13 nghe

BÀI 13: CÁC CÔNG CỤ TRỢ GIÚP
I. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ:
* Đê tăng hiệu quả và thực hiện nhanh chóng công việc biên tập văn bản ta có thể sử dụng tính năng Find (tìm kiếm) và Replace (thay thế) để tìm và thay thế dãy kí tự trong văn bản. Các công cụ này đặc biệt hữu ích khi văn bản gồm nhiều trang hoặc khi các dãy kí tự nằm ở nhiều vị trí trong văn bản.
1. Tìm kiếm:
- Ngầm định, Word tìm đố tượng cần tìm trong toàn bộ tệp văn bản.
- Các bước thực hiện lệnh Find:
+ Chọn Edit / Find...
+ Nhập dãy kí tự cần tìm
+ Nháy vào More nếu muốn tìm chính xác hơn.
+ Nháy vào Find Next để tìm
- Khi tìm được kết quả có thẻ nháy vào văn bản để thực hiện các thao tác chỉnh sửa cần thiết, sau đó nháy Find Next đẻ tiếp tục tìm vì hộp thoại vẫn được hiển thị. Muốn đóng hộp thoại nháy Cancel.
2. Thay thế:
- Ta có thể thay thế ngay dãy kí tự tìm thấy trong văn bản bằng dãy kí tự khác thông qua lệnh Edit / Replace... (thay thế).
Ví dụ: cần thay thế "hp" bằng "hiệu quả". Việc sử dụng Replace không khác lệnh Find.
- Các bước thực hiện:
+ Chọn Edit / Replace
+ Nhập dãy kí tự cần thay thế
+ Nhập dãy kí tự thay thế
+ Nháy Replace (thay thế một lần)
+ Nháy Replace All (thay thế tất cả)
+ Nháy Find / Next (tìm tiếp, không thay thế).
- Hai lệnh Find và Replace cùng mở một hộp thoại Find anfzd Replace với hai trang khác nhau. Vì vậy có thể chuyển nhanh chóng từ tìm kiếm sang thay thế.
* Lưu ý: Khi dãy kí tự là chữ Việt, các chữ đó có thể không được hiển thị đúng, nhưng điều này không ảnh hưởng đến kết quả tìm kiếm và thay thế.
- Thao tác nhanh: nhấn tổ hợp phím Ctrl + F hoặc Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.
3. Các khả năng tìm kiếm và thay thế chính xác hơn:
- Nếu nháy nút More, hộp thoại Find and Replace mở rộng và có thêm các lựa chọn thường sử dụng sau đây:
+ Match case: Phân biệt chữ hoa chữ thường (HÀ NỘI sẽ khác hà nội).
+ Find whole word only: chỉ tìm những từ hoàn chỉnh. Ví dụ: nếu tìm từ "hà" thì những từ như "hàn, hàng,..." sẽ không được tìm dù có chứa chữ "hà".
+ Use wildcards: cho phép sử dụng các kí tự đại diện như: ? Và *.
4. Tìm theo định dạng và kí tự đặc biệt:
* Hộp thoại mở rộng còn cho phép tìm theo các tiêu chuẩn định dạng (ví dụ chữ đậm, nghiêng) hay các kí tự điều khiển, chẳng hạn như dấu ngắt đoạn, các kí hiệu đặc biệt không thể gõ vào từ bàn phím.
- Tìm theo định dạng: Đưa điểm chèn vào ô Find What, nháy nút Format và chọn lệnh trên bảng chọn hiện ra sau đó để có hộp thoại định dạng tương ứng (Font, Paragraph, Style,...). Muốn xoá mọi định dạng đã được chọn, ta nháy nút Formatting trên hộp thoại.
- Tìm kí tự đặc biệt: Nháy nút Special để chèn các kí tự điều khiển cần tìm trên danh sách, ví dụ dấu ngắt trang (Manual Page Break), dấu ngắt đoạn (Paragraph Mark),...
II. GÕ TẮT:
- Gõ tắt là một biện pháp thực hiện nhanh quá trình soạn thảo thông qua tính năng Autocorrect. Nếu trong văn bản có nhiều cụm từ lặp lại nhiều lần, ta có thể định nghĩa các cụm từ tắt và Wors tự động thay thế cụm từ tắt bằng cụm từ đầy đủ khi nhấn phím cách (Space) hay phím Enter.
- Các cụm từ tắt, cùng với cụm từ thay thế tương ứng, được lưu trong một danh sách, mỗi cặp từ đó được gọi là một đầu mục. Ví dụ có thể thiết đặt để khi gõ Chvn và nhấn phím cách, Chvn được thay thế bằng `cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam`. Dãy Chvn là cụm từ tắt, còn dãy cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là cụm từ thay thế
- Ngoài ra còn có các tuỳ chọn sau đây:
+ Correct TWo INitial CApitals: Word sẽ tự động sửa chữ cái thứ hai thành chữ thường nếu cả hai chữ cái đầu tiên trong câu là xhữ in hoa. Ví dụ: HEllo thành Hello.
+ Capitalize first letter ò sentences: tự động chuyển chỡ cái đầu câu thành xhữ in hoa (nếu ta gõ nhầm chữ thường).
+ Capitalize names of dáy: Tự động chuyển tên ngày (tiếng Anh) sang chữ in hoa.
1. Bật tính năng gõ tắt:
* Để bật tính năng gõ tắt thì thực hiện các thao tác sau:
- Chọn ToÓl / Autocorrect Options...
- Đánh dấu vào Replace text as you type
- Nháy Ok.
2. Thêm các đàu mục vào Autocorrect:
* Để tạo một dầu mục trong Autocorrect, chọn Toól / Autocorrect Option... Và thực hiện các thao tác sau:
- Chọn cụm từ viết tắ trong ô Replace sau đó gõ cụm từ thay thế trong ô With
- Nháy Add
- Nháy Ok.
* Lưu ý: Muốn thay thế cụm từ viết tắ bàng cụm từ thay thế có định dạnh cụ thể (ví dụ chữ đậm, căn giữa trang), ta gõ vào định dạng cụm từ cần thay thế. Sau đó chọn cụm từ thay thế trước khi chọn Toól / Autocorrect Option... Cụm từ thay thế sẽ được đưa vào hộp thoại.
III. BẢO VỆ VĂN BẢN:
- Khi cần bảo vệ dữ liệu văn bản, tránh người sử dụng khác tự do mở xem hay sửa chữa văn bản, người ta đạt mật khẩu cho văn bản.
- Mật khẩu được gán cho văn bản dưới hai dạng: dùng để mở và dùng để sửa. Tuỳ theo tính chất của văn bản ta sẽ chon một hoặc cả hai dạng này.
- Để đặt mật khẩu cho văn bản ta thực hiện như sau:
+ Chọn Tools / Options...
+ Nháy vào thẻ Security
+ Nhập mật khẩu để mở văn bản trong ô Password to Open
+ Nhập mật khẩu để sửa văn bản trong ô Password Modify
+ Nháy Ok.
* Lưu ý:
- Mật khẩu sẽ phải nhập hai lần giống hệt nhau, có phan biệt chữ hoa và chữ thường.
- Khi mở một văn bản đã được đặt mật khẩu để mở, Word sẽ hỏi mật khẩu. Nếu quên mật khẩu để mở, ta sẽ khong mở được tệp. Tương tự nếu văn bản được đặt mật khẩu chống sửa đổi, khi mở phải nhập đúng mật khẩu thì mới có thể sửa đổi văn bản; ngược lại văn bản ở tạng thái chỉ đọc (mọi thay đổi vẫn cho phép nhưng không thể lưu vào tệp).