10 meo lam viec hieu qua voi PowerPoint

10 mẹo làm việc hiệu quả hơn với PowerPoint

PowerPoint là một phần mềm trình diễn mạnh, nhưng không phải ai trong chúng ta cũng thường xuyên sử dụng Powerpoint đủ để nắm được hết các mẹo sử dụng sao cho tiết kiệm thời gian nhất. Thật vui là bạn không cần phải trở thành chuyên gia để khám phá hết các đặc tính của PowerPoint. Trong bàinày, Quản Trị Mạng sẽ cung cấp những phím tắt và một số thủ thuật để bạn có thể sử dụng khi làm việc với PowerPoint.  1, Dễ dàng thay đổi kiểu mẫu thiết kế (template) Bạn xây dựng một trình diễn từ đầu, nhưng có lẽ thích hợp hơn hết là sử dụng những template sẵn có. Những template này áp dụng các thuộc tínhthiết kế và định dạng nhất quán từ slide đầu tới slide cuối cùng. Kích nút Slide Design trên thanh công cụ Formatting để mở ô các thao tác cho Slide Design và bắt đầu tạo các Slide. (Với bản PowerPoint 2007, chọn một mẫu template từ nhóm Design). Bạn hoàn toàn không bị bó buộc với template đã chọn bởi vì sau khi đã hoàn thành một file trình chiếu bạn có thể chọn thay thế bằng một thiết kế khác. Hãy yên tâm chọn template mình muốn mà không phải lo sợ nội dungthay đổi. Bạn cũng có thể thay đổi thiết kế trên từng slide mà không cần loại bỏ template trên trình diễn. Tại ô Slide hoặc Slide Sorter View,lựa chọn kiểu hiển thị “thumbnails” cho slide bạn muốn thay đổi. Tiếptheo, kích vào mũi tên thả xuống bên cạnh thiết kế mong muốn trong danh sách Apply A Design Template và chọn Apply To Selected Slides(Hình A). (PowerPoint 2007 không có các mũi tên thả xuống; hãy kích phải chuột tại thiết kế) PowerPoint sẽ ngay lập tức cập nhật các slide được sửa đổi.

Hình A

2, Tập trung vào trọng tâm Tránh tập trung quá nhiều văn bản trên một slide. Nếu một slide quá dầy đặcthì chắc chắn sẽ làm xao nhãng người xem. Người xem sẽ mải tập trung đọc thay vì lắng nghe bạn. Khi bắt tay tạo một bản nháp của trình chiếu, hãy xem xét lại nó với những mục đích sau đây:
Thay thế những câu đầy đủ với các mệnh đề và từ khóa chính
Tránh các hình minh họa không cần thiết
Loại bỏ các dấu chấm câu
Thực hiện những bước trên, bạn có thể giảm bớt một nửa nội dung và trình diễn của bạn sẽ thu hút người xem hơn.  3, Đừng quên kết thúc!
Khi kết thúc việc trình chiếu, chuyện gì sẽ đến tiếp theo? Nếu bạn kích ra ngoài Slide Show View, người xem sẽ liếc trộm được những cảnh đằng sau trình diễn của bạn và có lẽ bạn không muốn điều này. Hãy kết thúc trình biểu diễn bằng một slide hiển thị một lờicám ơn chân thành tới sự quan tâm và theo dõi của người xem. Tất nhiên, slide kết thúc cũng không nhất thiết phải hiển thị một thông điệp nào đó. Một slide trắng có thể sẽ thích hợp hơn. Bạn có thể thậmchí kết hợp hai slide kết thúc: Hiển thị lời cám ơn ngắn gọn hay mộtthông điệp riêng trên một slide trắng. Theo cách này thì khi bạn kích ra ngoài slide thông điệp thì tài liệu vẫn được che chắn một cách kín đáo. Trình diễn chuyên nghiệp luôn có một slide cuối được thiết kế riêng. Slide này sẽ bảo vệ chính bạn và người xem.  4, Tạo mẫu AutoContent cho riêng mình AutoContentWizard là một khởi đầu tốt khi bạn không chắc chắn nên chọn trình diễn nào. Đặc tính này tạo ra một trình diễn mới sử dụng các template sẵn có và có thể tùy biến các kết quả. Có thể bạn chưa biết rằng sẽ thêm các trình diễn đang có nào vào thư viện của AutoContent Wizard. Đểthực hiện điều này, bạn thực hiện theo các bước sau đây: 1. Chạy wizard bằng cách chọn New từ trình đơn File. 2. Kích đường dẫn From AutoContent Wizard tại ô thao tác New Presentation. 3. Kích Next trong ô wizard đầu tiên. 4. Chọn loại template có nội dung phù hợp nhất và kích Add (Hình B). 5. Xác định vị trí tập tin trình diễn rồi kích OK. 6. Thoát khỏi wizard.

Hình B
Tại thời điểm này, trình chiếu được thêm vào đã sẵnsàng sử dụng như một mẫu nội dung. Đừng bỏ phí bất kì trình chiếu hay nào. Có lẽ, bạn sẽ phải tùy biến nó, và điều này là điểm chung cho bất kì template nào đã chọn. AutoContent Wizard không hiển thị trên PowerPoint 2007. Thay vào đó, hãy chọn File từ trình đơn Office và chọn New để bắt đầu.  5, Chuyển trình chiếu sang Word PowerPointcó thể được in ra nhưng không thể sửa đổi được nhiều các kết quả. Vídụ, bạn có thể in các thông báo hay thậm chí