Bài 3. Giới thiệu Microsoft Access

Chương II : HỆ QUẢN TRỊ
CSDL MICROSOFT ACCESS
BÀI 3 : GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS
1/ Phần mềm Microsoft Access :
2/ Khả năng của Access :
3/ Các loại đối tượnc chính của Access :
4/ Một số thao tác cơ bản :
5/ Làm việc với các đối tượng :
BÀI 3 : GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS

1/ Phaàn meàm Microsoft Access:
Phần mềm Microsoft Access (Access) là hệ QT CSDL nằm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft dành cho máy tính.
Access là m?t H? QTCSDL, Access dùng ngôn ng? d?nh nghia và thao tác d? li?u, m?t s? chuong trình b?o d?m co ch? v? tranh ch?p, b?o m?t và ph?c h?i d? li?u d? cung c?p các công c? luu tr? và x? lí d? li?u.
Next
2/ Khả năng của Access :
- T?o co s? d? li?u g?m các b?ng, quan h? gi?a các b?ng.
- T?o chuong trình gi?i bài toán qu?n lí, l?p các m?u th?ng kê, t?ng k?t.
- Dóng gói CSDL và chuong trình t?o ph?n m?m qu?n lí v?a và nh?.
Ngoài ra Access còn t?o di?u ki?n thu?n l?i cho trao d?i, chia s? d? li?u trên m?ng.
a. Access có những khả năng nào?
Xét bài toán quản lý học sinh của 1 lớp, ta có thể dùng bảng sau đây để quản lý học sinh.
HỒ SƠ LỚP 12A1
b. Ví dụ :
Cấu trúc bảng cần quan tâm đến các thuộc tính cần lưu trữ để quản lý hồ sơ của 1 lớp
Ta có thể sử dụng Hệ QT CSDL Access để quản lý hồ sơ học sinh của lớp
Next
3/ Các lọai đối tượng chính của Access:
Các lọai đối tượngAccess.
Access có 4 đối tượng chính:
+ Bảng (Table)
+ Mẫu hỏi (Query).
+ Biểu mẫu (Form).
+ Báo cáo (Report)
- Bảng (Table): dùng để lưu dữ liệu Mỗi bảng sẽ chứa thông tin về một chủ thể xác định, bao gồm nhiều nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó, mỗi cột sẽ lưu trữ 1 thuộc tính của cá thể đó.
VD : Sau khi thiết kế và nhập liệu cho bảng trong access ta sẽ được bảng học sinh tương ứng sau :
- Mẫu hỏi (Query) : Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu (xác định từ một hay nhiều bảng).
VD : Thiết kế mẫu hỏi những học sinh có điểm môn văn
VD : Kết quả sau khi thực hiện mẫu hỏi :
- Biểu mẫu (Form): Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin..
Màn hình của Biểu mẫu sau khi thực hiện tạo Form
- Báo cáo (Report): Dùng để thiết kế, định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra..
VD : Một báo cáo được tạo từ mẫu dựng sẵn :
Next
4/ Một số thao tác cơ bản:
a/ Khởi động Access:
C1 : Chọn Start -> Programs -> Microsoft office -> Microsoft Access
C2 : Double Click vào biểu tượng của Access trên desktop (nếu có)
b/ Tạo cơ sở dữ liệu mới:
B1 : Chọn lệ File -> New.
B2 : Click vào Blank database khung bên phải của màn hình
Ta phải làm tiếp các thao tác sau:
+ Ch?n v? trí luu t?p CSDL (Save in).
+ Gõ tên tệp (File name).
+ Click Create để tạo File.
c/ Mở cơ sở dữ liệu đã có:
C1 : Click vào FILE - OPEN rồi đưa đường dẫn đến nơi đặt file CSDL, cuối cùng chọn OPEN
C2 : Nháy chuột vào tên của CSDL (nếu có)
d/ Kết thúc phiên làm việc với Access:
C1 : Click vào bảng FILE - EXIT
C2 : Click vào biểu tượng ? ở góc phải, phía trên c?a s?.
Next
5/ Làm việc với các đối tượng:
Để làm việc với đối tượng nào, trước tiên, ta chọn đối tượng đó trong bảng chọn (liệt kê) đối tượng.
a. Chế độ làm việc với đối tượng:
Có 2 chế độ làm việc với các đối tượng:
- Chế độ thiết kế (Design View)
- Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View)
Chế độ thiết kế (Design view):
- Để chọn chế độ design view, click vào design trên thanh công cụ.
- Dùng để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc của Bảng, Mẫu hỏi; thay đổi cách trình bày và định dạng của Biểu mẫu, Báo cáo.
Chế độ trang dữ liệu (Datasheet view):
- Muốn hiển thị trang dữ liệu, click vào open (hoặc double click trên tên đối tượng).
- Dùng để hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem, xóa hoặc thay đổi các dữ liệu đã có.
b. Tạo đối tượng mới:
Mỗi đối tượng có thể được tạo bằng 3 cách:
+ Dùng các mẫu dựng sẵn (Wizard-thuật sĩ)
+ Tự thiết kế.
+ Kết hợp 2 cách trên.
- Thuật sĩ là chương trình hướng dẫn từng bước giúp tạo các đối tượng của CSDL một cách nhanh chóng bằng các mẫu có sẵn.
- Thông thường, ta dùng cách thứ 3: Dùng thuật sĩ trước, sau đó chỉnh sửa lại bằng tự thiết kế.
c) Mở đối tượng:
- Muốn mở đối tượng nào, ta click chọn đối tượng đó;

Mở để thiết kế lại: Click vào Design view.

- Mở để xem kết quả, mở dạng trang dữ liệu: Double click trên đối tượng hoặc click vào open.
Next