Bài 2: Truy vấn dữ liệu

Trường Cao đẳng nghề công nghiệp Hải Phòng

Khoa công nghệ thông tin
Giáo viên: Đặng Quỳnh Diệp
Bài 2
Truy vấn dữ liệu
Một trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là Query.
Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: trích - lọc - hiển thị dữ liệu; tổng hợp - thống kê; thêm - bớt - cập nhật dữ liệu; …
1. Giới thiệu
* Có 7 loại query trong Access :
- Select Query:
- Total Query:
- Crosstab Query:
- Append Query:
- Delete Query:
- Update Query:
- Make table Query:
trích lọc dữ liệu
tính tổng
tóm tắt
liên kết
chỉnh sửa
xoá
tạo bảng
2. Truy vấn SELECT queries
2.1. Chức năng
Select query là loại truy vấn dùng trích - lọc - kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau từ CSDL ra một bảng kết quả.
Mỗi yêu cầu xử lý dữ liệu cần phải tạo ra một Select query đáp ứng; mỗi query sẽ có một tên gọi. Query sau khi đã tạo ra đều có thể chỉnh sửa lại được cấu trúc cũng như nội dung
Bước 1: Chọn Queries nhấn đúp chuột lên biểu tượng Create query in Design view trên màn hình
2.2. Tạo truy vấn SELECT queries
Bước 2: chọn các bảng dữ liệu nguồn tại hộp thoại Show Table
nhấn lệnh Add
Bước 3: Khai báo những thông tin cần thiết cho query:
Field: là nơi khai báo các trường của bảngkết quả.

Sort: để sắp xếp dữ liệu trên Query.
Show: để chỉ định hiển thị hay không hiển thị dữ liệu trường đó ra bảng kết quả.

Criteria để lọc dữ liệu. Các điều kiện nằm trên cùng một dòng được nối với nhau bởitoán tử AND (và); trên mỗi dòng được nối với nhau bởi toán tử OR (hoặc)
- Toán tử LIKE để biểu diễn những giá trị mang tính tương đối
Like ‘< giá trị tương đối>’
+ Ký tự * để biểu diễn bất kỳ giá trị nào;
+ Ký tự ? để biểu diễn một ký tự bất kỳ.
Like ‘Nguyễn*’ - lọc ra những người họ nguyễn. 6 ký tự đầu là Nguyễn, các ký tự còn lại là bất kì
Like ‘*/*/1980’ - lọc ra những người sinh năm 1980;
Ví dụ:
Like ‘*/*/198?’ - lọc ra những người sinh từ năm 1980 đến năm1989;
* Một số toán tử
- Toán tử BETWEEN để lọc ra các giá trị nằm trong một khoảng nào đó, giải quyết các yêu cầu lớn hơn hoặc bằng bao nhiêu và nhỏ hơn hoặc bằng bao nhiêu?
Between < giá trị nhỏ> And < giá trị lớn>
Lọc những bản ghi có 5<= điểm <=10
- Toỏn t? NULL, NOT NULL: dùng kiểm tra xem một trường đã có dữ liệu hay chưa
- Sử dụng các tham biến vào điều kiện lọc: thay đổi theo người sử dụng khi nhập dữ liệu điều kiện
[Gõ một lời nhắc trong ngoặc vuông] tại đúng vị trí tham số cần thiết lập.
Khi thi hành query, một hộp thoại yêu cầu gõ vào tham số cần lọc:
3. TOTAL queries
Tiến hành nhóm các bản ghi, sau đó thực hiện các phép tính
Tính tổng (sum)
Đếm (count)
3.1. Thứ tự làm việc của truy vấn tính tổng
Dựa vào các điều kiện đặt trong các trường để lọc ra các mẩu tin tham gia phân nhóm và tính toán.
Phân nhóm và sắp xếp các mẩu tin trong từng nhóm theo các trường phân nhóm
Thực hiện phép tính theo từng nhóm trên các trường tính toán
Các dòng kết quả có thể được sắp xếp lại theo các trường phân nhóm và trường tính toán
- Nếu có các điều kiện trên các trường phân nhóm và tính toán thì chỉ các dòng thoả mãn điều kiện này mới được hiển thị
* Một số hàm trong tính tổng
3.1.Cách tạo truy vấn
- Chọn các bảng đưa vào truy vấn
- Chọn menu ViewTotal, xuất hiện một dòng Total trong của sổ truy vấn.
Phân nhóm
Điều kiện, tiêu chuẩn tham gia phân nhóm và tính tổng
Tính toán
Chọn thứ tự hiển thị
Định tiêu chuẩn hiển thị kết quả
- Chọn các trường
Tính tổng (sum)
đếm (sum)
chọn trường phân nhóm
sử dụng hàm đếm
4. Truy vấn Crosstab
Truy vấn Crosstab được dùng để tóm lược dữ liệu và trình bày kết quả theo dạng cô đọng như một bảng tính thường được dùng để tạo nên số liệu để so sánh dữ liệu.
Bảng dữ liệu
Bảng tổng hợp
4.1. Cấu trúc truy vấn Crosstab
- Row heading: tiêu đề dòng, chứa các giá trị của trường thống kê
- Row heading: tiêu đề cột, chứa các giá trị của trường thống kê, chỉ có duy nhất một trường
- Value: vùng tổng hợp dữ liệu tương ứng là các phép tính tổng, đếm, trunh bình..., chỉ có duy nhất một trường
4.2. Cách tạo truy vấn
- Chọn bảng /truy vấn nguồn để xây dựng truy vấn mới.
- Tại menu Query chọn Crosstab. Kết quả trong cửa sổ truy vấn xuất hiện thêm hai hàng là Total và Crosstab.
- Chọn các trường để thực hiện tóm tắt dữ liệu
Row heading
Column heading
Value (sum)
Row
Column
Value
5. Truy vấn dùng câu lệnh SQL
5.1. Truy vấn hội (Union Query)
Dùng để kết nối nhiều bảng cùng cấu trúc. Truy vấn hội có thể sắp xếp, đổi tên trường, hoặc liệt kê các mẩu tin trùng nhau