Bài 3. Giới thiệu Microsoft Access

Chương 2
H? QU?N TR?
CO S? D? LI?U
MICROSOFT ACCESS
§3.Giới thiệu Microsoft Access
NỘI DUNG BÀI HỌC
1. Phần mềm Microsoft Access là gì?
2. Access có những khả năng nào?
3. Biết các loại đối tượng chính của Access
4. Biết một số thao tác cơ bản
5. Biết thao tác với các đối tượng và các chế độ làm việc với đối tượng.
Đây là CSDL đã được tạo lập
1. Phần mềm Microsoft Access:
Phần mềm Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu dùng trên các máy tính cá nhân và máy tính chạy trong mạng cục bộ.
 Để sử dụng được Access 2002 máy tính cần có cấu hình sau:
+ Bộ xử lí Pentium III trở lên
+ Bộ nhớ RAM ít nhất là 64 MB
+ Hệ điều hành Windows 95 hoặc mới hơn
+ Đĩa cứng còn trống ít nhất 140 MB
2. Khả năng của Access:
Access có những khả năng nào?
Cung cấp các công cụ tạo lập, lưu trữ và khai thác dữ liệu:
 Tạo lập và lưu trữ cơ sở dữ liệu trên các thiết bị nhớ. Một CSDL gồm các bảng dữ liệu và mối liên kết giữa các bảng đó.

 Tạo biểu mẫu để cập nhật dữ liệu, tạo báo cáo thống kê, tổng kết hay những mẫu hỏi để khai thác dữ liệu trong CSDL, giải quyết các bài toán quản lí.
Các chức năng chính của Access là: Thiết kế bảng, thiết lập mối liên kết giữa các bảng, lưu trữ, cập nhật và khai thác dữ liệu.
Để quản lý học sinh giáo viên phải tạo bảng gồm các thông tin: mã số, họ và tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, đoàn viên, tổ, điểm trung bình các môn học: Toán, Văn, lý, hoá, …
Ví dụ:
?Để quản lý học sinh giáo viên
phải cần những thông tin gì.
2. Khả năng của Access:
Bảng dữ liệu chứa các thông tin về các học sinh
3. Các loại đối tượng chính của Access:
Em hãy cho biết các loại đối tượng chính trong Access ?
Các loại đối tượng chính: Bảng (Table), Mẫu hỏi (Query), biểu mẫu (Form), báo cáo (report), Macro, Môđun.
-Bảng (Table) dùng để làm gì?
Dùng để lưu trữ dữ liệu, mỗi bảng chứa thông tin về 1 chủ thể xác định, gồm nhiều hàng và nhiều cột, mỗi hàng chứa các thông tin về 1 cá thể xác định của chủ thể đó.
- M?u h?i (query) dựng d? l�m gỡ?
 Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kiết xuất dữ liệu xác định từ 1 hoặc nhiều bảng.
? Có những loại đối tượng cơ bản nào
 Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra.
 Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin.
-Biểu mẫu (Form) dùng để làm gì?
-Báo cáo (Report) dùng để làm gì?
Bảng HOCSINH
Ví dụ:
Thông tin các học sinh chưa là đoàn viên
Thông tin các đoàn viên sinh vào năm 1991
Biểu mẫu : Nhap HS
Để cập nhật thông tin về học sinh
Biểu mẫu : Nhap diem
Để cập nhật điểm trung bình môn
Báo cáo: BẢNG ĐIỂM MÔN TIN HỌC
 Mỗi đối tượng được đều được đặt tên, để đặt tên ta dùng chữ cái, chữ số và dấu cách .
Tên các đối tượng thuộc loại biểu mẫu
4. Một số thao tác cơ bản:
Cách 1: Start Programs Microsoft Office Microsoft Access.
?Xu?t hi?n m�n hỡnh l�m vi?c c?a Access.
a. Khởi động Access:
? Có mấy cách
khởi động và đó là những cách nào.
Màn hình làm việc của Access
4. Một số thao tác cơ bản:
b. Tạo cơ sở dữ liệu mới:
Access
Bước 3: Chọn vị trí lưu tệp và nhập tên tệp CSDL mới. Sau đó nháy vào nút Create =>hiện cửa sổ CSDL mới tạo.
*Đặc điểm của cửa sổ CSDL mới tạo:
Gồm 3 phần chính:
- Thanh công cụ
- Bảng chọn đối tượng
-Trang chứa các đối tượng
Chú ý:
Tệp CSDL vừa tạo chưa có đối tượng nào (CSDL trống).
Tệp CSDL đã có bảng thì danh sách các bảng sẽ hiện ở trang bảng.
c.Mở cơ sở dữ liệu đã có
Cách 1: Nháy chuột lên tên của CSDL (nếu có) trong khung New File
Cách 2: File Open … rồi nháy đúp vào tên CSDL cần mở.
?Xu?t hi?n CSDL v?a m?.
Chú ý:
- Tại mỗi thời điểm Access chỉ làm việc với 1 CSDL.
- Access tạo ra 1 tệp duy nhất thường có phần mở rộng là .mdb chứa tất cả các đối tượng liên quan đến CSDL: bảng, mẫu hỏi… Do vậy thường gọi tệp CSDL thay cho CSDL.
4. Một số thao tác cơ bản:
d. Kết thúc làm việc với Access:
Cách 1: Chọn File Exit.
5. Làm việc với các đối tượng:
a. Chế độ làm việc với các đối tượng:
 Chế độ thiết kế (Design View):
Trước tiên cần chọn loại đối tượng.
Bảng ở chế độ thiết kế
 Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View):
Để chọn chế độ trang dữ liệu:
Chọn View Datasheet View hoặc nháy nút
Bảng ở chế độ trang dữ liệu
b. Tạo đối tượng mới:
Mỗi đối tượng có thể tạo bằng nhiều cách khác nhau:
c. Mở đối tượng:
- Nháy đúp lên tên đối tượng cần mở.
 Dùng các mẫu dựng sẵn (Wizard – thuật sĩ).
 Người dùng tự thiết kế.
 Kết hợp cả 2 cách trên.
Củng cố:
Câu 1: Microsoft Access là phần mềm?
a. Hệ Thống.
b. Ứng dụng.
c. Tiện ích.
Câu 2: Phần đuôi của tên tệp trong Access là?
a. DOC
b. TEXT
c . XLS
d. MDB
Câu 3: Thoát khỏi Access bằng cách?
a. Chọn File Exit
b. Ấn phím Alt + F4
c. Nháy nút close (X) nằm trên thanh tiêu đề cửa sổ Access
d. Tất cả đều đúng
Cách 1: Start Programs Microsoft Office Microsoft Access.
Câu 4: Hãy nêu các cách Khởi động Access?
Trả lời:
Bước 3: Chọn vị trí lưu tệp và nhập tên tệp CSDL mới. Sau đó nháy vào nút Create
Bước 1:Chọn File New
Bước 2:Chọn Blank Database
Câu 5: Trình bày thao tác tạo cơ sở dữ liệu mới?
Trả lời:
Câu 6: Trình bày thao tác mở CSDL đã có?
Cách 1: Nháy chuột lên tên của CSDL (nếu có) trong khung New File
Cách 2: File Open … rồi nháy đúp vào tên CSDL cần mở.
Trả lời:
Cách 3: Nháy nút Open trên thanh công cụ, rồi nháy đúp vào tên CSDL cần mở.