Bài 1: Cơ sở dữ liệu và bảng dữ liệu

Giáo viên: Đặng Quỳnh Diệp

Trường Cao đẳng nghề công nghiêp Hải Phòng
Khoa công nghệ thông tin
--------------
Chương 4
Microsoft Access
Bài 1
Cơ sở dữ liệu và Bảng dữ liệu
1. Khởi động
- Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Access
- Hoặc nhấn đúp chương trình Microsoft Access trên nền Windows
2. Tạo tệp mới
Tạo tệp mới trắng
File/New xuất hiện hộp thoại
Chọn Blank database xuất hiện hộp thoại
- Nhập tên vào khung File name, chọn Create
Tên File name
Một tệp có 7 thành phần chính:
Tables: bảng dữ liệu
Queries: truy vấn
Forms: mẫu biểu
Report: báo cáo
Page:trang
Modules:chương trình con
Macro:thư viện
3. Mở tệp đã có
Bước 1: chọn File/Open, xuất hiện hộp thoại Open
Tên File cần mở
Bước 2: nhập tên File cần mở trong khung File name hoặc chọn trong danh sách có sẵn
Danh sách File
4. Xây dựng cơ sở dữ liệu
CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nối giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó.
Ví dụ:
CSDL Quản lý học sinh bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: HOCSINH, LOPHOC,
KHOI, MONHOC, DIEM được kết nối với nhau một cách phù hợp phục vụ lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý học sinh một trường học.
4.1. Bảng dữ liệu
Bảng dữ liệu (Tables) là nơi lưu trữ những dữ liệu cho ứng dụng. Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm bảo giảm tối đa tình trạng gây dư thừa dữ liệu.
Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần: Tên bảng, các trường
dữ liệu, trường khoá, tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và
tập hợp các bản ghi.
Tên bảng
Mỗi bảng có một tên gọi không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên bảng.
Trường dữ liệu (Field)
Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một trường dữ liệu. Mỗi trường dữ liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó như kiểu dữ liệu, trường khoá, độ lớn, định dạng, ..
Bản ghi (Record)
Mỗi dòng dữ liệu của bảng được gọi một bản ghi. Mỗi bảng có một con trỏ bản ghi. Con trỏ bản ghi đang nằm ở bản ghi nào, người dùng có thể sửa được dữ liệu bản ghi đó. Đặc biệt, bản ghi trắng cuối cùng của mỗi bảng được gọi EOF.
Trường khoá (Primary key)
Trường khoá có tác dụng phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một bảng với nhau. Trường khoá có thể chỉ 01 trường, cũng có thể được tạo từ tập hợp nhiều trường (gọi bộ trường khoá).
Bảng HOCSINH có trường khoá là MHS. Vì mỗi thí sinh có thể nhiều trường có giá trị giống nhau, nhưng MHS thì duy nhất
Ví dụ:
4.2. Liên kết các bảng dữ liệu
Liên kết các bảng dữ liệu là một kỹ thuật trong thiết kế CSDL quan hệ. Chúng là mối liên kết giữa 2 bảng với nhau theo thiết kế cho trước để đảm bảo được mục đích lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng.
Liên kết 1-1 là: mỗi bản ghi của bảng này sẽ liên kết với duy nhất tới một bản ghi của bảng kia và ngược lại
Ví dụ:
Liên kết 1-n là: mỗi trường của bảng 1 sẽ có thể liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của bảng nhiều (n). Ngược lại, mỗi bản ghi của bảng nhiều sẽ liên kết tới duy nhất 1 trường của bảng 1.
4.3. Xây dựng cấu trúc bảng
Thực hiện File/new để tạo cơ sở dữ liệu mới
Chọn Tables, xuất hiện hộp thoại
Chọn : Create table in Design view, xuất hiện hộp thoại Table1
+ Field Name: nhập tên trường
+ Data Type: chọn kiểu dữ liệu
+ Tạo trường khóa cho trường
Chọn Edit | Primary key
hoặc
nhấn nút Primary key trên thanh công cụ.
- Nhấn Save để lưu trữ bảng dữ liệu
4.4. Thiết lập quan hệ giữa các bảng
Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập quan hệ bởi thực đơn: Tools | Relationship..
Bước 2: Đưa các bảng (Tables) tham gia thiết lập quan hệ thông qua hộp thoại Show Tables (nếu chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn Relationship | Show table):
Chọn bảng cần tham gia thiết lập quan hệ
Nhấn nút Add;
- Chọn xong toàn bộ nhấn Close để đóng cửa sổ.
Bước 3: Thực hiện tạo kết nối giữa từng cặp bảng theo thiết kế
Dùng chuột kéo trường cần liên kết của bảng này thả lên trường cần liên kết đến của bảng kia
4.5. Nhập dữ liệu
Bước 1: Mở bảng để nhập dữ liệu bằng cách: nhấn đúp chuột lên tên bảng cần nhập dữ liệu; hoặc chọn bảng cần nhập dữ liệu rồi nhấn nút Open;
Bước 2: Thực hiện nhập dữ liệu vào bảng đang mở
4.6. Một số thao tác xử lý dữ liệu trên bảng
a. Xoá bản ghi
Bước 1: Chọn những bản ghi cần xoá. Có thể chọn một hoặc nhiều bản ghi
Bước 2: mở thực đơn Edit | Delete Record hoặc nhấn nút Delete Record trên thanh công cụ hoặc nhấn phải chuột lên vùng đã chọn, tiếp theo nhấn Delete Record
b. Sắp xếp dữ liệu
Bước 1: Đặt con trỏ lên trường (cột) muốn sắp xếp;
Bước 2: Nhấn nút lệnh sắp xếp trên thanh công cụ:
sắp xếp tăng dần


