Bài 2 : Ms.Project

Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
1
CÁC BÀI TẬP LUYỆN TẬP với MS Project

PHẦN 2: Calendar & Resources
Tài liệu lưu hành nội bộ của Trung tâm CPA - Đại học Mở bán công TP.HCM
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
2
BÀI TẬP 1: Tạo ra một calendar mà phản ánh những ngày nghỉ và giờ làm việc của công ty
Hãy thiết lập một lịch làm việc công ty như sau:
Ngày 6/12/2004 là ngày nghỉ truyền thống nhân ngày thành lập công ty
Ngày 9/2/2005, 10/2/2005, 11/2/2005 là ngày nghỉ tết
Bạn hãy thực hiện như sau:
? Vào Tools trên thanh Toolbar, chọn Change Working Time
Bạn sẽ quan sát được như sau:
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
3
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
4
BÀI TẬP 1: Tạo ra một calendar mà phản ánh những ngày nghỉ và giờ làm việc của công ty
? Chọn New và nhập vào "Name" là Company Calendar
? Chọn OK
Bạn sẽ qua sát được như sau:
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
5
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
6
BÀI TẬP 1: Tạo ra một calendar mà phản ánh những ngày nghỉ và giờ làm việc của công ty
? Bạn click phím trái của mouse vào 6December2004 rồi chọn "Nonworking time". Lúc này ngày 6/12/2004 sẽ được tô màu xám
Bạn sẽ qua sát được như sau:
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
7
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
8
BÀI TẬP 1: Tạo ra một calendar mà phản ánh những ngày nghỉ và giờ làm việc của công ty
? Bạn ấn phím Ctr bên trái rồi lần lượt click mouse vào các ngày 9February2005, 10February05, 11February05 rồi chọn "Nonworking time". Lúc này các ngày 9/2/2005, 10/2/2005,11/2/2005 sẽ được tô màu xám
Bạn sẽ qua sát được như sau:
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
9
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
10
BÀI TẬP 2: Phân công một Calendar đến dự án
Bạn hãy tuần tự thực hiện như sau:
Chọn Project trên thanh Toolbar, rồi click vào Project Information
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
11
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
12
BÀI TẬP 2: Phân công một Calendar đến dự án
Bạn hãy tuần tự thực hiện như sau:
Vào Calendar trên cửa sổ, rồi chọn Company Calendar
Click OK. Kể từ lúc này Company Calendar sẽ là Calendar của dự án
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
13
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
14
BÀI TẬP 2: Phân công một Calendar đến dự án
Bạn hãy tuần tự thực hiện như sau:
Vào Format trên thanh Toolbar, rồi chọn Timescale, sau đó chọn Non-working time tab
Bạn sẽ quan sát được như sau:
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
15
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
16
BÀI TẬP 2: Phân công một Calendar đến dự án
Bạn hãy tuần tự thực hiện như sau:
Vào Calendar trên cửa sổ , rồi chọn Company Calendar. Lúc này những ngày nghỉ mà bạn đã quy định sẽ được hiển thị trên Gantt Chart
Bạn sẽ quan sát được như sau:
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
17
Chọn Company Calendar
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
18
Các ngày 9, 10, 11/2/2005 đã được quy định là ngày nghỉ
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
19
BÀI TẬP 3: Đổi resource units từ % sang decimal
Mặc định MS Project hiển thị resource units như là %. Điều này được làm để chỉ ra tổng số thời gian của nguồn lực được dành hết cho một task cụ thể.
Tốt nhất bạn nên chuyển sang số thập phân theo trình tự sau:
Chọn Tools trên thanh công cụ, rồi chọn Options,sau đó chọn Schedule tab. Bạn sẽ quan sát được như sau:
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
20
Chuyển ô này sang Decimal
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
21
BÀI TẬP 3: Đổi resource units từ % sang decimal
Tại "Show assignment units as a" bạn hãy chọn Decimal
Tools trên thanh công cụ, rồi chọn Options,sau đó chọn Schedule tab.
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
22
BÀI TẬP 4: Phân công nguồn lực với nút "Resource assignment"
Bạn tuần tự thực hiện theo các bước sau:
Click vào nút "Resource Assignment"
Lựa chọn Task 2 - Vay nợ
Trong hộp thoại Resource Assignment chọn Bank
Click vào Assign
Chọn Task 3 - Chọn địa điểm
Trong hộp thoại Resource Assignment chọn Owner và Manager.
Click vào Assign
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
23
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
24
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
25
BÀI TẬP 4: Phân công nguồn lực với nút "Resource assignment"
Tiếp tục phân công nguồn lực theo như quy định dưới đây:
Task 4 - Chef
Task 5 - Chef
Task 7 - Creative Kitchens
Task 9 - Manager
Task 10 - Owner
Task 11 - Owner
Task 12 - Manager
Task 13 - Chef, Owner
Task 14 - Owner
Task 15 - Ads Etc.
Đóng cửa sổ Resource Assignment, bạn sẽ nhìn thấy trên Gantt chart như sau:
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
26
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
27
Quan hệ giữa Task Duration & Resources
Work = Duration * Units
Thí dụ: Task 1 - Công tác sơn có duration là 3 ngày với 4 thợ sơn thì MS Project hiểu Work là 12 ngày công (man-days)
MS Project cung cấp cho người sử dụng các mô hình quan hệ giữa resource/work/duration. Có 3 mô hình: Fixed Duration, Fixed Units và Fixed Work. Mặc định là Fixed Units.

Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
28
Quan hệ giữa Task Duration & Resources
Fixed Units
Units là cố định trừ phi bị thay đổi bởi chính ngườisử dụng.
Nếu người sử dụng thay đổi Duration, dự án sẽ tính toán lại Work
Nếu người sử dụng thay đổi Work, dự án sẽ tính toán lại Duration
Nếu người sử dụng thay đổi Units, dự án sẽ tính toán lại Duration
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
29
Quan hệ giữa Task Duration & Resources
Fixed Duration
Duration là cố định trừ phi bị thay đổi bởi chính ngườisử dụng.
Nếu người sử dụng thay đổi Units, dự án sẽ tính toán lại Work
Nếu người sử dụng thay đổi Work, dự án sẽ tính toán lại Units
Nếu người sử dụng thay đổi Duration, dự án sẽ tính toán lại Work
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
30
Quan hệ giữa Task Duration & Resources
Fixed Work
Work là cố định trừ phi bị thay đổi bởi chính ngườisử dụng.
Nếu người sử dụng thay đổi Units, dự án sẽ thay đổi Duration
Nếu người sử dụng thay đổi Duration, dự án sẽ thay đổi Units
Nếu người sử dụng thay đổi Work, dự án sẽ tính toán lại Duration
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
31
Effort-driven tasks
Effort Driven xác định làm thế nào mà MS Project phản ứng lại khi một kiểu nguồn lực mới được thêm vào hoặc lấy đi hỏi 1 task.
Nếu hộp thoại Effort Driven không được đánh dấu (?) thì thêm vào hoặc lấy đi tài nguyên sẽ thay đổi tổng số work (man-hours) yêu cầu cho task và giữ Duration cố định
Khi hộp thoại Effort Driven được đánh dấu (?) thì tổng số Work sẽ được giữ cố định và tất cả các resources được phân công đến task sẽ được xử lý như là sự phân chia mà giữ nguyên khối lượng Work
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
32
BÀI TẬP 5: Thay đổi task type
Yêu cầu: Bạn hãy thay đổi kiểu của Task 2 - Vay nợ.
Bạn hãy thực hiện như sau:
Nhấp đúp mouse vào Task 2 để hiển thị Task Information cho Task 2
Chọn Advaned tab
Chọn Fixed Duration trong cửa sổ con Task type
Không đánh dấu (?)Effort-Driven
Click OK
Phân công Owner cho Task 2
? Sau khi thực hiện bạn được kết quả sau:
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
33
Thay đổi sang Fixed Duration
Không đánh dấu vào ô này
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
34
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
35
BÀI TẬP 6: Phân công nhiều units cho một resource
Chọn Task 12 - Đào tạo thêm.
Nhấn đúp để hiển thị hộp thoại Task Information, sau đó chọn Advanced tab và không đánh dấu ô Effort-Driven. A�n OK
Mở cửa sổ Assign Resources
A�n vào hộp thoại Units cho Wait Staff
Gõ vào đó số 5. Lúc này bạn sẽ nhìn thấy con số trên Gantt chart
Đóng cửa sổ Assign Resources
? Bạn quan sát được kết quả như sau:
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
36
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
37
Số 5 đã hiển thị vào đây
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
38
BÀI TẬP 7: Định nghĩa Individual Resource Calendars
Yêu cầu: Manager sẽ đi công tác vào ngày 24 và 25 January 2005.
Bạn thực hiện như sau:
Chọn Change Working Time trên thanh công cụ
Trên hộp thoại For, Chọn Manager (điều này ngụ ý các thay đổi chỉ dược làm trên Manager mà thôi).
Chọn ngày 24 và 25 January 2005 (ấn phím Ctrl để chọn nhiều ngày), sau đó chọn Nonworking time
A�n OK
Chuyển sang 2 màn hình với Resource Usage ở phía dưới
Chọn Task 9 - Quảng cáo
Bạn sẽ nhìn thấy không có công việc được phân công cho Manager trong các ngày 24 và 25 January 2005
? Bạn quan sát được kết quả như sau:
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
39
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
40
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
41
Không phân công vào 2 ngày này
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
42
Bài tập 8: Quan sát Resource Overallocation
Chuyển sang Resource Sheet
Quan sát được những các Overallocated resources (đậm và tô mào đỏ)
Chọn Wait Staff resource
Chuyển sang Resource Graph
A�n Alt-F5 (để hiển thị nhanh những ngày xãy ra overallocated resources)
Chuyển sang Gantt chart
? Bạn quan sát được kết quả như sau:
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
43
Biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
44