Access chuong II

Chuong II
BẢNG (TABLE)
1. Các khái niệm chính
Bảng (table)
Là một đối tượng của Access gồm các cột (trường- Field) và các hàng (bản ghi - record) để chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó mà người dùng cần khai thác.
Ví dụ: Bảng Diem có 9 trường : STT, hoten,ngay_sinh,...,Tin
Ví dụ: Bảng Diem gồm 10 bản ghi
? Trường (Field)
là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính cần quản lí.
? Bản ghi (Record)
là một hàng của bảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của một đối tượng mà bảng quản lí.
? Kiểu dữ liệu (Data Type)
là kiểu giá trị của dữ liệu lưu trong một trường.
Chú ý:
Tên table có thể có ký tự khoãng trắng và tối đa 64 ký tự
Tổng số table có thể mở cùng một lúc là 1024 table
Kích thước tối da của một table là 1GB
Tổng số trường tối đa trong một table là 255
II. Các thuộc tính của trường:
1. Field size (kích thước của trường)
+ Kiểu Text: Giới hạn kích thước từ 0 đến 255 ký tự
+ Kiểu Memo: Giới hạn kích thước từ 0 đến 65.535 ký tự
+ Kiểu Number: Giới hạn kích thước chính là kiêu miền con
Quy định kích thước của trường, tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu.
II. Các thuộc tính của trường:
2. Decimal places: Quy định số chữ số thập phân.
3. Format: Quy định d?ng hi?n th? c?a d? li?u.
First: chuổi định dạng tương ứng trường hợp trường có chứa văn bản
a. Kiểu Text và Memo: chuổi định dạng gầm 2 phần:
Second: chuổi định dạng tương ứng trường hợp không chưa có văn bản hoặc Null
II. Các thuộc tính của trường:
3. Format: Quy định d?ng hi?n th? c?a d? li?u.
a. Kiểu Text và Memo: chuổi định dạng gầm 2 phần:
Ví dụ:
Các ký tự định dạng trong chuỗi:
II. Các thuộc tính của trường:
b. Kiểu Number: chuổi định dạng gầm 4 phần:
First: chuổi định dạng tương ứng trường hợp trong trường là số dương
Second: chuổi định dạng tương ứng trường hợp trong trường là số âm
3. Format: Quy định d?ng hi?n th? c?a d? li?u.
Third: chuổi định dạng tương ứng trường hợp trong trường là số âm
Fourth: chuổi định dạng tương ứng trường họp trong trường là trống (Null)
Ví dụ:
II. Các thuộc tính của trường:
Ví dụ 1:
4. Input Mask (mặt nạ nhập liệu): Hiển thị các ký tự mà bạn muốn định sẳn trong khuôn nhập liệu
Chú ý: Các quy định này sẽ được áp dụng cho cả Form (biểu mẫu), truy vấn (Query), báo cáo (Report)
Chuổi Input Mask gồm 3 phần:
First: chuổi Input Mask
Second: có thể là 0 hoặc 1
Third: ký tự sẽ hiển thị thay cho ký tự trắng trong Input Mask
0: Access lưu trữ các ký tự hằng cùng dữ liệu bạn gõ vào
1 hoặc khoãng trắng: Access lưu trữ các ký tự bạn gõ vào
Ví dụ 2:
II. Các thuộc tính của trường:
4. Input Mask (mặt nạ nhập liệu): Hiển thị các ký tự mà bạn muốn định sẳn trong khuôn nhập liệu
Các ký tự định dạng trong Input Mask:
II. Các thuộc tính của trường:
5. Caption (tiêu đề/ nhãn): Quy định nhãn là một chuỗi ký tự xuất hiện tại dòng tên trường.
6. Defaut value (giá trị mặc nhiên): Access tự động gán giá trị này vào khi thêm mẩu tin mới.
Ví dụ 2:
7. Valliddation rule (quy tắc hợp lệ): giới hạn miền giá trị nhập vào cho một trường.
Trong Valliddation rule có các phép toán sau:
Phép toán so sánh: > < >= <= <>
Phép toán quan hệ : or ; and ; not
Phép toán về chuỗi: like
Có thể sử dụng like kèm với các ký tự thay thế: * # ?