- sắp xếp giảm dần.
c. Lọc dữ liệu
Bước 1: Nhấn phải chuột lên trường cần lọc dữ liệu. Một menu xuất hiện:
Bước 2: Thiết lập điều kiện lọc trên trường đang chọn. Có rất nhiều cách để xác định điều kiện lọc:
Nếu muốn lọc những bản ghi có cùng giá trị của bản ghi chọn mục: Filter by selection
Muốn lọc những bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó, nhập điều kiện lên mục Filter for
5. Qui trình xây dựng CSDL Access
Bước 1 : Lần lượt xây dựng cấu trúc từng bảng dữ liệu trong CSDL.
Bước 2 : Thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cần thiết cho các quan hệ tại cửa sổ Relationships (menu Tool | Relationships.. hoặc nhấn nút trên thanh công cụ);
Bước 4 : Thực hiện nhập dữ liệu cho các bảng nếu cần. Chú ý : bảng có quan hệ 1 phải được nhập dữ liệu trước bảng có quan hệ nhiều.
Công dụng khi sử dụng các thuộc tính của trường điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu, nhập dữ liệu theo mẫu, kiểm tra dữ liệu, ngăn cản nhập sai, tăng tốc độ tìm kiếm.
5. Các thuộc tính của trường
Các thuộc tính
a. Field Size
Trường Text: độ dài mặc định là 50, có thể thay đổi từ 1 ? 255
Trường Number: có các kiểu Byte,Integer, LongInteger
Trường Date/Time: ngày,thời gian
b. Thuộc tính Format
Thuộc tính Format của trường số. Nếu bỏ qua Format, Access sẽ trình bày dữ liệu dạng General.
c. Thuộc tính Input Mask
Tác dụng: Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn, trên khuôn dạng có thể thấy các vị trí để nhập liệu và các ký tự phân cách.
Kiểm tra tính hợp lệ của mỗi kí tự gõ vào. Tự động biến đổi kí tự được nhập. Che giấu thông tin nhập vào nếu đặt theo kiểu Password.
Ví dụ: dấu chấm phân cách phần nguyên và phần phân, dấu gạch ngang để phân cách các cụm từ số tài khoản...
Ví dụ nếu bạn chỉ muốn nhập các kí tự mà không nhận các chữ số.
Ví dụ:
0-000-000:
00.0:
"SV"00000:
để nhập số điện thoại dạng số theo mẫu 8-442-267
để nhập điểm thi chứa hai số phần nguyên, một phần phân
nhập mã số sinh viên bắt đầu bằng SVsau đó là các 5 số bắt buộc
d. Thuộctính Default Value
Dùng thuộc tính này để đặt giá trị mặc định cho trường. Giá trị mặc định có thể là một hằng hay một hàm của Access.
e. Thuộc tính Required
(Yes/No): giá trị ngầm định là No. Muốn bắt buộc trường phải có số liệu thì trường Required là Yes
f. Thuộc tính ValidationRule
Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập vào.
Các hằng: cặp nháy kép cho hằng xâu ký tự
Các phép so sánh: =, <>, >, <, >=, <=
Các phép logic: Not, And, Or, ...
Các toán tử đặc biệt : Between, Like, In....
<>
0 or >100
<#1/1/92#
Between 18 And 70
Giá trị nhập khác 0
Giá trị nhập bằng 0 hoặc lớn hơn 100
Ngày nhập trước 1992
Trong khoảng 18 đến 70
h. Thuộc tính Validation Text
Dòng thông báo được hiển thị khi dữ liệu nhập vào trường vi ph?m điều kiện nêu trong thuộc tính ValidationRule