế;
* Macro – nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án;
* Modules – nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ dự án;
* Pages - Trang báo cáo;
- Bảng:
b. Ví dụ (Bài toán "Quản lý học sinh").
+ Lưu thông tin về học sinh: (Họ và tên, ngày sinh, giới tính …).
- Một số biểu mẫu:
+ Nhập học sinh: Dùng để cập nhật thông tin về HS.
+ Nhập điểm: Dùng để cập nhật điểm TBM của HS.
- Một số mẫu hỏi:
+ Dùng để xem thông tin của một HS hay của cả lớp theo một điều kiện nào đó:
+ VD: Chọn ra tất cả các HS có điểm TBM tin học trên 8,5.
- Một số báo cáo: Xem và in ra bảng điểm môn Tin học, danh sách đoàn viên thống kê về điểm số …
- Có 2 cách thường được dùng để khởi động Access.
a. Khởi động Access.
4. Một số thao tác cơ bản
- Cách 1: Start/Program/Microsoft office/
Microsoft Access.
Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Access trên màn hình nền.
Màn hình làm việc của Access.
b. Tạo cơ sở dữ liệu mới:
Trước tiên ta xem qua các bước tạo CSDL mới.
Nhập tên CSDL mới
Bước 1: Chọn lệnh File  New (Xuất hiện hộp thoại).
Bước 2: Chọn Blank Database (Xuất hiện hộp thoại).
Bước 3:

- Trong hộp thoại File New Database
- Chọn vị trí lưu tệp và nhập tên tệp CSDL mới.
- Nháy vào Create để xác nhận tạo tệp.
- Xuất hiện hộp thoại.
- Cách 1: Nháy chuột lên tên của CSDL (nếu có) trong khung New File.
c. Mở cơ sở dữ liệu đã có.
- Cách 2: Chọn File  Open … rồi tìm và nháy đúp vào tên CSDL cần mở.
* Chú ý:
- Tại mỗi thời điểm, Access chỉ làm việc với 1 CSDL.
- Phần mở rộng là: .mdb
- Cách 1: File  Exit.
d. Kết thúc phiên làm việc với Access.
- Cách 2: Nháy nút ở phía bên phải màn hình.
* Nhớ lưu file thông tin trước khi kết thúc phiên làm việc với Access
- Có 2 chế độ làm việc là:
+ Chế độ thiết kế (Design View)
+ Chế độ trng dữ liệu (Datasheet View)
Có mấy chế độ làm việc với các đối tượng?
a. Chế độ làm việc với các đối tượng.
- Chế độ thiết kế (Design View).
+ Dùng để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo.
+ Chọn chế độ thiết kế, chọn View  Design hoặc nút
5. Làm việc với các đối tượng
Bảng ở chế độ thiết kế
- Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View).
+ Dùng để hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem, xóa hoặc thay đổi các dữ liệu đã có.
+ Chọn chế độ trang dữ liệu, chọn View  Datasheer Design hoặc nút
Bảng ở chế độ trang dữ liệu
b. Tạo đối tượng mới.
Có thể thực hiện nhiều cách sau:
- Dùng các mẫu dựng sẵn (Wizard - Thuật sĩ).
- Người dùng tự thiết kế;
- Kết hợp cả hai cách trên.
Cửa sổ CSDL ứng với mỗi đối tượng làm việc hiên thời các bảng
c. Mở đối tượng.
Trong cửa sổ của loại đối tượng tương ứng, double click lên một đối tượng
Bài tập về nhà:
- Làm bài 1 đến 5 trang 33 sách giáo khoa.
- Xem trước bài 4: Cấu trúc bảng.