Ví dụ 2:
II. Các thuộc tính của trường:
8. Validation text: Chuổi thông báo xuất hiện khi nhập dữ liệu vào cho một trường không thoả điều kiền Validation Rule.
Ví dụ 2:
9. Required: Bắt buộc nhập (yes) hay không bắt buộc nhập (no) dữ liệu cho một trường.
10. Allow Zero Lenghth: Quy định trường có kiểu Text hay Memo có thể có (yes) hoặc không (no) chuổi có độ dài Zero.
11. Index (chỉ mục/ Sắp xếp):
No: không sắp xếp dữ liệu
Yes (No Duplicates): tạo chỉ mục (sắp xếp) trên trường và không cho phép các giá trị trùng nhau.
Yes (Duplicates OK): tạo chỉ mục (sắp xếp) trên trường và cho phép các giá trị trùng nhau.
II. Các thuộc tính của trường:
12. Các thuộc tính trong Lookup: thay đổi cách hiển thị dữ liệu trong bảng.
Trong Lookup cho phép ta hiển thị dữ liệu theo dạng: combo box, list box, check box hoặc text box tuỳ theo yêu cầu.
Ví dụ:
B1. Chọn đối tượng Table ? nháy đúp Create Table in Design view.
B2. Nhập các thông số
Tên trường vào cột Field Name
Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type
Mô tả nội dung trường trong cột Description (không bắt buộc)
Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties
III. Tạo Table bằng Design View:
B3. Chỉ định khoá chính (Primary Key) nếu có
Là chỉ ra một hay nhiều trường mà giá trị của chúng xác định duy nhất mỗi hàng trong bảng.
1. Chọn trường làm khoá chính
2. Nháy nút
hoặc chọn Edit ? Primary Key
? Nếu không chỉ định khoá chính, Access sẽ tự động tạo một trường khoá chính có tên ID với kiểu AutoNumber.
? Access không cho phép nhập giá trị trùng hoặc để trống giá trị trong trường khoá chính.
III. Tạo Table bằng Design View:
B4. Lưu cấu trúc bảng
2. Gõ tên bảng chọn OK hoặc nhấn Enter.
III. Tạo Table bằng Design View:
hoặc sử dụng phím nóng Ctrl + S.
III. Nhập và định dạng dữ liệu trong Table:
Anh, chi có thể theo dõi qua ví dụ cụ thể sau:
Ví dụ:
IV. Quan hệ giữa các bảng:
Anh, chi có thể theo dõi qua ví dụ cụ thể sau:
Ví dụ:
Xác định trường để xác lập liên kết
Mở lại giáo trình ôn tập trang 3
thực hiện các yêu cầu:
Tạo các bảng: Hoc vien, Giao vien, Lop hoc
Mon hoc, Diem thi
Cập nhật dữ liệu cho các bảng vừa tạo
Thực hiện các câu hỏi trang 7
M?t s? l?i cú th? x?y ra khi nh?p d? li?u
L?i th? 1:
Lỗi do: Bạn đã nhập vào giá trị không tương thích với kiểu dữ liệu của trường đã chỉ định.
Khắc phục: hãy nhập lại cho đúng, đủ giá trị các trường đã yêu cầu đến khi không xuất hiện thông báo lỗi.
M?t s? l?i cú th? x?y ra khi nh?p d? li?u
L?i th? 2:
Lỗi do: Bạn không nhập giá trị hoặc để trống giá trị trường khoá chính.
Khắc phục: phải nhập đầy đủ giá trị cho trường khoá.
M?t s? l?i cú th? x?y ra khi nh?p d? li?u
L?i th? 3:
Lỗi do: Giá trị trường khoá trùng nhau. Giá trị trường khoá vừa nhập vào đã trùng với giá trị của một bản ghi nào đó trên bảng dữ liệu.
Khắc phục: nhập lại giá trị trường khoá khác sao cho vừa đúng, đủ và không bị trùng khoá.
M?t s? l?i cú th? x?y ra khi nh?p d? li?u
L?i th? 4:
Lỗi do: Bản ghi vừa nhập dữ liệu đã bỏ trắng trường bắt buộc nhập dữ liệu (những trường được thiết lập thuộc tính Required=Yes)
Khắc phục: Phải nhập đủ dữ liệu cho các trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.
M?t s? l?i cú th? x?y ra khi nh?p d? li?u
L?i th? 5:
Lý do: Lỗi do thực hiện một thao tác vi phạm các nguyên tắc đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.
Khắc phục: Tìm và nhập cho đúng giá trị theo bảng quan hệ 1 tương ứng. Tham khảo cách khắc phục lỗi này ở mục 5: thuộc tính LookUp.